Cómo crear una invitación para un webinar

Las empresas siempre buscan formas de relacionarse con sus clientes a través de canales accesibles para todos. Cuando la COVID golpeó el mercado mundial, tuvieron que buscar nuevas herramientas de comunicación.

Los webinars se convirtieron en la mejor forma de celebrar reuniones sin coste y sin fronteras geográficas. Alrededor del 89 % de los profesionales del marketing coincide en que los webinars superan a otros canales a la hora de generar leads cualificados.

Pero los webinars no se limitaron a las relaciones entre empresas: también sirven para organizar otros eventos online, como talleres, demostraciones de producto y sesiones de preguntas y respuestas. En resumen, permiten que empresas, universidades, estudiantes y compradores se relacionen y compartan conocimiento de una forma nueva y atractiva, solo con un dispositivo y una conexión a internet.

Por desgracia, muchas organizaciones creen que organizar un webinar no es tan fácil.

Estos son los retos de muchas empresas:

• ¿Cómo llegar a un público potencial?

• ¿Cómo darles a conocer el webinar?

• ¿Dónde generar nuevos leads y registros?

La promoción tradicional es cada vez más cara, pero una invitación por email a un webinar no cuesta tanto.

En este artículo repasamos las buenas prácticas para crear la invitación perfecta para un webinar. ¡Empecemos!

1. Público objetivo

Lo primero y más importante es identificar a tu público objetivo. Si conoces a tu audiencia, estás en muy buena posición para crear un webinar de éxito.

Puedes plantear tu contenido y enfocar una solución a sus problemas situándolos en el lugar adecuado.

Conocer a tu público objetivo es la única forma de seguir siendo relevante y adecuado para él. Solo los lectores bien segmentados conectarán con tu webinar y se registrarán.

2. El asunto

El asunto de una invitación a un webinar sigue las mismas reglas básicas que el de cualquier otro email. Lo mejor es un asunto llamativo, preciso, objetivo y bien redactado. Ten en cuenta lo siguiente sobre el asunto:

• La longitud: Un estudio muestra que el asunto ideal no supera los 50 caracteres. La misma investigación indica que el asunto que consiguió más asistencia tenía 41 caracteres.

  Hay dos motivos principales:

  • Si el asunto es breve y conciso, el destinatario lo lee entero en lugar de echarle un vistazo por encima

  • El asunto completo se ve en pantalla sea cual sea el dispositivo en el que aparezca

• Preguntas que generan interés: Intenta crear intriga. Un asunto en forma de pregunta debería atraer a más asistentes. Por ejemplo: ¿cómo conseguir una piel radiante? Del mismo modo, intenta destacar la utilidad práctica y lo que el participante aprenderá en el webinar. Por ejemplo: aprende a hacer fotos desde cero.

• Menciona a los ponentes: Presenta siempre a tus ponentes, sobre todo si son conocidos. La confianza en las caras conocidas anima a la gente a hacer clic en tu enlace.

• Emojis: Otra forma de atraer a clientes potenciales es añadir emojis al asunto cuando tenga sentido. Los emojis hacen que el texto destaque y llame la atención.

• Disponibilidad: Como hoy en día la mayoría de los webinars son gratuitos, menciona que el tuyo lo es. Por ejemplo: nos encanta invitarte a nuestro webinar gratuito.

3. Personalización

Personalizar la invitación a tu webinar tiene dos grandes ventajas. Primero, la gente abrirá tu email porque lleva su nombre y, segundo, es más probable que se registre.

La forma más sencilla de personalizar una invitación es dirigirte al destinatario por su nombre, algo que puedes hacer con un software de automatización del email.

Así se crea una sensación de comunicación directa. Otra opción es enviar invitaciones solo a los usuarios que suelen abrir y leer tus invitaciones. Para ello, envía los emails solo a los suscriptores que ya se han apuntado a tu newsletter.

El inconveniente de las invitaciones no personalizadas es que acaban marcadas como spam. Otro consejo: envía las invitaciones en las horas de mayor actividad de tu público objetivo.

4. Texto de vista previa

El texto de vista previa va después del asunto. Es el texto que aparece en un recuadro tras el asunto y te da la oportunidad de ampliarlo. Resume lo que la gente puede esperar de tu webinar. Si envías la invitación por email, el texto de vista previa responde a la pregunta de por qué el destinatario debería abrirlo.

Lo ideal es que el texto de vista previa tenga entre 40 y 130 caracteres. Así que sé preciso y elige bien las palabras para transmitir la máxima información con el mínimo de palabras. Otra ventaja del texto de vista previa es que puedes probarlo antes de enviar la invitación. Te recomendamos revisar bien el texto y su contenido antes de lanzar una invitación.

5. Un banner atractivo

El banner es el tercer factor más importante, después del asunto y el texto de vista previa. Los banners se usan con fines de marca y son decisivos para que el usuario se registre o no en tu webinar. Por eso es fundamental elegir bien la imagen.

Los banners se colocan en la parte superior y causan la primera impresión. Su objetivo es captar la atención y conseguir el máximo de registros. El diseño depende del tipo de webinar.

Algunas cosas a tener en cuenta: si planificas un evento B2B, el banner debe tener un aspecto más estándar y formal. Si cuentas con una persona famosa en tu evento, ponla directamente en el banner. También puedes usar animaciones, herramientas digitales y representaciones visuales para explicar un modelo de negocio más complejo. Los banners deben dejar claras las 3 W (qué, dónde y cuándo) e incluir una CTA. Además, los banners llevan elementos de marca, como el nombre de la empresa, el logotipo, etc.

En cambio, para eventos B2C, intenta apelar a las emociones con más imágenes. Intenta mostrar los beneficios del webinar. Por ejemplo, usa a un deportista para un webinar sobre ejercicio o a un modelo para invitaciones relacionadas con la moda. También puedes usar una imagen relacionada con el problema y ofrecer su solución.

La cabecera del email debe estar en sintonía con la imagen de marca del webinar. Si tienes un diseñador gráfico en plantilla, cuentas con una ventaja. Pero no te preocupes si no dispones de alguien dedicado, porque puedes encargárselo rápidamente a un tercero o hacerlo con herramientas online gratuitas.

En resumen, el banner debe transmitir sin esfuerzo el plan y el propósito del webinar.

6. Subtítulo de la cabecera

El subtítulo amplía la información de la cabecera. Resume los beneficios del evento y explica por qué merece la pena asistir. Puedes usar líneas adicionales o desarrollar con más detalle las líneas de la cabecera.

Eso sí, no sobrecargues nunca la cabecera. Si crees que el título basta y cumple su función, puedes prescindir del subtítulo. Asegúrate de que la parte superior de la invitación no esté saturada de gráficos y texto.

7. El texto principal

A veces, el texto es opcional. Sí, has leído bien. Si el banner y la cabecera están completos, puedes eliminar la parte de texto y dejar que ellos hagan su trabajo. La idea es no duplicar texto ni información.

Pero si no es así y el asunto y el banner necesitan más explicación, puedes añadir texto en el cuerpo. En ese caso, el texto cobra más importancia. Normalmente, los eventos grandes con varios ponentes necesitan texto y más explicaciones.

Tu texto puede incluir lo siguiente:

• Escribe lo que aprenderán los asistentes en el webinar. Detalla los objetivos del webinar desde distintos ángulos.

• Si el registro es gratuito, menciónalo. En cambio, en los webinars de pago, indica los precios, las formas de pago y los destinatarios.

• Presenta a los ponentes. Menciona su trayectoria y sus logros.

• Indica el tema, el lugar, la hora, la duración aproximada y la información relacionada.

• Describe con detalle el lugar: indica la ubicación en el mapa, el número de sala, el edificio, la calle y cualquier otro dato que facilite a los asistentes llegar al sitio.

• Indica el orden de intervención de los ponentes si hay más de uno.

• Puedes mencionar a los partners, si los hay.

• Da información sobre tu público objetivo: quién puede inscribirse y quién no.

• Indica también los dispositivos necesarios para asistir al evento.

8. Agenda

La agenda recoge con más detalle los puntos que se van a tratar y los temas que saldrán en la conversación. Normalmente, todos los webinars tienen un programa del evento que resume lo más importante que se llevarán los asistentes.

La agenda depende del tamaño del evento y del número de ponentes. El programa concreta el propósito del evento y lo hace más relevante, lo que ayuda a generar más leads. Puedes dar más información sobre los temas del evento.

El programa de un webinar funciona igual que el orden del día de una reunión: presenta el propósito del webinar.

9. Llamada a la acción (CTA)

La CTA es la pista de aterrizaje de tu público objetivo: lo lleva a la página de registro de tu webinar. Intenta añadir un botón para que tu CTA sea más atractiva, en lugar de escribir solo texto plano.

Tu CTA debe ser clara, concisa y directa. Algunas de las mejores CTA son: Regístrate, Inscríbete ahora, Reserva tu plaza y otras similares. No hace falta reinventar la rueda.

El objetivo principal es que la CTA sea clara, así que limítate a una sola. No incluyas nunca varias CTA. La invitación a un evento tiene un único propósito, ofrecer el registro, así que los asistentes interesados siempre buscarán directamente ese botón.

Si quieres atraer a tus asistentes potenciales, ofréceles un incentivo por registrarse. Por ejemplo, en la landing page de tu webinar, explica que solo por registrarse les darás acceso a un curso online gratuito que has creado.

Ofrecer este valor por adelantado a cambio de algo tan sencillo como registrarse en el webinar aporta muchísimo y ayuda a generar confianza antes de que empiece el webinar.

Si aun así quieres probar algo nuevo, aquí tienes algunas opciones:

• Confirma tu asistencia

• Me apunto

• Únete al webinar

• Quiero participar

• Inscríbeme

• Reserva mi plaza

En resumen, la CTA debe ser clara y concisa, y estar en un lugar bien visible para los espectadores.

10. Diseño

Que tu invitación no aburra. Sé creativo y revisa el diseño final de la invitación. Añade temas y combinaciones de colores que atraigan a tu público objetivo.

Asegúrate de tener un banner atractivo, organiza el texto en viñetas, usa negrita o cursiva y haz que todo el contenido sea coherente. La idea no es eclipsar el objetivo principal con GIF y gráficos llamativos, sino asegurarte de que todo esté en su sitio y bien alineado.

Un diseño sencillo y elegante atraerá más miradas y aumentará los registros.

11. Navegación clara

Sé muy claro y coherente con el contenido. Ponle las cosas fáciles a tu cliente y coloca la información donde sea fácil de encontrar. Dáselo todo a mano y en bandeja.

La hora, los ponentes, el precio, el lugar y un botón de registro deben verse claramente en la invitación. Estos pequeños detalles, junto con la introducción, otra información clave, la información adicional y los gráficos, necesitan su propio espacio.

El objetivo es que tus clientes lo sepan todo de un vistazo y sin esfuerzo.

12. Seguimiento

Por último, pero no por ello menos importante: los recordatorios. Puedes enviarlos por varios canales, como email, SMS o llamadas telefónicas, lo que suele aumentar el número de asistentes. Las personas que ya se han registrado deben estar al tanto del evento a medida que se acerca.

Los recordatorios los mantienen informados y subrayan la importancia del webinar. Así que no olvides enviar recordatorios amables en tu campaña.

13. Despedida

Una vez completados los pasos anteriores, ya puedes cerrar formalmente la invitación. La firmas tú o un miembro de tu equipo en tu nombre. Añade el nombre y la dirección del remitente.

Por ejemplo: ¡Nos vemos allí! ¡Tengo muchas ganas de conocerte!

14. Revisa y envía

Antes de enviar la invitación a tu webinar, no olvides revisar el texto, porque es uno de los pasos más importantes.

Comprueba los siguientes puntos:

• Busca posibles errores gramaticales y elimina las palabras innecesarias.

• Comprueba que todos los enlaces estén bien colocados y funcionen.

• Envía un email de prueba interno y comprueba cómo se ve en el dispositivo del destinatario.

Ya puedes enviar tu invitación.

Conclusión

Y ya está: has llegado al final de esta guía paso a paso para crear la invitación perfecta para un webinar. Es solo una guía y nos hemos centrado únicamente en las invitaciones a webinars.

Esperamos que ahora estés en una posición ideal para enviar la invitación a tu webinar.