Webinar wizard

Wij doen er alles aan om het organiseren van een webinar zo eenvoudig en leuk mogelijk te maken. De basis daarvoor ligt in de webinar wizard. Deze handige tool helpt jou stap voor stap bij het organiseren van een webinar. Zo weet je zeker dat je niets vergeet en dat je zoveel mogelijk resultaat met je webinar kunnen behalen.


Selecteer webinar vorm

Als je in het hoofdmenu op de knop ´Nieuw webinar’ klikt opent de eerste stap van wizard. Hier krijg je de keuze voor welk type webinar je wilt aanmaken. Je kunt kiezen uit de opties: Live, automated of on demand.

  • Live webinar
    Een live webinar wordt direct uitgezonden via de Google Chrome browser op je computer. Je hebt alleen een webcam en microfoon nodig. Het is niet nodig om software te downloaden en te installeren.

  • Automated webinar
    Een automated webinar is een opname van een webinar die wordt uitgezonden alsof het live is. Het proces is gelijk aan dat van een live webinar, de kijker ervaart dus echt een live webinar.

  • On demand webinar met interacties
    Nadat je een live webinar hebt gegeven is het mogelijk om dit webinar ook on demand beschikbaar te stellen. Je kunt een opname snel on demand beschikbaar stellen via de button "Opname als on demand webinar".


Webinar plannen

Een live webinar ga je op een vooraf vastgestelde datum en tijd uitzenden. In deze stap is het tijd om het webinar te plannen. Klik op de kalender om snel een dag uit te kiezen om je webinar uit te zenden. Selecteer vervolgens het tijdstip waarop jij wilt dat het webinar begint.


Registratieproces

Het onderdeel registratie is een heel belangrijk. Hier zorg je ervoor dat mensen zich daadwerkelijk kunnen inschrijven. Met WebinarGeek heb je de mogelijkheid om een registratiepagina aan te maken of een embedcode te creëren die je op je eigen website of blog kunt plaatsen.Beide onderdelen zijn eenvoudig met de handige page editor geheel naar eigen smaak aan te passen.

  • registratiepagina aanmaken
    Je kunt heel eenvoudig een registratiepagina aanmaken. Met de page editor kan je deze vervolgens geheel naar eigen smaak aanpassen. Voeg afbeeldingen en teksten toe en zorg ervoor dat zoveel mogelijk mensen die de registratiepagina bezoeken, zich ook inschrijven.

  • unieke URL naar registratiepagina
    Voor de registratiepagina wordt een unieke URL aangemaakt. Deze URL kan je gedeeltelijk aanpassen. Dit doe je door op het onderdeel ‘Registratie’ te klikken in de wizard en op het icoontje achter de ‘Link naar registratiepagina’ te klikken. Hier kan je het laatste gedeelte van de URL aanpassen.

  • registratievelden
    Als iemand zich voor jouw webinar inschrijft, wil je graag weten wie dat is. Standaard worden het e-mailadres, voor- en achternaam gevraagd. Dan kan de bevestigingsmail worden verstuurd en weet jij wie zich heeft ingeschreven. Je kunt ervoor kiezen om meer informatie te vragen. Klik daarvoor onder ‘Opties’ op ‘Registratievelden’ en voeg daar de gewenste velden toe. In het veld kan je typen welke informatie je graag wilt dat de bezoeker invult. Door voor het veld een vinkje te plaatsen, wordt dit een verplicht veld om voor de deelnemer in te vullen. Wil je het veld toch verwijderen, klik dan op het prullenbakje.

  • registratiepagina embedden op eigen website
    Heb je een eigen website of blog en wil je daar het registratieformulier voor je webinar aan toevoegen, dan kan dat. Om een embedcode aan te maken, klik je op ‘Opties’ en dan ‘Embed’. Door op de button ‘Embed aanmaken’ te klikken wordt de editor geopend. Hier kan je de kleuren van het registratieformulier aanpassen, zodat deze goed in je eigen huisstijl past.


Webinar pagina opmaken

De uitzendpagina van het webinar die de kijkers te zien krijgen, kan je op een aantal onderdelen zelf aanpassen. Ook dit kan je weer doen in de easy-to-use page editor. De pagina die de kijkers van je webinar te zien krijgen is anders dan de pagina die jij zelf tijdens het live webina gebruikt.

  • page editor
    Om de webinarpagina aan te passen en de chat instellingen te veranderen klik je op ‘webinarpagina bewerken’. De page editor wordt geopend en je kunt direct aan de slag.

    • chat instellingen
      Bij een live webinar kan je de chat instellingen aanpassen. Je hebt de keuzes ‘openbaar’ en ‘privé’. Met de openbare chat geef je alle kijkers van het webinar de mogelijkheid om met elkaar te chatten. Dit is meer een soort discussiebord. De privé chat zorgt ervoor dat de kijker alleen een vraag aan jou kan stellen. De vraag en jouw antwoord zijn niet voor iedereen zichtbaar.

    • vragenbox
      Bij een on demand webinar kan je de vragenbox aanzetten. Het is dan voor kijkers mogelijk om één of meerdere vragen te stellen. Deze vragen worden doorgestuurd naar het e-mailadres dat je eerder hebt opgegeven als correspondentie adres.

    • kleuren
      In de page editor kan je de kleuren van de chat en de interacties aanpassen, zodat deze bij je eigen huisstijl aansluiten.


Interacties aanmaken

Om de betrokkenheid van kijkers bij het webinar te verhogen, kan je zogenaamde interacties aanmaken. Deze interacties helpen je ook bij het daadwerkelijk genereren van leads. Met WebinarGeek heb je de mogelijkheid om verschillende soorten interacties aan te maken en tijdens het webinar in te zetten.
Bij een live webinar worden de interacties die jij aanmaakt, automatisch in de WebinarGeek app geladen. Daar kan je zelf het moment kiezen waarop je de interactie wilt laten zien.
Bij een on demand webinar moet je het tijdstip en de duur waarop de interactie plaatsvindt handmatig instellen.

  • call-to-action
    Met een call-to-action kan je een kijker echt aanzetten tot actie. Je kunt hiermee bijvoorbeeld de mogelijkheid bieden om een brochure of presentatie aan te vragen. De kijker geeft aan geïnteresseerd te zijn en vult eventueel nog wat extra informatie in. De kijkers die reageren op een call-to-action hebben interesse in jouw bedrijf of product. Dit zijn belangrijke leads.
    Als je een call-to-action gaat aanmaken, moet je eerst een titel voor intern gebruik invullen. Met die titel wordt de interactie later in de rapportage getoond, voor de kijker zal deze titel nooit zichtbaar zijn. Vervolgens kan je de tekst van de call-to-action invoeren. Zorg voor een pakkende tekst, zodat mensen sneller gebruik maken van de aanbieding. Vul de tekst in voor op de button en voeg velden toe als je meer informatie van de kijker wilt ontvangen. Standaard wordt de informatie die de kijker bij registratie heeft ingevuld opgeslagen. Je kunt ook de tekst van het ‘bedankt venster’ aanpassen, dan wordt getoond nadat de kijker de call-to-action heeft ingevuld.
    Bij een on demand webinar moet je vervolgens nog de tijdinstellingen aanpassen. Vanaf welk moet de call-to-action in beeld komen en voor hoelang moet de call-to-action in beeld blijven. Klik op ‘Opslaan’ en de call-to-action is aangemaakt en je ziet deze dan terug in het interactie overzicht.
    Aan de rechterzijde zie je realtime wat je doet en hoe de interactie eruit komt te zien voor de kijker.

  • poll
    Een hele goede manier om de betrokkenheid te verhogen is door gebruik te maken van polls en stellingen. Leg een stelling voor en laat mensen stemmen. Nadat de kijkers hebben gestemd, zien zij direct de uitkomst van de poll. Het geeft een goed beeld van de mening van het publiek. De uitkomsten bieden vaak waardevolle marktinformatie, waarmee jij gericht actie’s kunt uitvoeren.
    Al je een poll gaat aanmaken, moet je eerst een titel voor intern gebruik invullen. Met die titel wordt de interactie later in de rapportage getoond, voor de kijker zal deze titel nooit zichtbaar zijn. Vul vervolgens de vraag of stelling in die je aan de kijker wilt voorleggen. Daarna kan je de antwoordmogelijkheden invullen.
    Bij een on demand webinar moet je vervolgens nog de tijdinstellingen aanpassen. Vanaf welk moet de poll in beeld komen, hoelang mogen de kijker stemmen en hoelang na het stemmen moeten de resultaten getoond worden. Klik op ‘Opslaan’ en de poll is aangemaakt en je ziet deze dan terug in het interactie overzicht.
    Aan de rechterzijde zie je realtime wat je doet en hoe de interactie eruit komt te zien voor de kijker.

  • infobox
    In de infobox kan je daadwerkelijk alles kwijt. Wil je bepaalde informatie gedurende een korte periode of het gehele webinar in beeld brengen, dan kan dat met de infobox. Je hebt de mogelijkheid om een afbeelding te uploaden en tekst toe te voegen.
    Al je een infobox gaat aanmaken, moet je eerst een titel voor intern gebruik invullen. Voor de kijker zal deze titel nooit zichtbaar zijn. Vul vervolgens de tekst toe en voeg eventueel een afbeelding toe. Bij een on demand webinar moet je vervolgens nog de tijdinstellingen aanpassen. Vanaf welk moet de infobox in beeld komen en voor hoelang moet deze in beeld blijven. Klik op ‘Opslaan’ en de infobox is aangemaakt en je ziet deze dan terug in het interactie overzicht.
    Aan de rechterzijde zie je realtime wat je doet en hoe de interactie eruit komt te zien voor de kijker.

enquête
Met de enquête heb je de mogelijkheid om naar de mening van de kijker over het webinar te vragen. Wat vonden ze goed en wat kon beter. Je kunt zelfs vragen waar je volgend webinar over zou moeten gaan.
Klik op ‘Opslaan’ en de enquête is aangemaakt en je ziet deze dan terug in het interactie overzicht.
Aan de rechterzijde zie je realtime wat je doet en hoe de interactie eruit komt te zien voor de kijker.


E-mail notificaties instellen

Met WebinarGeek heb je de mogelijkheid om drie verschillende e-mailberichten in te stellen en geheel naar eigen smaak aan te passen.

  • bevestigingsmail
    De bevestigingsmail wordt automatisch aangemaakt en altijd verstuurd. Dit bericht wordt verstuurd op het moment dat iemand zich voor een webinar inschrijft en bevat naast de informatie over het webinar ook een unieke URL waarmee die persoon het webinar kan bekijken.

  • herinneringsmail
    Een herinneringsmail kan je zelf instellen. Met een herinnering kan je iemand die zich heeft geregistreerd voor het webinar aan de uitzending helpen herinneren. In de drukte van de dag kan iemand het wel eens ontgaan. Een herinnering kan helpen om het aantal kijkers te verhogen. Ook de herinneringsmail bevat de persoonlijke URL voor de kijker. Je kunt meerdere herinneringsmails versturen.

  • follow-up e-mail
    De follow-up e-mail helpt jou om nog meer resultaat te boeken met je webinar. Je kunt een e-mail sturen naar alle personen die zich hebben ingeschreven, alleen naar de personen die ook naar het webinar hebben gekeken of juist naar de mensen die zich wel hebben ingeschreven, maar niet hebben gekeken. Je kunt meerdere follow-up e-mails per webinar versturen.


Webinar publiceren

Zodra je alle stappen van de webinar wizard hebt doorlopen is het tijd om je webinar te publiceren. Dit is belangrijk om te doen, omdat het vanaf dat moment pas mogelijk is voor mensen om zich te registeren. Wij hebben nog één keer alle belangrijke onderdelen van het webinar op een rijtje gezet, zodat je snel kunt zien of je niets bent vergeten. In sommige gevallen kan het webinar gepubliceerd worden, maar moet je op een later moment nog iets aanpassen. In sommige gevallen kan het webinar nog niet worden gepubliceerd, bijvoorbeeld als je geen registratiepagina of embed code voor het registratieformulier hebt aangemaakt.