HubSpot


HubSpot is een populair systeem voor inbound marketing en sales, een belangrijk onderdeel van de HubSpot tools is het CRM systeem, waarmee je producten en interacties tussen je bedrijf en klanten kunt beheren. WebinarGeek biedt een integratie met HubSpot waarmee gegevens uit WebinarGeek direct in je HubSpot CRM komen, die je weer kunt gebruiken om leads op te volgen of je contacten te segmenteren. Ervaar de kracht van WebinarGeek samen met HubSpot!

Ben je op zoek naar de documentatie over de eerste versie van de WebinarGeek & Hubspot integratie? Klik dan hier.


Hoe werkt WebinarGeek samen met HubSpot?

Zodra je HubSpot is gekoppeld met WebinarGeek staat de basis eigenlijk al goed en profiteer je van de volgende mogelijkheden:

  • Al je webinar registraties worden automatisch naar HubSpot verzonden, of geupdate.
  • Al het kijkgedrag en alle acties van je webinar kijkers worden automatisch als events naar HubSpot verzonden, denk hierbij aan polls, call to actions, vragen, evaluatie formulieren en uiteraard gegevens als kijktijd.
  • Elk contact in HubSpot krijgt van twee WebinarGeek custom properties met de datum waarop je contact als laatste een webinar heeft bekeken en wanneer deze voor het laatst zich voor een webinar heeft aangemeld, dit kun je gebruiken om je contacten te segmenteren.

Integratie opzetten

De integratie kan worden ingeschakeld via je account menu binnen WebinarGeek, via het kopje "Integraties". Klik hier op "HubSpot".

Vervolgens doe je het volgende:

  • Klik op "Verbinden" om een connectie op te zetten met HubSpot.
  • Log in met je HubSpot account, en kies waar nodig de juiste omgeving die je wilt koppelen.

Als de koppeling succesvol is opgezet zie je dat we automatisch een setje triggers hebben aangemaakt. Deze triggers zorgen ervoor dat alle gegevens van registraties en kijkers netjes met je HubSpot worden gesynchroniseerd.


Overzicht van events

Standaard wordt er voor de koppeling een set triggers aangemaakt, die de krachtige Timeline API van HubSpot gebruiken om events te sturen met pakketjes informatie op basis van kijk- en registratiegedrag. We registreren hierbij de volgende events:

  • Nieuwe registratie: Deze triggert zodra iemand zich voor je webinar aanmeld, hiermee wordt een contact aangemaakt of geupdate en wordt er een event op de tijdlijn geplaatst met de informatie uit de aanmelding.
  • Nieuwe stem in poll: Deze zorgt ervoor dat als iemand stemt op een poll in een webinar dat er op de tijdlijn van het contact wordt geplaatst voor welke poll is gestemd met welk antwoord in welk webinar.
  • Nieuwe call to action: Als iemand klikt op je call to action, een call to action invult of naar een andere website gaat via je call to action wordt deze geregistreerd.
  • Nieuwe kijker: Als iemand je webinar heeft bekeken wordt de kijkinformatie en het feit dat iemand heeft gekeken gesynchroniseerd. 
  • Nieuw evaluatieformulier: Als iemand het evaluatieformulier invult van je webinar worden de vragen en antwoorden naar je HubSpot verzonden.
  • Nieuwe webinar vraag: Als iemand je webinar opname kijkt kan deze een vraag stellen (als je dit hebt ingeschakeld), deze vraag wordt naar je HubSpot verzonden.


Contact properties

Zodra er een event binnenkomt voor iemand maken we een WebinarGeek "contact group" aan binnen je HubSpot contact. Hier slaan we de volgende gegevens op:

  • Last registered webinar date: De datum en tijd wanneer iemand voor het laatst zich registreerde voor een webinar.
  • Last registered webinar name: De naam van dit webinar.
  • Last viewed webinar date: De datum en tijd wanneer iemand voor het laatst een webinar bekeek.
  • Last viewed webinar name: De naam van dit webinar.

Deze properties kun je gebruiken om je contacten te segmenteren. Gebruik deze bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in je HubSpot contacten die de laatste maand een webinar van je hebben bekeken, of die zich wel registreerde voor je webinar maar niet gekeken hebben.


Voeg een contact toe aan een lijst

Je kunt los van de standaard triggers ook nog een custom trigger aanmaken, per account en/of per webinar. De trigger kan bijvoorbeeld zijn "Nieuwe registratie", en de tweede actie die we mogelijk maken is "Voeg contact toe aan CRM lijst". Deze actie zorgt ervoor dat iemand aan je Hubspot lijst wordt toegevoegd. Dit kun je gebruiken om bijvoorbeeld op basis van specifieke webinars contacten in een specifieke lijst wilt plaatsen.


Segmenteer en follow-up!

Doordat we de krachtige Timeline API gebruiken kun je je contacten segmenteren op basis van alle events en custom properties die we synchroniseren tussen HubSpot en WebinarGeek. Zo kun je een Smart List/List aanmaken en hier alle WebinarGeek properties voor gebruiken. Stel, je wilt alle contacten die een webinar langer dan 5 minuten hebben bekeken vinden, dat kan heel makkelijk:

Je kunt hier ook de contact properties voor gebruiken, maak bijvoorbeeld een lijst van kijkers die in de laatste maand een webinar hebben bekekenen en maak voor deze lijst een custom workflow:

Wat je hiermee bijvoorbeeld kunt doen:

  • Zoek naar alle contacten die zich wel registreerden voor je webinar maar deze niet hebben bekeken, en stuur deze een opvolg mail.
  • Zoek naar je contacten die het meest betrokken zijn bij je webinars (kijken, polls, call to actions etc.)
  • Follow up contacten die klikte op je call to action, vragen stelden of andere formulieren invulden.
  • Filter je contacten op basis van degenen die je webinars het hoogst of laagst waarderen op basis van je evaluatie formulier.

Gebruik HubSpot Forms voor nieuwe registraties

Belangrijk: wil je HubSpot forms gebruiken voor nieuwe registraties, en je HubSpot integratie was al opgezet voor 22 juli: verbind dan HubSpot opnieuw om additionele toestemming te verlenen. Dit kan door op "Opties" te klikken naast HubSpot op de integratie pagina en dan "Reconnect HubSpot" aan te klikken.

Het is mogelijk om registraties voor je webinar te laten verwerken door HubSpot forms en deze direct aan WebinarGeek te koppelen. Hiervoor kun je de trigger "HubSpot: nieuw form ingevuld" aanmaken. Deze trigger wordt uitgevoerd zodra er een specifiek HubSpot form is ingevuld.

Kies vervolgens voor de actie "Inschrijven voor webinar" en specificeer om welk webinar en welk tijdstip het gaat. Je kunt hier ook een on demand webinar kiezen.

Optioneel kun je ook de URL van de pagina opgeven waar het formulier is ingevuld. Deze URL kan van een HubSpot page zijn, maar kan ook een URL zijn op een externe website of waar dan ook. Zo heb je een onbeperkt aantal mogelijkheden om webinar registraties via HubSpot te laten binnenkomen en verwerken.

Let erop dat je de URL inclusief "https://" invult, dus de volledige URL. Houdt er ook rekening mee dat we alles in de URL na en vanaf een vraagteken (?) uit de URL halen als we de form submissions verwerken. Dus dit deel van de URL moet je niet en kan je niet invullen of gebruiken. Dus als jij https://www.webinargeek.com/pagina invult, en iemand registreert zich op https://www.webinargeek.com/pagina?utm_campaign=newsletter, dan verwerken we deze registratie zonder problemen. 

Belangrijk om te weten is dat:

  • WebinarGeek alleen de velden "firstname", "lastname", "email" en "company" verwerkt vanuit het HubSpot form.
  • De velden "email" en "firstname" verplicht zijn om te gebruiken in je HubSpot form. Afhankelijk van je webinar is lastname of company ook verplicht (of dit veld verplicht is kun je zelf instellen).
  • Nieuwe inschrijvingen binnen 5 minuten worden verwerkt en dan dus ook de bevestigingsmail krijgen toegezonden.
  • Als je een trigger aanmaakt worden alleen registraties vanaf dat moment verwerkt, dus als je al inschrijvingen had op je HubSpot form dan worden deze niet verwerkt.
  • HubSpot inschrijvingen krijgen "hubspot" als waarde voor het registration_source veld van een inschrijving, zo kun je precies meten wie vanuit HubSpot komt.

Nog hulp nodig?

Neem gerust contact op, we helpen je graag.

Chat met ons