El mejor momento para enviar invitaciones a un webinar

Cuando promocionas un webinar, el momento lo es todo. Si alguna vez te has preguntado cuándo enviar las invitaciones o cuántos recordatorios funcionan de verdad, no eres el único. En WebinarGeek tenemos los datos que demuestran qué marca realmente la diferencia.

¿Y la verdad? Los organizadores de webinars con más éxito no envían una sola invitación. Tienen un plan completo. En este artículo te lo explicamos todo:

• El momento perfecto para tu primera invitación

• Por qué las invitaciones de seguimiento marcan una gran diferencia

• Cómo influyen los correos de recordatorio en tu tasa de asistencia

• Por qué nunca es demasiado tarde para promocionar tu webinar

Vamos allá

Por qué tu primera invitación debe salir con 3 semanas de antelación

Según nuestras estadísticas en WebinarGeek, el mejor momento para enviar tu primera invitación es tres semanas antes del webinar.

Por qué es importante:

• Da a tu audiencia tiempo suficiente para leerla, pensárselo y registrarse.

• Aumenta las posibilidades de que acabe en su calendario.

• Marca el tono desde el principio, así tu webinar parece serio y bien preparado.

Muchos profesionales del marketing esperan demasiado para empezar a promocionar, pero ¿esa primera invitación tempranera? Es tu base.

La estrategia de las 3 invitaciones: lo que hacen los mejores organizadores de webinars

Los datos muestran que la mayoría de los usuarios de WebinarGeek con mejores resultados no envían una, sino tres invitaciones:

1. 3 semanas antes (tu primer punto de contacto)

2. 1,5 semanas antes (mantiene el impulso)

3. 3 días antes (crea urgencia)

¿Por qué funciona tan bien?

La gente necesita recordatorios. Tu audiencia está ocupada. Ese empujoncito intermedio, a 1,5 semanas, mantiene tu webinar en su radar, y el de última hora les recuerda que se comprometan.

Extra: con WebinarGeek, automatizar este flujo de correos es muy fácil. Configúralo una vez y deja que funcione en segundo plano.

¿Y las invitaciones el mismo día? Te sorprenderá.

Aquí va algo inesperado: el 36 % de los asistentes a webinars se registra el mismo día del evento. Más de un tercio espera hasta el último momento.

¿Qué significa esto para ti?
Si envías una invitación adicional el mismo día del webinar, podrías aumentar tus registros hasta en un 50 %.

Piénsalo así:

• Mucha gente espera a ver cómo se le queda la agenda.

• ¿Que se cancela su reunión de las 14:00? De repente, tu webinar encaja.

Así que, aunque pienses que es “demasiado tarde”, en realidad no lo es. De hecho, esa invitación del mismo día podría ser la más eficaz de todas.

Dos correos de recordatorio = más asistencia

Ya has hecho lo más difícil: has conseguido que la gente se registre. Pero ¿se conectarán de verdad?

Aquí es donde entran en juego los correos de recordatorio.

Echa un vistazo a este gráfico basado en los datos de WebinarGeek:

Muestra claramente cómo aumenta la tasa de asistencia cuando envías dos recordatorios:

• El 42 % asiste si envías un recordatorio con más de 24 horas de antelación

• El 46 %, si lo envías entre 24 horas y 1 hora antes

• El 39 %, si solo se lo recuerdas una hora antes del webinar

¿La combinación ideal? Un recordatorio 3 días antes y otro el mismo día. Este sencillo paso puede marcar la diferencia entre una sala medio vacía y un lleno total.

Todo junto: tu estrategia ganadora de invitaciones a webinars

Este es tu plan paso a paso con WebinarGeek:

3 semanas antes

Envía la primera invitación. Hazla atractiva. Destaca el tema, el valor y el resultado. Explica a la gente por qué este webinar merece su tiempo.

1,5 semanas antes

Envía tu segunda invitación. Refuerza los beneficios y suelta un adelanto: quizá los ponentes que participan o una idea exclusiva que vas a tratar.

3 días antes

Llega la tercera invitación. Esta debe crear urgencia. Recuérdales que todavía están a tiempo de apuntarse.

El día del evento

Es tu última llamada. Hazles saber que todavía pueden unirse en directo. No hace falta que sea largo: basta con un recordatorio contundente con una CTA clara.

Recordatorios para las personas registradas

Envía dos recordatorios:

• 3 días antes

• La mañana del webinar

Automatiza ambos en WebinarGeek y listo.

Por qué es importante (y por qué funciona)

Esta estrategia de invitaciones no consiste solo en enviar correos sin parar. Se trata de llegar a tu audiencia allí donde está:

• Algunos planifican con antelación.

• Otros deciden a última hora.

• Otros se olvidan si no les das un empujoncito.

WebinarGeek te pone fácil configurarlo y medir tus resultados. Con estadísticas inteligentes, correos automatizados y datos sobre los registros, sabrás exactamente qué funciona y qué optimizar la próxima vez.

Conclusión: no subestimes el momento de envío

Una sola invitación no basta. Tu audiencia necesita una comunicación clara y en el momento oportuno. ¿Y sabes qué? Cada invitación y cada recordatorio aumentan tus posibilidades de llenar esa sala virtual.

Así que, si estás planificando tu próximo webinar, ya sabes exactamente qué hacer y cuándo hacerlo.