¡Así se organiza un evento virtual de éxito!

Pandemia/coronavirus

Últimamente se han cancelado muchos eventos presenciales. Sencillamente, porque ahora mismo no pueden celebrarse en persona por el coronavirus. Es una pena perder una ocasión tan buena para contactar con clientes potenciales. Una pena, pero también innecesario. Los webinars también permiten ese contacto directo, solo que sin el contacto físico.
Además de que los webinars te permiten mantener tu evento en estos tiempos agitados, tienen todavía más ventajas que te convencerán de seguir organizando tus webinars en el mundo digital incluso cuando volvamos a la «normalidad». A continuación te enumeramos algunas de ellas.

Ahorro de costes

Los webinars pueden ahorrarte muchísimo dinero al organizar tu evento. Desaparecen los elevados costes que normalmente supone alquilar un local, decorarlo y ofrecer comida y bebida a todo el mundo. El único coste que tienes es tu suscripción a WebinarGeek. Ese coste es muchas veces menor y fácil de recuperar, porque también te permitimos organizar webinars de pago. Así, puedes seguir vendiendo entradas para tu evento o webinar igual que en un evento presencial, solo que ahora te queda mucho más de lo recaudado porque, como ya hemos dicho, tienes muchos menos gastos.

La solución más sostenible

Un webinar también es una solución muy sostenible. Al fin y al cabo, nadie tiene que desplazarse para asistir a tu evento. Todo el mundo puede participar desde su casa u oficina sin recorrer ni un metro de más. Eso lo convierte en la solución más sostenible y, además, facilita que los posibles visitantes se animen a participar. Ya no tienen que salir de casa y pueden participar desde su sillón. ¿Se puede pedir más?
P. D.: Si tu evento decepciona un poco a algunos visitantes, serán menos críticos con un webinar que si hubieran tenido que viajar una hora para asistir…

Mantén el valor de tu evento

Normalmente, cuando termina tu evento, todo se acaba y tu cliente potencial ya ha salido por la puerta. Por eso tienes que haber recogido suficiente información durante el propio evento para poder hacer un seguimiento adecuado. Con los webinars es muy distinto. Tu evento sigue teniendo valor incluso después de que termine la emisión en directo.
Como nuestro sistema crea automáticamente una grabación de tu webinar, puedes seguir usándola. Así, quienes se perdieron la emisión en directo por el motivo que sea pueden participar en tu evento más tarde. Después puedes crear un webinar bajo demanda con la grabación para que quienes se registren más tarde, o quienes se perdieron la emisión, puedan seguir el evento cuando mejor les venga.
Como los participantes tienen que rellenar sus datos (por ejemplo, nombre y correo electrónico) al registrarse, dispones de esa información al momento para hacer el seguimiento después del evento. Con nuestras opciones de integración, incluso puedes conectar fácilmente tu propio CRM con WebinarGeek. Así recibes todos los datos recopilados directamente en tu sistema y puedes clasificar a esas personas al instante en determinados flujos de seguimiento.

Pero ¿cómo se hace?

Paso 1: Invita a los participantes

Para que un evento salga bien, necesitas participantes, claro. Parece obvio, pero merece la pena pensarlo bien y dedicarle la atención suficiente. Puedes plantearlo de varias formas.

Página de registro: Puedes crear una página de registro en nuestro sistema. En ella puedes publicar toda la información importante sobre tu evento y los participantes pueden registrarse. Por ejemplo, puedes incluir el enlace a esta página en los anuncios con los que promocionas el evento para atraer visitantes. Con los enlaces personalizados puedes ver en las estadísticas de dónde vienen los inscritos. Las personas registradas reciben un enlace único para asistir a tu evento.

Formulario insertado: Con el formulario insertado puedes colocar una versión adaptada del formulario de registro en tu propia web. Los visitantes no tienen que salir de tu web para registrarse: tras registrarse mediante el formulario insertado, entran directamente en el sistema de WebinarGeek.

Registro abierto: También puedes usar un registro abierto para que participar sea aún más fácil. Así puedes compartir un enlace directo y público en los anuncios de tu evento, con el que cualquiera podrá asistir.

Invitados: Para un evento más exclusivo, también puedes permitir que solo participen las personas invitadas. Puedes subir una lista de contactos en un archivo .CSV a nuestro software. Con ello, esos contactos quedan registrados al instante en tu evento y recibirán el enlace único en su bandeja de entrada.

Paso 2: Promociona tu evento

Ahora que has decidido cómo quieres que se registren los participantes, toca pensar en cómo promocionar el evento para que tenga el máximo éxito posible. En realidad, puedes promocionarlo de la forma que mejor te encaje. Por supuesto, también depende de tu público objetivo y de dónde se encuentre. Puedes anunciarte en redes sociales como Facebook, Instagram y LinkedIn. Asegúrate de usar los enlaces de registro personalizados de nuestra herramienta (si usas la página de registro).
Así sabrás exactamente en las estadísticas de dónde vienen los inscritos y, por tanto, qué plataforma te funciona mejor.

Paso 3: La estructura de tu webinar

Ahora que has decidido cómo pueden registrarse las personas y dónde quieres promocionar tu webinar, puedes empezar a pensar en la estructura de tu webinar. Un evento online requiere un enfoque algo distinto al de un evento presencial. Por ejemplo, tienes que saber cómo mantener la atención de tus participantes. Por suerte, hay varias herramientas que te ayudan con ello.

Encuestas
Usa encuestas para implicar de verdad a los participantes en tu evento. Es una forma muy práctica de pedirles su opinión y reaccionar a ella en directo. Así tus participantes sienten de verdad que su opinión cuenta.

Cuestionario
Crea un cuestionario divertido sobre lo que los participantes han aprendido durante tu evento. Es la forma perfecta de comprobar si la información ha llegado de verdad. Anuncia el cuestionario al principio del evento para animar a los participantes a prestar atención y, por ejemplo, asócialo a buenos premios para que también haya algo que ganar.

CTA e Infobox
Las opciones de Call to Action e Infobox son ideales para, por ejemplo, dar protagonismo a tus patrocinadores. Con la Call to Action puedes, por ejemplo, redirigir fácilmente a los participantes a la URL de un patrocinador, y con el Infobox puedes llamar la atención sobre ofertas especiales de los patrocinadores o dar más información.
Así tus patrocinadores también tienen su «propio espacio» en tu evento. De hecho, a diferencia de un estand en un evento, que puede pasar desapercibido, tu patrocinador sabe con seguridad que todos los participantes entrarán en contacto con él.

Preguntas y respuestas
Reserva ciertos momentos del programa del día para preguntas y respuestas: momentos en los que tus espectadores pueden plantear preguntas directamente a los ponentes. Esto también genera mucha participación y es la forma perfecta de entrar en contacto directo con los participantes. Decide de antemano cuánto tiempo dedicarás a ello en cada sesión e indica que las preguntas que no se respondan en el chat se contestarán igualmente. Cuenta con moderadores para ello.

Inserción de vídeo
Usa la opción de inserción de vídeo para añadir vídeos divertidos a tu webinar. Los vídeos son una forma estupenda de hacer una «pausa» entre intervenciones y ayudan a mantener la atención.

Paso 4: ¡Haz pruebas!

Tu webinar está listo y completamente configurado. El único paso que te queda antes de que se celebre el evento es probar el webinar. Quizá sea el paso más importante. Al hacer pruebas, te familiarizas con el software, sabes exactamente dónde encontrar cada cosa durante la emisión en directo y evitas sorpresas. Así que tómate este paso muy en serio y, a ser posible, ensaya con todas las personas que vayan a presentar durante el evento.

Paso 5: ¡Let’s webinar!

¡Todo listo! Los participantes se han registrado, el webinar está preparado y ha llegado el momento de presentar. Salir en directo siempre pone nervioso a todo el mundo. Que no te despiste: forma parte del juego y hace que estés más despierto. Recuerda que una presentación en directo nunca tiene que ser perfecta. No pasa absolutamente nada y puede que hasta la haga más divertida para los participantes. Pon tu mejor sonrisa, inicia el webinar y… ¡Let's webinar!

Un evento de éxito

Con toda esta información, deberías poder convertir tu evento presencial en un evento online de éxito. Y, por supuesto, nosotros también estamos aquí para ayudarte. Si todavía tienes preguntas, puedes hacerlas siempre en el chat de nuestra web y te ayudaremos encantados.