Organisiere dein Webinar bis ins Detail mit dieser Aufgabenverteilung

Du hast die Entscheidung getroffen: Es wird ein Webinar geben! Du bist begeistert und kannst es kaum erwarten, mit der Organisation zu starten. Gleichzeitig ist es aber auch eine Herausforderung. Das ist ganz normal, denn auf den ersten Blick scheint die Vorbereitung aufwendiger, als sie tatsächlich ist.

Unsere Erfahrung zeigt: Es ist oft einfacher als gedacht – man muss nur anfangen. Doch diese erste Hürde zu überwinden, kann manchmal schwer sein.

Dabei helfen wir dir gerne.

Zunächst ist es wichtig, die Aufgaben im Team zu verteilen, sodass jeder für einen bestimmten Bereich des Webinars verantwortlich ist. Ein Webinar allein zu organisieren, ist eher die Ausnahme. Mit einer klaren Aufgabenverteilung behältst du den Überblick, und jeder kann sich auf seine spezielle Aufgabe konzentrieren. Das verbessert die Qualität des Webinars erheblich.

In diesem Artikel stellen wir vier Rollen vor, die du in deinem Team verteilen kannst.

Rolle 1: Producer

Der Producer ist oft der Auftraggeber und Initiator des Webinars.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Überwachung des Zeitplans und der Fortschritte

• Planung von Testläufen und Proben

• Technische Aspekte wie Software und Registrierungsprozess verwalten – dazu gehört das Erstellen der Registrierungsseite und das Testen der Benutzererfahrung in verschiedenen Browsern

• Erstellung und Testen der E-Mail-Kommunikation

Rolle 2: Promoter

Wie der Name schon sagt, kümmert sich der Promoter um die Vermarktung des Webinars. Sein Fokus liegt auf der Anzahl der Anmeldungen und Teilnehmer.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Verfassen von Werbetexten, um das Webinar optimal zu präsentieren, z. B. für Social Media

• Schalten von Anzeigen, um die Anmeldezahlen zu steigern

Rolle 3: Präsentator

Der Präsentator ist für die Inhalte des Webinars verantwortlich. Gemeinsam mit dem Promoter stellt er sicher, dass die Botschaft des Webinars auch in der Promotion klar kommuniziert wird.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Erstellung der Webinar-Inhalte

• Erstellen einer Präsentation

• Falls nötig, ein Skript schreiben

• Durchführung des Webinars

Rolle 4: Moderator

Die Aufgabe des Moderators beginnt kurz vor der Live-Übertragung. Er betreut die Interaktion mit den Teilnehmern während des Webinars.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Überprüfen, ob sich alle Teilnehmer problemlos einloggen können, und gegebenenfalls Unterstützung leisten

• Überwachung und Beantwortung der Fragen im Chat

• Wichtige Fragen an den Präsentator weiterleiten, damit sie live beantwortet werden können

Wie du diese Aufgaben verteilst, hängt von der Größe deines Teams ab. Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen oder mehrere Personen können sich eine Rolle teilen.

Das Wichtigste ist, dass alle vier Rollen abgedeckt sind.

Bist du bereit für den nächsten Schritt? Dann erstelle einen detaillierten Aktionsplan mit allen Aufgaben!