De beste timing voor je webinar-uitnodigingen

Timing is alles—zeker als je een webinar promoot. Vraag jij je ook wel eens af wanneer je het beste je uitnodigingen kunt versturen? En of één uitnodiging eigenlijk wel genoeg is? Dan ben je niet de enige.

Bij WebinarGeek hebben we de data om het je precies te vertellen.

De meest succesvolle webinar-hosts sturen namelijk niet zomaar één uitnodiging. Ze hebben een strak plan. In deze blog leggen we het voor je uit:

• Wanneer je het beste je eerste uitnodiging verstuurt

• Waarom opvolg-uitnodigingen zoveel verschil maken

• Hoe reminders de opkomst van je webinar verhogen

• Waarom het nooit te laat is om je webinar te promoten

Let’s go 👇

Waarom je je eerste uitnodiging 3 weken van tevoren moet sturen

Volgens onze statistieken bij WebinarGeek is het perfecte moment om je eerste uitnodiging te versturen drie weken vóór je webinar.

En dat is niet voor niets:

• Je geeft je publiek genoeg tijd om het te overwegen en zich aan te melden

• Je webinar komt sneller in hun agenda

• Het laat zien dat je voorbereid en professioneel bent

Veel marketeers starten te laat met promoten. Maar die eerste, vroege uitnodiging? Dat is de fundering van je campagne.

De 3-uitnodigingen-strategie: wat de beste hosts doen

Wat blijkt uit de data van onze klanten? De meest succesvolle hosts sturen drie uitnodigingen:

1. 3 weken vóór het webinar (de eerste touchpoint)

2. 1,5 week van tevoren (voor extra zichtbaarheid)

3. 3 dagen vóór de start (creëert urgentie)

Waarom werkt dit zo goed?

Omdat mensen herinneringen nodig hebben. Je publiek is druk. Die tweede uitnodiging halverwege houdt je webinar top-of-mind, en de derde zet aan tot actie.

Bonus: met WebinarGeek stel je deze e-mails één keer in en laat je ze automatisch versturen. Super handig.

Wat als je pas op de dag zelf mailt? Verrassend effectief.

Wist je dat 36% van de deelnemers zich pas op de dag van het webinar aanmeldt?

📈 Wat betekent dat voor jou?
Als je een extra uitnodiging stuurt op de dag van het webinar, kun je je aanmeldingen met wel 50% verhogen.

Veel mensen wachten tot het laatste moment om te beslissen. Als er ruimte ontstaat in hun agenda, wil je top of mind zijn. En dat lukt met een korte, krachtige reminder.

Dus nee, het is nooit te laat om je webinar te promoten.

Twee reminder-e-mails = meer aanwezigen

Inschrijvers aantrekken is stap één. Maar komen ze ook echt opdagen?

Dat is waar reminder-e-mails het verschil maken.

Bekijk even deze grafiek gebaseerd op onze WebinarGeek data:

Het laat duidelijk zien: de opkomst is het hoogst bij twee herinneringen:

• ✅ 42% komt opdagen met een herinnering >24 uur van tevoren

• ✅ 46% als je er eentje stuurt tussen 24 uur en 1 uur vooraf

• ✅ Slechts 39% bij alleen een laatste reminder minder dan een uur van tevoren

De ideale combinatie? Eentje 3 dagen vooraf, en een op de dag zelf. Simpel én effectief.

Alles op een rij: jouw ideale uitnodigingsstrategie

Klaar om je aanmeldingen te boosten? Volg dan dit stappenplan:

✔️ 3 weken van tevoren

Verstuur je eerste uitnodiging. Vertel wat mensen kunnen verwachten, waarom het waardevol is, en geef ze een reden om zich direct aan te melden.

✔️ 1,5 week van tevoren

Verstuur je tweede uitnodiging. Deel alvast een sneak peek of licht een interessante spreker uit.

✔️ 3 dagen van tevoren

Tijd voor urgentie. Laat weten dat ze nog net op tijd zijn om erbij te zijn.

✔️ Op de dag zelf

Stuur een korte, krachtige reminder. Houd het simpel: "We gaan straks live – ben je erbij?"

✔️ Herinneringen voor aangemelde deelnemers

Plan automatisch twee herinneringen in via WebinarGeek:

• 3 dagen voor het webinar

• Op de ochtend van het webinar

Zo verklein je no-shows én verhoog je de betrokkenheid.

Waarom timing werkt (en hoe jij het slim aanpakt)

Deze strategie is geen overkill—het is precies afgestemd op hoe mensen plannen:

• Sommigen schrijven zich vroeg in

• Anderen wachten tot het laatste moment

• En velen vergeten het zonder herinnering

Met WebinarGeek automatiseer je dit hele proces. Van uitnodigingen tot reminders, met slimme statistieken om alles te analyseren.

Samengevat: meer resultaat met de juiste timing

Eén uitnodiging is niet genoeg. Een goed geplande flow met drie uitnodigingen en twee reminders zorgt voor meer inschrijvingen én een hogere opkomst.

Wil je dus meer mensen live bij je webinar? Dan weet je nu precies wat je moet doen en wanneer je dat moet doen.

Gebruik WebinarGeek om het proces te stroomlijnen, te automatiseren en te optimaliseren als een pro.

📊 Alle cijfers en trends in één compleet rapport?

Download het volledige rapport