3.000+ deelnemers per jaar via HubSpot-gestuurde webinars

Seyfor is een van de toonaangevende aanbieders van ERP- en boekhoudsoftware en helpt bedrijven bij het beheren van financiële processen, operationele werkzaamheden en digitalisering. Naast hun kernproducten lanceerden ze ook PoslovniUM, een apart educatiemerk dat klanten helpt meer waarde uit hun software te halen via gestructureerde trainingen.

Webinars spelen een centrale rol in hun strategie, omdat ze deze inzetten voor twee duidelijke doelen: klanteducatie en inbound marketing. Dat varieert van gestructureerde trainingssessies, van gerichte productuitleg van 30 minuten tot deep dives van meerdere uren in boekhoudkundige workflows, tot promotionele webinars om nieuwe oplossingen te introduceren en interesse te wekken.

Als je beide soorten webinars organiseert voor meerdere merken, doelgroepen en markten, heb je een setup nodig die flexibel, schaalbaar en consistent is. Vóór de overstap naar WebinarGeek was dat simpelweg niet het geval.

Afstappen van verouderde webinarsoftware

Seyfor werkte voorheen met een legacy desktoptool voor webinars, en de frictie was niet af en toe merkbaar, maar eigenlijk constant aanwezig.

Elke deelnemer moest software downloaden en opnieuw installeren voordat ze konden deelnemen. In de praktijk betekende dit dat supportteams voor elk webinar te maken kregen met een stroom aan problemen. Deelnemers liepen vast op compatibiliteit met besturingssystemen, mislukte installaties en verbindingsproblemen, waardoor iets simpels als deelnemen onnodig ingewikkeld werd.

Daarnaast was de toegangscontrole beperkt. Webinarlinks konden makkelijk gedeeld worden, waardoor ongeautoriseerde toegang een terugkerend probleem was.

Ook op het gebied van branding schoot het platform tekort. Toen Seyfor PoslovniUM lanceerde, werd dat een echte beperking. Ze wilden dat de webinarervaring aansloot op hun eigen product en merk, niet op een generieke interface van een externe partij.

Hun eisen waren duidelijk: een soepele ervaring voor deelnemers, een eenvoudige setup, betrouwbare toegangscontrole, sterke statistieken en volledige white-label branding.

Een flexibele webinar setup voor meerdere merken

Vandaag de dag organiseert Seyfor webinars voor meerdere merken en in drie talen: Sloveens, Kroatisch en Servisch.

Hun webinarprogramma bestaat uit betaalde trainingssessies en open promotionele webinars. Ze organiseren meer dan 70 betaalde webinars per jaar, goed voor ongeveer 3.000 registraties per jaar, terwijl promotionele webinars kunnen oplopen tot meer dan 1.000 aanmeldingen per sessie. Voor een nichemarkt als ERP en boekhoudsoftware zijn dat sterke resultaten.

“WebinarGeek viel op door het gebruiksgemak en de flexibiliteit in branding."— Vid Papež, Head Education bij Seyfor

Deze mix van formats, doelgroepen en talen vraagt om een platform dat zich aanpast zonder extra complexiteit toe te voegen. Juist die flexibiliteit stelt Seyfor in staat om een webinaromgeving te creëren die voelt als een natuurlijk verlengstuk van hun eigen producten en merken, in plaats van een externe tool.

Webinarregistratie automatiseren met HubSpot

Hoewel WebinarGeek de webinarervaring zelf faciliteert, speelt HubSpot een centrale rol in hoe Seyfor registraties en communicatie beheert. De integratie tussen HubSpot en WebinarGeek was binnen enkele minuten opgezet. Na het koppelen van beide systemen begon data direct te synchroniseren, waardoor ze vrijwel direct konden stoppen met handmatige processen.

Wat vooral belangrijk was, was de directe synchronisatie tussen HubSpot-formulieren en webinarregistraties. Zodra iemand een formulier invult, wordt diegene automatisch ingeschreven voor het juiste webinar, zonder handmatige exports, CSV-bestanden of dubbele systemen.

“Iedereen die een registratieformulier invult, wordt automatisch ingeschreven voor het juiste webinar. Het werkt gewoon."

Alle bevestigingsmails, reminders en follow-ups worden beheerd via HubSpot. Waar eerder één generieke autoresponder werd gebruikt, heeft nu elke sessie zijn eigen communicatiestroom.

Omdat elk HubSpot-formulier gekoppeld is aan een specifiek webinar, kunnen ze e-mails volledig aanpassen per sessie, inclusief design, boodschap en timing. Dit geldt voor merken, webinar types en talen, wat essentieel is wanneer je betaalde en gratis webinars tegelijk organiseert.

70+ webinars per jaar zonder handmatig werk

Op de schaal waarop Seyfor werkt, is automatisering geen nice-to-have. Het maakt de hele opzet duurzaam en beheersbaar.

Hun meest gebruikte functie is de HubSpot-automatisering, waarbij elke registratie een gepersonaliseerde bevestigings- en herinneringsreeks activeert. Deze flows kunnen per merk, per webinartype en per taal worden ingesteld, waardoor het team volledige controle houdt zonder dat de handmatige werkdruk toeneemt.

70+ webinars per jaar beheren, naast grote promotionele sessies, zou zonder dit niveau van automatisering lastig vol te houden zijn.

Meer focus op content

De grootste impact van de overstap zit in de operatie. De voorbereidingstijd daalde flink, omdat wat vroeger een handmatig en foutgevoelig proces was van registraties exporteren en importeren in een e-mailtool, nu volledig geautomatiseerd verloopt. Daardoor komt er meer tijd vrij voor contentcreatie en presentatie, en minder voor administratie.

Voor presentatoren was de verandering net zo belangrijk. Een webinar hosten vraagt niet langer om installaties of workarounds, en sessies kunnen zonder gedoe vanaf ieder apparaat en vanaf elke locatie worden gevolgd.

Tegelijkertijd kreeg Seyfor meer flexibiliteit in hoe ze met deelnemers communiceren. Meerdere merken beheren, in meerdere talen, met zowel betaalde als gratis webinarprogramma’s, brengt een complexiteit met zich mee die normaal gesproken juist meer werk oplevert. Door WebinarGeek te combineren met HubSpot kunnen ze die complexiteit opvangen met gestructureerde, geautomatiseerde communicatiestromen, waardoor alles behapbaar blijft. Elk webinar heeft zijn eigen branded ervaring, zonder extra operationele belasting.

“De deelnemerservaring is beter, de setup is efficiënter en we besteden minder tijd aan administratie.”

Hoe je webinars en HubSpot slim aanpakt

Het advies van Seyfor is om te beginnen met een simpele, maar vaak vergeten stap: wees helder over waarom je webinars organiseert.

Dat doel moet de basis vormen voor alles wat daarna komt. Het beïnvloedt welk platform je kiest, hoe je sessies opbouwt en hoe je succes meet. Webinars voor klanteducatie vragen bijvoorbeeld om een heel andere aanpak dan promotionele webinars. Wie die twee hetzelfde behandelt, loopt later vaak alsnog tegen frictie aan.

Ze benadrukken ook hoe belangrijk de volledige ervaring voor deelnemers is. Hoe iemand zich inschrijft, wat er in de inbox binnenkomt en hoe iemand de sessie binnenkomt, bepaalt allemaal mee hoe je merk wordt ervaren. Kleine details in iedere stap kunnen vertrouwen versterken of juist onnodige verwarring veroorzaken.

Een andere belangrijke les is dat je eerst je proces goed moet uitdenken voordat je het automatiseert. Als je de volledige flow in kaart brengt, inclusief registratie, e-mails en follow-up, wordt het veel makkelijker om automatisering op te zetten die je doelen echt ondersteunt in plaats van extra complexiteit toe te voegen.

“De mogelijkheid om webinarregistratie als onderdeel van je marketing automation te behandelen, verandert hoe efficiënt je op schaal kunt werken.”

Voor teams die al met HubSpot werken, kan de integratie met een webinarplatform een groot verschil maken. Webinarregistratie is dan geen los, handmatig proces meer, maar wordt onderdeel van je bestaande marketingautomation. Dat maakt je operatie eenvoudiger en opschalen een stuk makkelijker.

Wil je jouw webinars automatiseren met HubSpot?

Met WebinarGeek organiseer je professionele webinars voor meerdere merken, talen en formats. Met de HubSpot-integratie automatiseer je registratie, communicatie en follow-up, allemaal vanuit één verbonden systeem.