Toestemmingsvelden

In verband met bijvoorbeeld de AVG wetgeving is het noodzakelijk dat je toestemming vraagt aan je gebruikers om hun persoonsgegevens te verwerken/op te slaan. WebinarGeek maakt het erg eenvoudig om deze velden toe te voegen aan de registratiepagina's van je webinars. Het makkelijkste is om dit vanuit je account te doen. Ga hiervoor naar jouw account pagina en kies daarna onder "Beveiliging & privacy" voor de optie "Toestemmingsvelden". Je kunt hier toestemmingsvelden toevoegen die zichtbaar zijn binnen al je webinars. Zo kun je met een simpele handeling in één keer al je webinars voorzien van een benodigd toestemmingsveld.

Hier vind je een voorbeeld van de opties binnen zo'n toestemmingsveld.


Op account niveau

Ga naar jouw account pagina en kies daarna onder "Beveiliging & privacy" voor de optie "Toestemmingsvelden". Je kunt hier toestemmingsvelden toevoegen die zichtbaar zijn binnen al je webinars.

Voeg een "Naam voor intern gebruik" toe, dit is iets wat alleen jij als beheerd van je account ziet.


Voeg een "Tekst naast het vinkje" toe, dit is de tekst die op de registratiepagina of het embed formulier komt te staan naast het vinkje waar de inschrijvingen een akoord kunnen geven.

Je kan ervoor kiezen dat zonder toestemming er geen registratie mogelijk is voor de inschrijving. Klik dan op: "Veld verplicht maken, registratie zonder toestemming niet mogelijk."

Bij "Link naar je overeenkosmt bijvoegen?" kan je de volgende opties selecteren:

  • "Alleen vinkje en tekst laten zien" De inschrijvingen zien alleen het vinkje en de tekst die je bij "Tekst naast het vinkje" heb bijgevoegd.
  • "Link naar een externe URL" Hier kan je een link toevoegen van waar je overeenkomst op staat. Geef een naam van je overeenkomst wat zichtbaar is voor de bezoekers en voeg een Externe URL toe.

  • "Link naar de tekst van een overeenkomst" Hier kan je zelf de tekst van je overeenkomst toevoegen en deze komt dan als pop up in beeld als de bezoeker er op klikt. Geef een naam van je overeenkomst wat zichtbaar is voor de bezoekers en voeg de tekst van je overeenkomst toe.

Je kan er voor kiezen om de toestemmingsveld als e-mail opt-in veld op te slaan. Dit betekend dat je registraties dan automatisch na toestemming aan je mailing lijst worden toegevoegd wanneer je een gekoppelde mail integratie met WebinarGeek hebt.

Om dit in te stellen klik op: "Dit veld is een e-mail opt-in veld. Registraties worden automatisch en alleen aan je mailinglijst toegevoegd na toestemming. Dit wordt gelinkt aan de e-mail integratie binnen je account."

Stel vervolgens in voor welke webinars deze toestemmingsveld is. Bij "Alle talen" wordt deze toestemmingsveld voor elk webinar gebruikt, bij "Nederlands" voor alle Nederlands ingestelde webinars en bij "Engels" voor alle Engelse ingestelde webinars.

Klik vervolgens op "Toestemmingsveld toevoegen".

Je kan je Toestemmingsveld vervolgens bewerken of verwijderen door op "Opties" > "Bewerk" of "Verwijder" te klikken.

Zo komt het er uiteindelijk uit te zien op je registratiepagina:

Bij het aanmaken/bewerken van een webinar zie je bij het kopje "Registratie" > "Registratievelden" standaard je algemene toestemmingsvelden.


Per webinar instellen

Je kunt per webinar een aparte toestemmingsveld maken. Dit doe je bijvoorbeeld als je bij het ene webinar andere of extra voorwaarden hebt dan bij de andere.

Je kan dit maken bij het aanmaken/bewerken van je webinar: "Registratie" > "Registratievelden" > "+ Voeg toestemmingsveld toe". Volg de stappen en klik op "Toestemmingsveld toevoegen". Klik hier voor meer uitleg over de stappen.

Heb je ook een algemene toestemmingveld in je account? Dan komt de aparte toestemmingsveld onder de algemene te staan.


Als e-mail opt-in gebruiken

Als je een toestemmingsveld markeert als "e-mail opt-in" houd dit het volgende in:

  • Voor het webinar waar dit veld zichtbaar is worden gebruikers alleen op je mailinglijst gezet als deze optie is aangezet.
  • Deze optie werkt automatisch samen met je e-mail integraties binnen WebinarGeek. Dus heb je een integratie met MailChimp, Autorespond of één van de andere e-mail providers, dan komt iemand automatisch op die mailinglijst als diegene deze checkbox heeft aangezet.
  • Voor webinars waar dit veld niet zichtbaar is, worden gebruikers altijd op je mailinglijst gezet (indien je een mailinglijst hebt geconfigureerd).

Data voor bewijslast exporteren

Alle data die wordt verzameld via je "toestemmingsvelden" is voor jou terug te vinden in de statistieken van het webinar. Op die manier kan jij altijd voldoen aan de bewijsplicht die de AVG met zich meebrengt.

Klik op "Statistieken" in je webinar dashboard, ga vervolgens naar "Registraties" > "Inschrijvingen" en klik op "Exporteer naar CSV". Open het .csv bestand en pas de kolombreette aan zodat je de ingevulde kolommen volledig ziet. Klik hier voor meer informatie over het automatisch aanpassen (AutoAanpassen) van de kolombreedte.

Het .csv bestand bevat 3 extra kolommen:

  • Consents, hier vind je de toeststemmingsvelden waarmee de kijker akkoord is gegaan.
  • Registration source, hier vind je via welke bron de kijker zich heeft ingeschreven bijv. registratiepagina, embedformulier etc.
  • Registration IP, hier vind je het IP adres van de inschrijving.