Documentatie Webinar organiseren Het registratieproces

Het registratieproces

Je kunt aanmeldingen voor je webinar op diverse manieren verzamelen, in dit artikel vertellen we je over de verschillende opties en leggen we uit hoe het registratieproces werkt voor degenen die zich aanmelden voor jouw webinar.


De registratieopties

Iemand die zich aanmeld voor je webinar bij WebinarGeek dient altijd in het systeem van WebinarGeek te komen. Eén van de redenen hiervoor is dat wij een unieke link per kijker maken waarmee iemand je webinar kan kijken. Door deze unieke link weten wij precies wie je webinar wanneer kijkt. Je kunt registraties voor je webinar op de volgende manieren verzamelen:

  • Via de registratiepagina, die automatisch wordt aangemaakt bij het aanmaken van je webinar. De link naar je registratiepagina vind je op je webinar overzichtspagina en kun je delen met mensen die je wilt uitnodigen voor je webinar.
  • Via je eigen website, via het embed formulier. Zo krijg je een compacte "embeddable" versie van het registratieformulier op je eigen website.
  • Via de "Eén klik registratie link", een link die bezoekers naar je registratiepagina brengt en automatisch de velden invult met hun eigen gegevens. Deze link vind je rechts op de webinar overzichtspagina naast het Google Plus icoontje.
  • Via het handmatig importeren van contacten middels een .csv bestand.
  • Via de API, waarmee je het registratieproces volledig kunt automatiseren. Neem contact met ons op als je de API wilt gebruiken.

De eerste aanmelding

Zodra iemand zich inschrijft voor jouw webinar, via de registratiepagina of het embed formulier, wordt er een bevestigingstekst in beeld gebracht met de informatie die voor de inschrijver belangrijk is. Deze informatie wordt ook per e-mail verzonden. Op de registratiepagina wordt vervolgens in beeld gebracht wanneer het webinar is met een optie om deze aan de agenda van de inschrijver toe te voegen. Ook kan de registratiemail opnieuw worden verzonden en kan de persoonlijke kijklink worden gekopieerd. Onderaan de pagina staat een linkje met technische kijkinformatie waarin we tips geven hoe het webinar succesvol bekeken kan worden:

Als iemand zich voor meerdere uitzendingen tegelijkertijd inschrijft wordt dezelfde informatie in beeld gebracht voor alle geselecteerde uitzendingen.

Als iemand zich vlak voordat het webinar gaat beginnen aanmeld wordt er op de bevestigingspagina ook een link in beeld gebracht om direct door te gaan naar het webinar:

De opmaak van de bevestigingspagina (en uiteraard ook de registratiepagina of het embed formulier) kun je zelf aanpassen via "Bewerk webinar" en dan "Registratie".


De bevestigingsmail

Na de eerste aanmelding wordt er altijd een bevestigingsmail verzonden, deze bevat dezelfde informatie als op de bevestigingspagina: wanneer is het webinar, een optie om deze aan de agenda toe te voegen, een knop om mee te kijken en een optie om je uit te schrijven van het webinar.

De opmaak en tekst van de bevestigingsmail kun je aanpassen via "Bewerk webinar" en dan "E-mails".


Opnieuw registreren

Als een inschrijver zich voor de tweede keer probeert aan te melden komt er een bevestiging hiervan met een optie om de bevestigingsmail met alle persoonlijke informatie nogmaals toe te zenden:


Uitschrijven

Als iemand zich wil uitschrijven voor je webinar kan dat via de link in de registratiemail. Als deze vervolgens bevestigt wordt zal deze persoon worden uitgeschreven van je webinar. Deze blijft dan wel zichtbaar in je statistieken (met status "Uitgeschreven") maar zal geen mailtjes en dergelijke meer ontvangen:

De opmaak van de uitschrijfpagina is gelijk aan die van de registratiepagina.


Het proces aanpassen

Het registratieproces kun je onder het kopje "Registratie" bij het aanmaken of bewerken van je webinar aanpassen naar eigen wens. Je kunt hier het volgende aanpassen:

  • Registratiepagina: de layout en stijl van je registratiepagina.
  • Registratievelden: de velden die gebruikers dienen in te vullen voor registratie.
  • Bevestigingspagina: de pagina waar de gebruiker komt na registratie voor het webinar kun je hier naar eigen stijl opmaken.
  • Embed formulier: genereer en personaliseer een registratieformulier voor op je eigen website.
  • Betalingen: vraag deelnemers om een bedrag te betalen voor deelname.
  • Integraties: synchroniseer je inschrijvingen met andere systemen.
  • Geavanceerd: pas hier het registratieproces verder aan naar wens. Je kunt hier de registratiemail uit zetten, of een limiet instellen op aantal kijkers en/of inschrijvingen. Als je een limiet stelt op het aantal inschrijvingen kun je met de genoemde variabele het aantal "open plekken" voor je eerstkomende uitzending weergeven op je registratiepagina.

Geavanceerde registratieopties

Met de optie "geavanceerde opties" kun je het registratieproces verder naar je hand zetten, de volgende opties zijn instelbaar:

  • Uitschakelen bevestigingsmail: Na registratie wordt geen automatische bevestigingsmail met de unieke kijklink meer verstuurd. De persoon kan deze link op de bevestigingspagina overnemen na inschrijving of jij moet de link op een andere manier delen Bijvoorbeeld door deze op te nemen in een e-mail die je via jullie eigen e-mailprogramma verstuurt.
  • Maximum aantal registraties: Limiteer het aantal mogelijke inschrijvingen voor het webinar. Hiermee creëer je schaarste of hou je het overzichtelijk. De ingevoerde limiet geldt per uitzending van een webinar met meerdere uitzendingen. Met de tag {{available_spots}} kun je in de tekst van je registratiepagina weergeven hoeveel plekken nog beschikbaar zijn voor het webinar. Bij een webinar met meerdere uitzendingen wordt het aantal beschikbare plekken van de eerstvolgende uitzending getoond. Als het maximum aantal registraties is bereikt, krijgt iemand een melding dat het niet meer mogelijk is om in te schrijven voor die uitzending. Deze optie wordt alleen geactiveerd als het veld is ingevuld.
  • Maximum aantal kijkers: Limiteer het aantal kijkers voor je webinar. De ingevoerde limiet geldt per uitzending. Nadat het maximaal aantal kijkers is bereikt tijdens de uitzending, wordt een melding getoond dat het webinar vol is aan mensen die proberen in te loggen. Deze optie wordt alleen geactiveerd als het veld is ingevuld.