Comment organiser un événement virtuel réussi

Pandémie/coronavirus

Ces derniers temps, de nombreux événements physiques sont tombés à l'eau. Tout simplement parce qu'à l'heure actuelle, il est impossible de les maintenir en présentiel à cause du coronavirus. C'est bien sûr dommage de voir disparaître une si belle occasion d'entrer en contact avec des clients potentiels. Dommage, mais surtout inutile ! Les webinaires permettent eux aussi ce contact direct, sans contact physique.
Les webinaires permettent non seulement de maintenir votre événement en cette période agitée, mais ils offrent aussi bien d'autres avantages qui vous convaincront de continuer à organiser vos événements dans le monde numérique, même lorsque nous pourrons revenir à la « normale ». Voici d'abord quelques-uns de ces avantages.

Des économies

Les webinaires peuvent vous faire économiser énormément d'argent lors de l'organisation de votre événement. Les coûts élevés que vous engagez habituellement pour louer un lieu, le décorer et offrir à boire et à manger à tout le monde disparaissent. Les seuls coûts restants sont ceux de votre abonnement WebinarGeek ! Ils sont bien moins élevés et faciles à amortir, car nous permettons aussi d'organiser des webinaires payants. Vous pouvez donc toujours vendre un billet d'entrée pour votre événement / webinaire comme pour un événement en présentiel, mais il vous restera bien plus de recettes puisque, comme indiqué plus haut, vos coûts seront beaucoup plus faibles.

La solution la plus durable

Un webinaire est aussi une solution très durable. Après tout, personne n'a besoin de se déplacer pour assister à votre événement. Chacun peut participer depuis son domicile ou son bureau sans faire un mètre de plus. C'est donc la solution la plus durable, et elle facilite aussi la participation des visiteurs potentiels. Ils n'ont plus besoin de sortir de chez eux et peuvent participer depuis leur fauteuil ! Difficile de faire plus simple, non ?!
PS : si votre événement déçoit un peu certains visiteurs, ils seront moins critiques via un webinaire que s'ils avaient dû faire une heure de route pour y assister…

Préservez la valeur de votre événement

Normalement, une fois votre événement terminé, tout est fini et votre client potentiel a franchi la porte. Vous devez donc avoir recueilli suffisamment d'informations pendant l'événement lui-même pour assurer un suivi adapté. Avec les webinaires, c'est très différent : votre événement conserve sa valeur même après la fin de la diffusion en direct.
Comme notre système crée automatiquement une rediffusion de votre webinaire, vous pouvez continuer à utiliser cet enregistrement. Ainsi, les personnes qui ont manqué la diffusion en direct, quelle qu'en soit la raison, peuvent tout de même participer à votre événement plus tard. Vous pouvez ensuite transformer l'enregistrement en webinaire à la demande, afin que les inscrits tardifs, ou ceux qui ont manqué la diffusion, puissent suivre l'événement au moment qui leur convient le mieux.
Comme les participants doivent renseigner des informations (par exemple leur nom et leur adresse e-mail) lors de l'inscription, vous en disposez immédiatement pour assurer le suivi après votre événement. Grâce à nos options d'intégration, vous pouvez même relier facilement votre propre CRM à WebinarGeek. Vous recevez ainsi toutes les données collectées directement dans votre propre système et pouvez aussitôt répartir ces personnes dans des parcours de suivi.

Mais comment s'y prendre ?

Étape 1 : invitez des participants

Pour réussir un événement, il vous faut évidemment des participants ! Cela paraît évident, mais c'est un point qui mérite réflexion et suffisamment d'attention. Vous pouvez l'aborder de différentes façons.

Page d'inscription : Vous pouvez créer une page d'inscription dans notre système. Sur cette page, vous publiez toutes les informations importantes sur votre événement et les participants peuvent s'inscrire. Vous pouvez par exemple placer le lien vers cette page dans les publicités qui font la promotion de l'événement pour attirer des visiteurs. Grâce aux liens personnalisés, vous voyez dans les statistiques d'où viennent les inscrits. Les inscrits reçoivent un lien de visionnage unique pour assister à votre événement.

Formulaire intégré : Avec le formulaire intégré, vous pouvez placer une version adaptée du formulaire d'inscription sur votre propre site web. Les visiteurs de votre site n'ont pas besoin de le quitter pour s'inscrire : ils sont enregistrés directement dans le système WebinarGeek après leur inscription via le formulaire intégré.

Inscription ouverte : Vous pouvez aussi utiliser une inscription ouverte pour rendre la participation encore plus accessible. Vous partagez alors un lien direct et public dans les annonces de votre événement, qui permet d'y assister.

Invités : Pour un événement plus exclusif, vous pouvez aussi n'autoriser que les invités. Vous importez une liste de contacts via un fichier .CSV dans notre logiciel. Ces contacts sont alors immédiatement inscrits à votre événement et reçoivent donc le lien de visionnage unique dans leur boîte mail !

Étape 2 : faites la promotion de votre événement

Maintenant que vous avez défini comment les participants s'inscrivent à votre événement, il est temps de penser à sa promotion pour en faire un succès. Vous pouvez en réalité faire la promotion de la manière qui vous convient. Cela dépend bien sûr aussi de votre public cible et de l'endroit où il se trouve. Vous pouvez faire de la publicité sur les réseaux sociaux comme Facebook, Instagram et LinkedIn. Veillez à utiliser les liens d'inscription personnalisés de notre outil (si vous utilisez la page d'inscription).
Vous saurez ainsi précisément, grâce aux statistiques, d'où viennent les inscrits et donc quelle plateforme fonctionne le mieux pour vous !

Étape 3 : la structure de votre webinaire

Maintenant que vous avez défini comment les gens peuvent s'inscrire et où vous voulez promouvoir votre webinaire, vous pouvez réfléchir à sa structure. Un événement en ligne demande une approche un peu différente d'un événement en présentiel. Vous devez par exemple savoir comment retenir l'attention de vos participants. Heureusement, plusieurs outils vous y aident.

Sondages
Utilisez des sondages pour vraiment impliquer les participants dans votre événement. C'est un moyen très pratique de demander l'avis de vos participants et d'y réagir directement en direct. Vos participants ont ainsi vraiment le sentiment que leur avis compte.

Quiz
Créez un quiz ludique sur ce que les participants ont appris pendant votre événement. C'est le moyen idéal de vérifier que les informations données ont bien été comprises. Annoncez le quiz au début de votre événement pour inciter les participants à être vraiment attentifs et associez-y par exemple de jolis lots, pour qu'il y ait aussi quelque chose à gagner !

CTA et encadré d'information
Les options Call to Action et encadré d'information sont par exemple idéales pour mettre vos sponsors en avant. Via le Call to Action, vous pouvez facilement rediriger les participants vers l'URL d'un sponsor, et l'encadré d'information vous permet d'attirer l'attention sur des offres spéciales de vos sponsors ou de fournir plus d'informations.
Vos sponsors ont ainsi eux aussi leur « propre place » lors de votre événement. Et contrairement à un stand que l'on peut manquer, votre sponsor a maintenant la certitude que tous les participants entreront en contact avec lui !

Questions-réponses
Prévoyez dans votre programme de la journée certains moments dédiés aux questions-réponses : des moments où vos spectateurs peuvent poser directement leurs questions aux intervenants. Cela garantit un fort engagement et c'est un excellent moyen d'entrer en contact direct avec les participants. Déterminez à l'avance combien de temps vous y consacrez par session et indiquez que les questions restées sans réponse dans le chat recevront tout de même une réponse. Faites appel à des modérateurs pour cela.

Injection vidéo
Utilisez l'option d'injection vidéo pour ajouter des vidéos ludiques à votre webinaire. Les vidéos sont un excellent moyen de faire une « pause » entre les prises de parole et aident à maintenir l'attention.

Étape 4 : testez !

Votre webinaire est prêt et entièrement configuré. La seule étape qui reste avant le jour J est de tester le webinaire. C'est peut-être l'étape la plus importante. En testant, vous vous appropriez le logiciel : vous savez exactement où tout se trouve pendant la diffusion en direct et vous évitez les mauvaises surprises. Prenez donc cette étape très au sérieux et entraînez-vous de préférence avec toutes les personnes qui interviendront pendant l'événement.

Étape 5 : place au webinaire !

Tout est prêt ! Les participants sont inscrits, le webinaire est prêt et le moment de présenter est arrivé. Passer en direct, c'est toujours un peu stressant pour tout le monde. Ne vous laissez pas impressionner : cela fait partie du jeu et vous garde concentré. N'oubliez pas qu'une présentation en direct n'a jamais besoin d'être parfaite. Ce n'est absolument pas un problème, et cela peut même la rendre plus agréable pour les participants. Affichez votre plus beau sourire, lancez le webinaire et place au webinaire !

Un événement réussi

Avec toutes ces informations, vous devriez pouvoir transformer votre événement en présentiel en un événement en ligne réussi ! Et bien sûr, nous sommes là pour vous accompagner. Si vous avez encore des questions, posez-les à tout moment via le chat de notre site : nous serons ravis de vous aider !