Más de 3.000 asistentes al año gracias a webinars conectados con HubSpot

Desde formaciones de producto hasta sesiones promocionales, Seyfor organiza webinars para distintas marcas y en varios idiomas. Con WebinarGeek y HubSpot trabajando juntos, han simplificado la gestión de registros y comunicaciones.

Seyfor es uno de los principales proveedores de software ERP y contabilidad. Ayuda a las empresas a gestionar sus procesos financieros, sus operaciones y su digitalización. Además de sus productos principales, lanzó PoslovniUM y una marca educativa específica para ayudar a sus clientes a sacar más partido a su software mediante aprendizaje estructurado.

Los webinars tienen un papel clave en su estrategia, ya que los utilizan para formación de clientes y marketing inbound. Esto incluye desde sesiones formativas estructuradas, como walkthroughs de producto de 30 minutos o sesiones más profundas sobre flujos de trabajo contables, hasta webinars promocionales para presentar nuevas soluciones y generar interés.

Gestionar ambos tipos de webinars en varias marcas, para distintas audiencias y mercados, requiere una configuración flexible, escalable y coherente. Antes de cambiar a WebinarGeek, simplemente no era así.

Dejando atrás un software de webinars heredado

Antes de WebinarGeek, Seyfor dependía de una herramienta de webinars antigua basada en software de escritorio. Y los problemas no aparecían de vez en cuando: eran constantes.

Cada asistente tenía que descargar e instalar de nuevo un programa antes de entrar en una sesión. En la práctica, eso significaba que los equipos de soporte tenían que resolver una cadena continua de incidencias antes de cada webinar. Los participantes se encontraban con problemas de compatibilidad del sistema operativo, errores de instalación y fallos de conexión, haciendo que incluso entrar en una sesión resultara innecesariamente complicado.

Al mismo tiempo, el control de acceso era limitado. Los enlaces de los webinars podían compartirse o circular fácilmente, lo que hacía que el acceso no autorizado fuera un problema recurrente.

La plataforma tampoco ofrecía suficiente flexibilidad de marca. Cuando Seyfor lanzó Poslovni.M, esto se convirtió en una limitación real, porque necesitaban que la experiencia del webinar reflejara su propio producto y su propia marca, no la interfaz genérica de un tercero.

Sus requisitos estaban claros: una experiencia fluida para los asistentes, una configuración sencilla, control de acceso fiable, analíticas sólidas y branding completamente white-label.

Una configuración flexible para varias marcas

Hoy en día, Seyfor organiza webinars para varias marcas y en tres idiomas: esloveno, croata y serbio.

Su programa combina formaciones de pago y webinars promocionales abiertos. Organizan más de 70 webinars de pago al año, con alrededor de 3.000 participantes registrados anualmente, mientras que sus webinars promocionales pueden superar las 1.000 inscripciones por sesión. Para un sector de nicho como el software ERP y de contabilidad, son cifras muy sólidas.

:WebinarGeek destacó por su facilidad de uso y su flexibilidad de branding."Vid Papež, Head of Education en Seyfor

Esta combinación de formatos, audiencias e idiomas requiere una plataforma capaz de adaptarse sin añadir complejidad operativa ni crear una experiencia fragmentada entre equipos.

Esa flexibilidad permite a Seyfor crear un entorno de webinar que se siente como una extensión natural de sus propios productos y marcas, en lugar de una herramienta externa añadida por encima.

Automatizar el registro de webinars con HubSpot

Mientras WebinarGeek se encarga de la experiencia del webinar en sí, HubSpot juega un papel central en cómo Seyfor gestiona el registro y la comunicación. La integración entre HubSpot y WebinarGeek se configuró en cuestión de minutos. Después de conectar ambos sistemas, los datos empezaron a sincronizarse de inmediato, lo que les permitió dejar atrás los procesos manuales casi de un día para otro.

Lo más importante para ellos al principio fue la sincronización directa entre los formularios de HubSpot y los registros de webinars. Cuando alguien rellena un formulario en su web, queda registrado automáticamente en la sesión de webinar correcta, sin exportaciones manuales, sin archivos CSV y sin sistemas duplicados.

«Cualquier persona que rellena un formulario de registro queda inscrita automáticamente en el webinar correcto. Simplemente funciona».

Todos los correos de confirmación, los recordatorios y la comunicación posterior se gestionan desde HubSpot. Antes, Seyfor dependía de un único autorrespondedor genérico para todos sus webinars, pero ahora cada sesión tiene su propio flujo de comunicación.

Como cada formulario de HubSpot está vinculado a un webinar concreto, pueden personalizar por completo los emails de cada sesión, incluido el diseño, el mensaje y el momento de envío. Esto se aplica a todas las marcas, tipos de webinar e idiomas, algo especialmente importante cuando se gestionan al mismo tiempo webinars gratuitos y de pago, cada uno con expectativas diferentes.

Gestionar más de 70 webinars al año sin trabajo manual

A la escala de Seyfor, la automatización no es un extra. Es lo que hace que todo el sistema sea sostenible.

La funcionalidad que más utilizan es la capa de automatización de HubSpot, donde cada registro activa una secuencia personalizada de confirmación y recordatorios. Estos flujos pueden configurarse por marca, por tipo de webinar y por idioma, lo que da al equipo control total sin aumentar la carga manual.

Gestionar más de 70 webinars al año junto con grandes sesiones promocionales sería difícil de mantener sin este nivel de automatización.

Más foco en el contenido

El mayor impacto del cambio ha sido operativo. El tiempo de preparación se redujo de forma importante, ya que lo que antes era un proceso manual y propenso a errores, exportando registros e importándolos después a una herramienta de email, ahora está totalmente automatizado. Ese cambio libera tiempo para crear y presentar contenido, en lugar de dedicarlo a tareas administrativas.

Para los ponentes, el cambio también ha sido importante. Organizar un webinar ya no requiere instalaciones ni soluciones improvisadas, y las sesiones pueden unirse desde cualquier dispositivo, desde cualquier lugar y sin fricción.

Al mismo tiempo, Seyfor ganó más flexibilidad en la forma de comunicarse con sus asistentes. Gestionar varias marcas, varios idiomas y programas de webinars tanto de pago como gratuitos genera una complejidad que normalmente aumentaría la carga de trabajo. Al combinar WebinarGeek con HubSpot, pueden responder a esa complejidad con flujos de comunicación estructurados y automatizados, manteniendo todo bajo control. Cada webinar tiene su propia experiencia de marca, sin añadir carga operativa extra.

"La experiencia del asistente es mejor, la configuración es más eficiente y dedicamos menos tiempo a tareas administrativas."

Cómo enfocar los webinars y la integración con HubSpot

El consejo de Seyfor es empezar por un paso simple, pero muchas veces olvidado: tener claro por qué estás organizando webinars.

Ese objetivo debería marcar todo lo que viene después, desde la plataforma que eliges hasta el formato de las sesiones y la forma de medir el éxito. Los webinars de formación para clientes, por ejemplo, requieren una configuración muy distinta a la de los webinars promocionales, e intentar tratarlos igual suele generar fricciones más adelante.

También insisten en la importancia de la experiencia completa del asistente. Cómo se registra una persona, qué recibe en su bandeja de entrada y cómo accede a la sesión influye en la percepción de la marca. Los pequeños detalles en cada paso pueden reforzar la confianza o generar una confusión innecesaria.

Otra conclusión importante es pensar bien el proceso antes de automatizarlo. Mapear todo el flujo, incluido el registro, los correos y el seguimiento, hace mucho más fácil construir una automatización que realmente apoye tus objetivos, en lugar de añadir complejidad.

"La posibilidad de tratar el registro a webinars como parte de tu automatización de marketing cambia por completo la eficiencia con la que puedes operar a escala."

Para los equipos que ya usan HubSpot, la integración con una plataforma de webinars puede marcar una gran diferencia. En lugar de tratar el registro como un proceso separado y manual, pasa a formar parte de tu automatización de marketing actual, lo que simplifica las operaciones y hace más fácil escalar.

¿Quieres automatizar tus webinars con HubSpot?

Con WebinarGeek, puedes organizar webinars profesionales para distintas marcas, idiomas y formatos. Con la integración con HubSpot, puedes automatizar el registro, la comunicación y el seguimiento desde un único sistema conectado.