Documentatie Webinar organiseren Het registratieproces

Het registratieproces

Je kunt aanmeldingen voor je webinar op diverse manieren verzamelen, in dit artikel vertellen we je over de verschillende opties en leggen we uit hoe het registratieproces werkt voor degenen die zich aanmelden voor jouw webinar..


De registratieopties

Iemand die zich aanmeld voor je webinar bij WebinarGeek dient altijd in het systeem van WebinarGeek te komen. Eén van de redenen hiervoor is dat wij een unieke link per kijker maken waarmee iemand je webinar kan kijken. Door deze unieke link weten wij precies wie je webinar wanneer kijkt. Je kunt registraties voor je webinar op de volgende manieren verzamelen:

  • Via de registratiepagina, die automatisch wordt aangemaakt bij het aanmaken van je webinar. De link naar je registratiepagina vind je op je webinar overzichtspagina en kun je delen met mensen die je wilt uitnodigen voor je webinar.
  • Via je eigen website, via het embed formulier. Zo krijg je een compacte "embeddable" versie van het registratieformulier op je eigen website.
  • Via de "Eén klik registratie link", een link die bezoekers naar je registratiepagina brengt en automatisch de velden invult met hun eigen gegevens. Deze link vind je rechts op de webinar overzichtspagina naast het Google Plus icoontje.
  • Via het handmatig importeren van contacten middels een .csv bestand.
  • Via de API, waarmee je het registratieproces volledig kunt automatiseren. Neem contact met ons op als je de API wilt gebruiken.

De eerste aanmelding

Zodra iemand zich inschrijft voor jouw webinar, via de registratiepagina of het embed formulier, wordt er een bevestigingstekst in beeld gebracht met de informatie die voor de inschrijver belangrijk is. Deze informatie wordt ook per e-mail verzonden. Op de registratiepagina wordt vervolgens in beeld gebracht wanneer het webinar is met een optie om deze aan de agenda van de inschrijver toe te voegen. Ook kan de registratiemail opnieuw worden verzonden en kan de persoonlijke kijklink worden gekopieerd. Onderaan de pagina staat een linkje met technische kijkinformatie waarin we tips geven hoe het webinar succesvol bekeken kan worden:

Als iemand zich voor meerdere uitzendingen tegelijkertijd inschrijft wordt dezelfde informatie in beeld gebracht voor alle geselecteerde uitzendingen.

Als iemand zich vlak voordat het webinar gaat beginnen aanmeld wordt er op de bevestigingspagina ook een link in beeld gebracht om direct door te gaan naar het webinar:

De opmaak van de bevestigingspagina (en uiteraard ook de registratiepagina of het embed formulier) kun je zelf aanpassen via "Bewerk webinar" en dan "Registratie".


De bevestigingsmail

Na de eerste aanmelding wordt er altijd een bevestigingsmail verzonden, deze bevat dezelfde informatie als op de bevestigingspagina: wanneer is het webinar, een optie om deze aan de agenda toe te voegen, een knop om mee te kijken en een optie om je uit te schrijven van het webinar.

De opmaak en tekst van de bevestigingsmail kun je aanpassen via "Bewerk webinar" en dan "E-mails".


Opnieuw registreren

Als een inschrijver zich voor de tweede keer probeert aan te melden komt er een bevestiging hiervan met een optie om de bevestigingsmail met alle persoonlijke informatie nogmaals toe te zenden:


Uitschrijven

Als iemand zich wil uitschrijven voor je webinar kan dat via de link in de registratiemail. Als deze vervolgens bevestigt wordt zal deze persoon worden uitgeschreven van je webinar. Deze blijft dan wel zichtbaar in je statistieken (met status "Uitgeschreven") maar zal geen mailtjes en dergelijke meer ontvangen:

De opmaak van de uitschrijfpagina is gelijk aan die van de registratiepagina.