Organiseer je webinar tot in de puntjes met deze taakverdeling

Je hebt de knoop doorgehakt: er komt een webinar! Je bent enthousiast en kan niet wachten met organiseren, maar tegelijkertijd vind je het ook best spannend. Dat is niet gek, want zoals je al gauw merkt, komt er best wat kijken bij de voorbereiding. Althans, zo lijkt het op het eerste gezicht.

Onze ervaring is dat het best meevalt en dat het een kwestie is van gewoon beginnen. Maar die drempel moet je natuurlijk wel even over.

En daar helpen we je graag een handje bij.

Allereerst is het belangrijk dat je de taken verdeelt in je team, zodat iedereen verantwoordelijk is voor een bepaald deel van het webinar. De kans is klein dat je een webinar helemaal in je eentje organiseert. Met een taakverdeling houd je overzicht en kan iedereen zich extra goed focussen op zijn of haar specifieke stukje. En dat heeft natuurlijk een positief effect op de kwaliteit.

We bespreken in dit artikel de vier rollen die je zelf kan verdelen over je team.

Role 1: Producer

De producer is vaak de opdrachtgever en de initiator van het webinar.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Bewaken van de voortgang van de planning.

• Inplannen van dry runs en testen.

• Technische aspecten, zoals software en het registratieproces. Daaronder valt het opzetten van de registratiepagina en ook het testen van de user experience in verschillende browsers.

• Opzetten van de e-mailflow en deze ook testen.

Role 2: Promotor

Zoals de naam al aangeeft, houdt de promotor zich bezig met de promotie van het webinar. De promotor bekommert zich dus om de inschrijvingen en het aantal mensen dat daadwerkelijk deelneemt aan het webinar.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Schrijven van promotionele teksten om het webinar zo goed mogelijk te verkopen, bijvoorbeeld via social media.

• Advertentiemogelijkheden inzetten om het aantal inschrijvingen te verhogen.

Role 3: Presentator

De presentator zorgt voor de inhoud van het webinar. Samen met de promotor bepaalt de presentator of de boodschap van het webinar voldoende naar voren komt in de promotieteksten.

Taken en verantwoordelijkheden:

• De inhoud van het webinar bepalen.

• Een presentatie maken.

• Eventueel een script schrijven.

• Het webinar presenteren.

Role 4: Moderator

De taak van de moderator start net voor de live uitzending. De moderator begeleidt de interacties met de kijkers tijdens het webinar.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Houdt in de gaten of iedereen probleemloos kan inloggen en helpt eventueel met het oplossen van problemen.

• De chat in de gaten houden en vragen beantwoorden die worden gesteld.

• Eventueel veelgestelde vragen doorsturen naar de presentator, zodat deze de vraag mondeling voor iedereen kan beantwoorden.

Hoe je deze taken verdeelt, ligt aan de grootte van je team. Het kan zo zijn dat iemand meerdere rollen op zich neemt of dat je meerdere personen inschakelt voor dezelfde rol.

Het belangrijkste is dat aan alle vier de rollen aandacht wordt besteed.

Klaar voor de volgende stap? Werk dan de taken in detail uit in een actieplan.