Quand envoyer les invitations à votre webinaire ?

Le timing fait tout lorsque vous faites la promotion d'un webinaire. Si vous vous êtes déjà demandé quand envoyer vos invitations ou combien de rappels sont vraiment efficaces, vous n'êtes pas seul. Chez WebinarGeek, nous avons les données pour savoir ce qui fait réellement la différence.

Et la vérité ? Les organisateurs de webinaires qui réussissent le mieux n'envoient pas une seule invitation. Ils ont un plan complet. Dans cet article, nous vous expliquons tout :

• Le moment idéal pour votre première invitation

• Pourquoi les invitations de relance font une énorme différence

• Comment les e-mails de rappel influencent votre taux de participation

• Pourquoi il n'est jamais trop tard pour promouvoir votre webinaire

C'est parti

Pourquoi envoyer votre première invitation 3 semaines à l'avance

Selon nos statistiques chez WebinarGeek, le meilleur moment pour envoyer votre première invitation se situe trois semaines avant votre webinaire.

Voici pourquoi c'est important :

• Votre public a suffisamment de temps pour lire, réfléchir et s'inscrire.

• Vous augmentez vos chances de trouver une place dans son agenda.

• Vous posez les bases dès le départ : votre webinaire paraît sérieux et bien préparé.

Beaucoup de marketeurs attendent trop longtemps avant de lancer leur promotion. Mais cette première invitation envoyée tôt ? C'est votre socle.

La stratégie des 3 invitations : ce que font les meilleurs organisateurs de webinaires

Les données montrent que la plupart des utilisateurs de WebinarGeek les plus performants envoient non pas une, mais trois invitations :

1. 3 semaines avant (votre premier point de contact)

2. 1,5 semaine avant (pour entretenir la dynamique)

3. 3 jours avant (pour créer un sentiment d'urgence)

Pourquoi cela fonctionne-t-il si bien ?

Les gens ont besoin de rappels. Votre public est occupé. La relance à mi-parcours, à 1,5 semaine, garde votre webinaire dans son radar, et celle de dernière minute l'incite à s'engager.

Bonus : avec WebinarGeek, automatiser ce flux d'e-mails est simple. Configurez-le une fois et laissez-le tourner en arrière-plan.

Et les invitations le jour même ? Vous allez être surpris.

Voici un fait inattendu : 36 % des participants aux webinaires s'inscrivent le jour même de l'événement. Plus d'un tiers attendent la toute dernière minute.

Qu'est-ce que cela signifie pour vous ?
Si vous envoyez une invitation supplémentaire le jour du webinaire, vous pouvez augmenter vos inscriptions jusqu'à 50 %.

Voyez les choses ainsi :

• Beaucoup de gens attendent de voir comment leur emploi du temps évolue.

• Leur réunion de 14 h est annulée ? Votre webinaire trouve soudain sa place.

Donc même si vous pensez qu'il est « trop tard », ce n'est pas le cas. En fait, cette invitation envoyée le jour même pourrait bien être votre invitation la plus efficace de toutes.

Deux e-mails de rappel = une meilleure participation

Vous avez fait le plus dur : des gens se sont inscrits. Mais vont-ils vraiment se connecter ?

C'est là qu'interviennent les e-mails de rappel.

Jetez un œil à ce graphique basé sur les données de WebinarGeek :

Il montre clairement que le taux de participation augmente lorsque vous envoyez deux rappels :

• 42 % des inscrits se connectent si vous envoyez un rappel plus de 24 heures à l'avance

• 46 % si vous l'envoyez entre 24 heures et 1 heure avant

• 39 % si vous ne leur envoyez un rappel qu'une heure avant le webinaire

Le juste milieu ? Un rappel 3 jours avant, et un autre le jour même. Cette simple étape peut faire toute la différence entre une salle à moitié vide et une salle comble.

En résumé : votre stratégie d'invitation gagnante

Voici votre plan d'action étape par étape avec WebinarGeek :

3 semaines avant

Envoyez la première invitation. Rendez-la engageante. Mettez en avant le sujet, la valeur et ce que les participants en retireront. Expliquez pourquoi ce webinaire vaut leur temps.

1,5 semaine avant

Envoyez votre deuxième invitation. Insistez sur les bénéfices et glissez un teaser, par exemple la liste des intervenants ou une information exclusive que vous aborderez.

3 jours avant

Place à la troisième invitation. Celle-ci doit créer un sentiment d'urgence. Rappelez-leur qu'ils ont encore le temps de vous rejoindre.

Le jour de l'événement

C'est votre dernier appel. Faites-leur savoir qu'ils peuvent encore participer en direct. Inutile d'écrire long : un rappel percutant avec un CTA clair suffit.

Rappels pour les inscrits

Envoyez deux rappels :

• 3 jours avant

• Le matin du webinaire

Automatisez-les tous les deux dans WebinarGeek, et le tour est joué.

Pourquoi c'est important (et pourquoi ça marche)

Cette stratégie d'invitation ne consiste pas simplement à envoyer des e-mails. Il s'agit d'aller à la rencontre de votre public là où il se trouve :

• Certains planifient à l'avance.

• Certains se décident à la dernière minute.

• Certains oublient sans un petit rappel.

WebinarGeek permet de mettre tout cela en place facilement et de suivre vos résultats. Grâce à des statistiques intelligentes, des e-mails automatisés et des données sur les inscriptions, vous saurez exactement ce qui fonctionne et ce qu'il faut optimiser la prochaine fois.

À retenir : ne sous-estimez pas le timing

Une seule invitation ne suffit pas. Votre public a besoin d'une communication claire et bien rythmée. Et vous savez quoi ? Chaque invitation et chaque rappel augmentent vos chances de remplir votre salle virtuelle.

Alors si vous préparez votre prochain webinaire, vous savez désormais exactement quoi faire, et quand le faire.