So erstellst du HubSpot-Workflows basierend auf der Webinar-Watch-Time

Wenn deine Webinar-Analytics nur “teilgenommen” oder “nicht teilgenommen” zeigt, fehlt dir der wichtigste Teil der Geschichte. Es ist hilfreich zu wissen, wer dabei war, aber du siehst nicht, wer wirklich aufmerksam war, wer bis zum Ende geblieben ist, um das Angebot zu hören, oder wer früh abgesprungen ist. Ohne diesen Kontext wird dein Follow-up schnell generisch, statt sich an der tatsächlichen Interessenstufe zu orientieren.

Für alle, die Webinare veranstalten, ist die entscheidende Frage deshalb nicht immer “waren sie da?”, sondern “wie engagiert waren sie, und was ist der richtige nächste Schritt?” Das Ziel ist, Menschen basierend auf ihrem tatsächlichen Verhalten weiterzuführen. Genau deshalb ist die Watch-Time ein so wichtiges Signal.

Nutze Watch-Time für zielgerichteteres Follow-up

Wer 90% deines Webinars anschaut, schenkt dir echte Aufmerksamkeit. Diese Personen haben sehr wahrscheinlich deine Kernbotschaft gehört, deine Beispiele gesehen und lange genug zugeschaut, um zu beurteilen, ob das Thema für sie relevant ist. Das ist etwas völlig anderes als jemand, der nur ein paar Minuten reinschaut, während Slack und E-Mails nebenbei laufen.

Watch-Time hilft dir, Fragen zu beantworten wie:

• Wer ist warm genug, um jetzt an Sales weitergegeben zu werden?

• Wer braucht vor allem ein Recap und einen klareren nächsten Schritt?

• Wer hat sich registriert, aber kaum geschaut, und braucht eher „Highlights“ statt eines kompletten Replays?

• Wo steigen Menschen aus, und was sagt das über dein Webinar aus?

Mit diesen Signalen ist deine Automation nicht mehr nur “Webinar Follow-up”. Sie wird zu einem einfachen, wiederholbaren Prozess für besseres Nurturing und zielgerichtetes Messaging.

Einfache Segmentierung, die trotzdem smart ist

Du musst es nicht kompliziert machen. In der Praxis reichen drei Watch-Time-Segmente aus, um Follow-ups persönlicher zu gestalten, ohne mehr Aufwand zu erzeugen:

1. Mindestens 30% geschaut

Genug Interesse, um reinzukommen, aber nicht genug, um dranzubleiben. Oft sind das Personen, die spät eingestiegen sind, früh ausgestiegen sind oder schnell gemerkt haben, dass es nicht ganz passt. Behandle diese Gruppe als neugierig, aber noch nicht überzeugt.

2. 60% oder mehr geschaut

Sie haben einen großen Teil gesehen und vermutlich echten Mehrwert mitgenommen. Häufig fehlt das “Entscheidungsstück”, wie Proof, Pricing-Kontext oder der finale Call-to-Action. Behandle diese Gruppe als interessiert, braucht noch Klarheit.

3. 90% geschaut oder komplett

Das ist deine High-Intent Gruppe. Sie sind drangeblieben, haben zugehört und sind am ehesten bereit für den nächsten Schritt. Behandle sie als bereit für ein direktes Follow-up.

So passt du dein Follow-up an die Watch-Time an, ohne vier Kampagnen zu bauen

Watch-Time ist der schnellste Weg zu Intent. Du behältst dieselbe Workflow-Struktur bei, passt aber den Fokus deiner Nachricht daran an, wie viel jemand tatsächlich gesehen hat.

Wenn jemand 90% geschaut hat

Dein Follow-up darf hier klar und direkt sein, weil die nötige Kontextbasis vorhanden ist. Am besten funktioniert eine kurze Nachricht, die das Ergebnis benennt, einen klaren nächsten Schritt vorgibt und Reibung entfernt.

Was hier gut funktioniert:

• Starte mit einer klaren Handlung und mach sie sofort einfach, zum Beispiel einen Call buchen, einen Trial starten, einen Setup-Schritt abschließen oder die Resource herunterladen.

• Bestätige das Ergebnis in einem Satz, damit der Schritt sich logisch anfühlt.

• Reduziere Reibung durch einen direkten Link, zwei Zeitfenster oder eine einfache Option wie “Antworte mit X, dann schicke ich dir den richtigen Link”.

Wenn jemand 60% geschaut hat

Hier gewinnen oder verlieren viele Hosts Momentum. Die Zuschauer waren engagiert, haben aber möglicherweise den Teil verpasst, der eine Entscheidung leichter macht. Dein Follow-up sollte daher zwei Dinge leisten: den Wert kurz zusammenfassen und fehlendes Vertrauen aufbauen.

Was hier gut funktioniert:

• Bring den CTA auf eine leichtere Weise zurück, zum Beispiel: “Wenn du Hilfe willst, um das auf deine Situation anzuwenden, hier ist der nächste Schritt.”

• Nenne, was sie vermutlich in den letzten Minuten verpasst haben, und verlinke direkt zur richtigen Stelle.

• Biete einen niedrigschwelligen nächsten Schritt, zum Beispiel den letzten Abschnitt anschauen, die Vorlage herunterladen oder ein kurzes Recap ansehen.

Wenn jemand 30% geschaut hat

Diese Gruppe braucht eine andere Art von Unterstützung. Ein komplettes Replay ohne Kontext wirkt wie Hausaufgaben. Mach das Wiedereinsteigen leicht.

Was hier gut funktioniert:

• Teile ein kurzes Highlights-Recap, das schnell Mehrwert liefert, ohne dass alles erneut angesehen werden muss.

• Gib das Replay mit Guidance, damit klar ist, was sie anschauen sollen und was sie daraus mitnehmen.

• Stelle eine einfache Frage zur besseren Segmentierung, zum Beispiel: “Was hattest du gehofft, aus dem Webinar mitzunehmen?”

Wenn jemand registriert war, aber nicht teilgenommen hat

Diese Personen haben Interesse gezeigt, waren aber am Tag selbst nicht dabei. Geh von Timing aus, nicht von Desinteresse. Behandle sie als interessiert, aber beschäftigt.

Was hier gut funktioniert:

• Starte menschlich und ohne Druck, damit Aufholen leicht wirkt.

• Mach das Replay “machbar”, mit einer kurzen Zusammenfassung und dem besten Einstiegspunkt.

• Gib eine einfache Re-Engagement Option, zum Beispiel einen Zeitpunkt zum Anschauen wählen, die Resource downloaden oder antworten, woran sie gerade arbeiten.

Ein schneller Test, ob dein Setup Watch-Time Automation unterstützt

Verbinde dein Webinar-Tool mit HubSpot und führe einen kurzen internen Test mit zwei bis drei Kollegen oder Test-E-Mails durch. Eine Person schaut etwa 30%, eine 60% und eine 90%. Prüfe danach pro Kontakt, ob HubSpot den Unterschied klar abbildet.

Fazit

Die Integration von WebinarGeek und HubSpot macht Watch-Time Follow-ups praktisch, weil die Engagement-Daten dort landen, wo du sie wirklich nutzen kannst. Statt bei “teilgenommen vs No-show” stehenzubleiben, kannst du Kontakte danach segmentieren, wie viel sie gesehen haben, plus nach den Aktionen während des Webinars, und Messaging ausspielen, das zur jeweiligen Intent-Stufe passt.

Das bedeutet weniger manuelle Arbeit, weniger generische “Danke fürs Teilnehmen” Mails und einen Follow-up Flow, der zuverlässig bleibt, auch wenn du regelmäßig Webinare durchführst. Mit sauberem Sync und reichhaltigeren Webinar-Daten in HubSpot kannst du dein Nurturing schärfen, deine Ergebnisse stetig verbessern und dein Webinarprogramm skalieren, ohne dass der operative Aufwand explodiert.

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