Wie MWee große Webinare mit HubSpot organisiert

MWee unterstützt Organisationen dabei, ihre Botschaft klar zu vermitteln, ob auf der Bühne, vor der Kamera oder komplett online. Als Anbieter hochwertiger professioneller AV-Lösungen für Events und Installationen arbeiten sie in Seminaren, Konferenzen, Präsentationen, Webcasts und Aufführungen. Jede Produktion wird individuell auf den Kunden zugeschnitten, mit einem starken Fokus auf Qualität, Zuverlässigkeit und langfristige Partnerschaften.

Wenn du Trainings für Tausende Teilnehmende durchführst, muss alles reibungslos funktionieren. Registrierung, Streaming, Login, Chat, Follow-up und Zertifizierung. Kein manuelles Chaos. Deshalb kombiniert MWee WebinarGeek mit HubSpot.

Eine komplette Webinarplattform für Studio- und Live-Produktionen

MWee begann WebinarGeek zu nutzen, weil es alles in einem Paket bietet, einschließlich der Flexibilität, mit RTMP-Streams zu arbeiten. Für ein Team, das regelmäßig Live-Aufzeichnungen, Studio-Produktionen und Online-Events unterstützt, ist diese Flexibilität entscheidend.

WebinarGeek wird vor allem für Kunden eingesetzt, die professionelle Online-Webinare veranstalten möchten. Einige Sessions werden vollständig online durchgeführt, während andere direkt aus der Studio-Umgebung von MWee gestreamt werden. In beiden Fällen bleibt das Ziel dasselbe: ein reibungsloses Erlebnis für Teilnehmende schaffen und gleichzeitig die Produktion hinter den Kulissen überschaubar halten.

Bezahlte Trainingsprogramme mit HubSpot automatisieren

Während WebinarGeek die Live-Produktion und das Teilnehmererlebnis unterstützt, spielt HubSpot eine zentrale Rolle bei allem, was vor und nach dem Webinar passiert.

MWee nutzt die Integration, um ihre bezahlten Trainingsprogramme von Anfang bis Ende zu automatisieren. Statt Teilnahme manuell nachzuverfolgen und Zertifikate auszustellen, haben sie in HubSpot Workflows aufgebaut, die automatisch ausgelöst werden, sobald Teilnehmende die richtigen Bedingungen erfüllen. Jede Person erhält automatisch ein personalisiertes Zertifikat, sodass das Team sie nicht einzeln versenden muss.

“WebinarGeek lässt sich relativ einfach mit anderen Tools wie HubSpot integrieren.” — Matthieu Wijnen, Inhaber von MWee

Weil alles miteinander verbunden ist, braucht es keine manuellen Exporte, keine separaten Checks und keine einzelnen Follow-up-E-Mails. Die Automatisierung übernimmt die Logik und sorgt dafür, dass Zertifikate und Kommunikation automatisch anhand vordefinierter Bedingungen versendet werden.

Das schafft nicht nur Klarheit und Kontrolle, besonders bei wiederkehrenden Trainingsprogrammen, sondern spart dem Team auch erheblich Zeit.

Wie Matthieu Wijnen sagt: “Der größte Effekt für uns ist die Zeitersparnis.”

Von 50 bis 4.000 Teilnehmenden, ohne technischen Stress

Neben Automatisierung ist Zuverlässigkeit während des Live-Events selbst entscheidend. Als Unternehmen, das regelmäßig mit Studio-Produktionen, RTMP-Streams und Live-Event-Aufzeichnungen arbeitet, brauchen sie eine Plattform, die sich nahtlos in ein professionelles Broadcast-Setup einfügt, ohne das Teilnehmererlebnis zu beeinträchtigen.

Die Zuschauerzahlen variieren je nach Webinar-Typ. Viele Sessions ziehen zwischen 50 und 150 Teilnehmende an und ermöglichen dadurch fokussierte Interaktion und Engagement. Gleichzeitig führen sie im Rahmen wiederkehrender Trainingsprogramme regelmäßig größere Sessions mit 1.000 bis 2.000 Teilnehmenden durch. Ihr größtes Webinar brachte in einer einzigen Session fast 4.000 Teilnehmende zusammen.

“Alles lief reibungslos, einschließlich Teilnehmer-Login und Chat.”

Für ein Team, das Kunden in Umgebungen mit hohem Anspruch repräsentiert, macht diese Zuverlässigkeit einen echten Unterschied. So können sie sich vollständig auf Inhalte, Produktionsqualität und Audience Engagement konzentrieren, im Wissen, dass die technische Basis steht.

Ein Webinar-Setup aufbauen, das mitwächst

Der Ansatz von MWee ist pragmatisch: das Webinar-Setup Schritt für Schritt aufbauen und erst automatisieren, wenn du die komplette Teilnehmerreise klar verstanden hast.

Ihr Tipp:

• Bauen Sie Ihr Setup schrittweise auf und finden Sie heraus, welche Tools zusätzliche Einblicke oder Automatisierung bieten

• Testen Sie alles gründlich, bevor Sie live gehen

• Bilden Sie die gesamte Teilnehmerreise Schritt für Schritt ab

• Automatisieren Sie erst, wenn alle E-Mails, Trigger und Assets vollständig ausgearbeitet sind

Mit dieser Struktur wird das Testen einfacher und die Wahrscheinlichkeit für Überraschungen sinkt, wenn man später skaliert.

Möchtest du deine Webinare auch automatisieren?

Mit WebinarGeek kannst du professionelle Webinare durchführen, die auch in der Skalierung reibungslos bleiben. Mit der HubSpot-Integration kannst du Teilnahme und Engagement mit deinem bestehenden Follow-up-Flow verbinden.

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