WebinarGeek en de AVG

Wat is de AVG wet? Van alle kanten krijg je informatie toegereikt. Gevraagd en ongevraagd. Soms zorgt het voor verduidelijking, maar vaker voor verwarring.

Wij gaan niet op de stoel van een adviseur zitten om te vertellen wat je allemaal wel en niet moet doen. We vertellen wel wat wij eraan doen om ervoor te zorgen dat jij AVG proof bent op het gebied van je webinars.

Wat ons betreft is het een goede ontwikkeling. Iedereen binnen de EU heeft te maken met dezelfde wetgeving, wel zo eerlijk. Daarnaast zorgt het ervoor dat bedrijven verplicht worden om na te denken over privacy en beveiliging om datalekken te voorkomen.

In dit artikel lees je alles over de AVG wet die betrekking hebben op WebinarGeek. We geven je graag een kijkje achter de schermen hoe wij de interne processen hebben ingericht. En uiteraard ook hoe wij ervoor zorgen dat jij AVG proof bent op het gebied van je webinars

Hoe zorgen wij ervoor dat jij AVG proof bent?

In elk geval op het gebied van je webinars ;-)

Lees hieronder welke invloed de AVG gaat heeft op het gebied van webinars en je WebinarGeek account. Ook kan je zien welke aanpassingen en toevoegen wij hebben gedaan om ervoor te zorgen dat je AVG proof bent op dit gebied.

De voordelen van de AVG voor jouw bedrijf

AVG zorgt voor voordelen voor jouw bedrijf. Het dwingt je op de eerste plaats om na te denken over belangrijkste privacy en security vraagstukken. Daardoor kan jij naar je klanten en potentiële klanten uitstralen dat je daar goed over na hebt gedacht en je zaken goed geregeld hebt.

• De AVG wet zorgt ervoor dat je een beter inzicht krijgt in de echte behoeften van de kijkers van je webinars. Door dit duidelijk voor ogen te hebben, kan je hun beter bedienen en zelfs verwachtingen overtreffen.

• De AVG zorgt ervoor dat inschrijvers precies weten welke data wordt verzameld en hoe deze wordt gebruikt.

• Doordat inschrijvers eenvoudig hun persoonlijke profiel en toestemming kunnen aanpassen, moet dit ervoor leiden dat je minder onnodige e-mails verstuurd.

Wat betekent het voor het registratieproces voor je webinars voor de eindgebruiker?

• Bij inschrijving voor een webinar moet iemand akkoord gaan met jouw privacy verklaring. In die verklaring geef je aan hoe jij met de persoonlijke gegevens omgaat die je van iemand vraagt.

• Het is nodig om ondubbelzinnige en expliciete toestemming te krijgen voor het versturen van commerciële mailings.

• Dat betekent dat wanneer jij de mensen die zich voor je webinar inschrijven ook aan je mailinglijst wilt toevoegen, je daar aparte ondubbelzinnige toestemming voor moet vragen. Deze toestemming kan je via een zogenaamd toestemmingsveld toevoegen aan het registratieformulier voor je webinars.

• Standaard is het veld “Achternaam” uitgeschakeld voor nieuw aangemaakte webinars.

Wat betekent het voor jouw WebinarGeek account?

• De bewaartermijn voor inactieve accounts wordt na 25 mei 2018 beperkt bewaard.

• Door de AVG wordt een inactief account inclusief alle data en opnames beperkt bewaard en verwijderd.

• Het is mogelijk om zelf je WebinarGeek account inclusief alle data en opnames te verwijderen.

• Je vindt in je account een sectie toevoegen met de titel “Beveiliging”. Hieronder komen alle zaken die betrekking hebben op dit onderwerp.

• Er is een verwerkingsovereenkomst beschikbaar in je account. Die kan je daar accorderen en downloaden.

• Introductie van twee-staps login. Je kunt jouw WebinarGeek account beter beveiligen door de twee-staps login in te schakelen.

• Alle opgeslagen data van een specifieke persoon kan je opzoeken aan de hand van een e-mailadres en indien gewenst aan de betreffende persoon toesturen.

• Alle data die wordt verzameld via “toestemmingsvelden” is voor jou terug te vinden in de statistieken van het webinar. Op die manier kan jij altijd voldoen aan de bewijsplicht die de AVG met zich meebrengt.

Wat kan jij als webinar organisator doen?

• Vraag alleen de informatie die je echt nodig hebt aan iemand die zich voor je webinar wilt inschrijven. Standaard zijn een e-mailadres en naam verplicht.

• Importeer geen contacten voor een webinar als je daar geen expliciete toestemming voor hebt ontvangen van de betreffende contacten.

Wat kan je van ons verwachten?

• Een verwerkersovereenkomst. Onder de sectie “Beveiliging” een verwerkersovereenkomst kan je deze vinden. Deze kan je online bekijken, accorderen en downloaden.

• Deze overeenkomst is verplicht en is van toepassing op alle vormen van verwerking van persoonsgegevens die WebinarGeek uitvoert ten behoeve van jou.

• De mogelijkheid om zogenaamde toestemmingsvelden toe te voegen aan het registratieformulier. Hiermee kan je deelnemers toestemming vragen om hun persoonsgegevens te gebruiken voor bijvoorbeeld een commerciële mailing.

• De informatie voor de toestemming die deelnemers geven, wordt opgeslagen in je account.

• Dat betekent dat je via het exporteren van de data naar .CSV altijd inzichtelijk hebt wie wanneer en waarmee akkoord is gegaan.

Wil je meer algemene informatie over de AVG?

Lees dan ons blogartikel "Wat is de AVG?" of kijk op de website van Autoriteit Persoonsgegevens

Jouw webinar compleet veilig en AVG-proof?

Download de AVG webinar checklist