Répartir les tâches avec un logiciel de workflow

Pendant la pandémie, nous avons de plus en plus travaillé depuis chez nous. Les échanges avec les collègues ne sont plus les mêmes. Préparer quelque chose à deux ou à plusieurs est plus difficile à distance qu'ensemble au bureau. Vous devez répartir les tâches à distance, mais comment faire ? Et comment savoir sur quoi chacun travaille ou où il en est ?

Que pouvez-vous faire avec un logiciel de workflow ?

Partager clairement le même objectif permet d'obtenir un excellent résultat commun. Un logiciel de workflow indique clairement qui fait quoi et sur quel objectif on travaille. Fini la confusion sur qui fait quoi : tout le monde le sait, et l'équipe gagne donc en efficacité. Comme vous associez les tâches à des personnes, chaque collègue est responsable de sa propre tâche. Vous avez des questions ? Vous savez alors qui est responsable et qui contacter.

Comment fonctionne un logiciel de workflow

Dans un logiciel de workflow, vous pouvez souvent créer des listes ou des cartes contenant des tâches. Pour chaque liste ou ticket créé, vous pouvez ajouter directement des fichiers ou des liens. Vous voyez facilement ce qui est en cours et ce qui reste à faire. Vous invitez vos collègues ou partenaires et les ajoutez au système. Vous pouvez aussi attribuer des tâches à quelqu'un et recevoir des mises à jour sur les échéances. Plus rien n'est oublié ni fait en double !

Mettre en place un workflow n'a rien de compliqué. Suivez ces étapes : 

Étape 1 : choisissez un logiciel de workflow et créez un compte

Vous avez le choix entre de nombreux outils de workflow. Si vous souhaitez une connexion avec Zapier, optez pour  Process Street , une bonne option. Une fois votre compte créé, invitez vos collègues ou partenaires, et c'est parti !

Étape 2 : structurez le processus

Selon le logiciel de workflow que vous utilisez, créez des listes ou des modèles. Choisissez un thème à traiter et rattachez-y des tâches. Dans ce cas, vous pouvez par exemple nommer un modèle ou une liste « modifier le webinaire » ou « promouvoir le webinaire ». Pas besoin de savoir exactement quoi faire avant de créer les thèmes : vous pouvez facilement ajouter des tâches en cours de route.

Vous pouvez aussi prévoir des listes « brainstorming », « à faire », « en cours » et « terminé ». Si nécessaire, vous pourrez préciser la liste « à faire » plus tard. Vous travaillez avec plusieurs services ? Pensez alors à une liste par équipe, par exemple marketing ou technique. Vous l'organisez comme vous le souhaitez ! Dans  Process Street , vous choisissez un modèle ou créez votre propre modèle personnalisé : c'est vous qui décidez de son niveau de simplicité ou de complexité.

Pendant une séance de brainstorming, vous pouvez créer et organiser des listes, ou discuter plus tard des bonnes idées et les attribuer immédiatement à un collègue ou à un autre partenaire. Noter pour chaque tâche ou idée le temps estimé nécessaire vous aidera ensuite à planifier. L'avantage des modèles : vous disposez d'une vue claire, réunie en un seul endroit. Pas besoin de réunion pour remplir la liste d'idées. Chacun peut y ajouter quelque chose, et vous pouvez discuter ou décider plus tard de qui fait quoi.

Il y a bien sûr aussi des tâches fixes et des choses à faire, comme la configuration du webinaire. Vous pouvez les placer dans la liste « à faire ». N'oubliez pas de prévoir aussi du temps pour un test.

Étape 3 : répartissez les tâches

Répartissez entre vous les tâches de la liste ou attribuez une tâche à la personne qui s'en chargera. Une fois la tâche terminée, cette personne peut la cocher immédiatement ! Ainsi, tout le monde sait ce qui est fait, ce qui reste à faire et bien sûr qui fait quoi. En rendant chacun responsable de sa propre tâche, le travail risque moins de rester en suspens, et il est pratique d'avoir un interlocuteur identifié.

Un logiciel de workflow pour planifier votre webinaire

Un logiciel de workflow facilite grandement la collaboration à distance. Vous partagez des idées, répartissez les tâches et vous concertez sur une seule et même plateforme. Répartissez qui crée le webinaire, qui l'anime, qui en assure la promotion et qui gère les aspects techniques. Vous voyez d'un coup d'œil ce qui reste à faire !