3.000+ Teilnehmende pro Jahr mit HubSpot-gestützten Webinaren

Seyfor zählt zu den führenden Anbietern für ERP- und Buchhaltungssoftware und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Finanzprozesse, Abläufe und Digitalisierung besser zu steuern. Neben den Kernprodukten hat Seyfor auch PoslovniUM aufgebaut: eine eigene Bildungsmarke, mit der Kundinnen und Kunden durch strukturierte Lernangebote mehr aus der Software herausholen können.

Webinare spielen dabei eine zentrale Rolle. Seyfor setzt sie für zwei unterschiedliche Ziele ein: zur Kundenschulung und fürs Inbound-Marketing. Dazu gehören strukturierte Trainings, von kompakten 30-minütigen Produktdurchgängen bis hin zu mehrstündigen Deep Dives in Buchhaltungsprozesse. Gleichzeitig nutzen sie Webinare auch, um neue Lösungen vorzustellen und Interesse zu wecken.

Wenn du beide Webinarformate über mehrere Marken, Zielgruppen und Märkte hinweg organisierst, brauchst du ein Setup, das flexibel, skalierbar und konsistent ist. Vor dem Wechsel zu WebinarGeek war genau das nicht gegeben.

Wechsel von veralteter Webinar-Software

Vor WebinarGeek arbeitete Seyfor mit einem älteren, desktopbasierten Webinar-Tool. Die Hürden waren dabei nicht nur gelegentlich spürbar, sondern gehörten fast zum Alltag.

Teilnehmende mussten vor jeder Session erst Software herunterladen und neu installieren. In der Praxis bedeutete das, dass die Support-Teams vor jedem Webinar mit einer ganzen Reihe von Problemen beschäftigt waren. Betriebssysteme waren nicht kompatibel, Installationen schlugen fehl, Verbindungen brachen ab. Schon der Einstieg in ein Webinar war dadurch unnötig kompliziert.

Gleichzeitig waren die Möglichkeiten zur Zugriffskontrolle begrenzt. Webinar-Links konnten leicht weitergeleitet oder geteilt werden, wodurch unbefugte Zugriffe immer wieder zum Thema wurden.

Auch bei der Markenanpassung war die Plattform zu unflexibel. Als Seyfor PoslovniUM ins Leben rief, wurde das zu einem echten Problem. Denn das Webinar-Erlebnis sollte zur eigenen Marke und zum eigenen Produkt passen und nicht wie eine generische Drittanbieter-Lösung wirken.

Die Anforderungen waren klar: ein reibungsloses Teilnehmererlebnis, ein einfaches Setup, verlässliche Zugriffskontrolle, aussagekräftige Analysen und vollständiges White-Label-Branding.

Ein flexibles Webinar-Setup für mehrere Marken

Heute veranstaltet Seyfor Webinare für mehrere Marken und in drei Sprachen: Slowenisch, Kroatisch und Serbisch.

Das Webinar-Programm kombiniert bezahlte Schulungen mit offenen Promo-Webinaren. Pro Jahr führt das Team mehr als 70 bezahlte Webinare durch und erreicht damit rund 3.000 registrierte Teilnehmende. Die Promo-Webinare kommen pro Session zum Teil auf mehr als 1.000 Anmeldungen. Für eine Nische wie ERP- und Buchhaltungssoftware ist das ein starkes Ergebnis.

“WebinarGeek hat uns vor allem durch die einfache Nutzung und die flexible Gestaltung im Branding überzeugt.”— Vid Papež, Head of Education bei Seyfor

Diese Mischung aus Formaten, Zielgruppen und Sprachen braucht eine Plattform, die sich anpassen lässt, ohne im Hintergrund für mehr Aufwand oder Fragmentierung im Team zu sorgen.

Genau diese Flexibilität ermöglicht es Seyfor, eine Webinar-Umgebung zu schaffen, die sich wie ein natürlicher Teil der eigenen Produkte und Marken anfühlt und nicht wie ein externes Tool, das einfach oben draufgesetzt wurde.

Webinar-Anmeldungen mit HubSpot automatisieren

Während WebinarGeek das eigentliche Webinar-Erlebnis abbildet, spielt HubSpot eine zentrale Rolle bei Anmeldung und Kommunikation. Die Integration zwischen HubSpot und WebinarGeek war in wenigen Minuten eingerichtet. Nachdem beide Systeme verbunden waren, wurden die Daten sofort synchronisiert. So konnte Seyfor fast über Nacht von manuellen Prozessen wegkommen.

Besonders wichtig war im Setup die direkte Synchronisierung zwischen HubSpot-Formularen und Webinar-Anmeldungen. Wenn jemand ein Formular auf der Website ausfüllt, wird die Person automatisch für die richtige Webinar-Session registriert. Ganz ohne manuelle Exporte, CSV-Dateien oder doppelte Systeme.

„Wer ein Anmeldeformular ausfüllt, wird automatisch dem richtigen Webinar zugeordnet. Es funktioniert einfach.“

Alle Bestätigungen, Erinnerungen und Follow-up-Mails laufen über HubSpot. Früher nutzte Seyfor einen einzigen generischen Autoresponder für alle Webinare. Heute hat jede Session ihren eigenen Kommunikationsablauf.

Weil jedes HubSpot-Formular direkt mit einem bestimmten Webinar verknüpft ist, lassen sich E-Mails pro Session vollständig individuell gestalten – vom Design über die Botschaft bis hin zum Timing. Das funktioniert markenübergreifend, für unterschiedliche Webinarformate und in mehreren Sprachen. Gerade wenn gleichzeitig bezahlte und kostenlose Webinare laufen, ist das besonders wichtig, weil die Erwartungen jeweils unterschiedlich sind.

70+ Webinare pro Jahr ohne manuellen Aufwand

In Seyfors Größenordnung ist Automatisierung kein nettes Extra. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass das ganze Setup langfristig funktioniert.

Am häufigsten nutzt das Team die Automatisierungen rund um HubSpot. Jede Anmeldung löst automatisch eine personalisierte Bestätigungs- und Erinnerungsstrecke aus. Diese Abläufe lassen sich pro Marke, pro Webinarformat und pro Sprache konfigurieren. So behält das Team die volle Kontrolle, ohne dass der manuelle Aufwand steigt.

Mehr als 70 Webinare pro Jahr plus große Promo-Sessions wären ohne dieses Maß an Automatisierung nur schwer effizient umzusetzen.

Mehr Zeit für Inhalte

Der größte Effekt des Wechsels zeigt sich im operativen Alltag. Der Einrichtungsaufwand ist deutlich gesunken. Was früher ein manueller und fehleranfälliger Prozess war – Anmeldungen exportieren und in ein E-Mail-Tool importieren – läuft heute vollständig automatisiert. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Erstellung und Durchführung von Inhalten statt für Administration.

Auch für Präsentierende war die Umstellung ein großer Fortschritt. Ein Webinar zu hosten erfordert keine Installationen oder Umwege mehr. Sessions lassen sich von jedem Gerät und von jedem Ort aus ohne Reibung starten und durchführen.

Gleichzeitig hat Seyfor deutlich mehr Flexibilität in der Kommunikation mit Teilnehmenden gewonnen. Mehrere Marken, mehrere Sprachen sowie bezahlte und kostenlose Webinar-Programme sorgen normalerweise für eine Komplexität, die den Aufwand schnell steigen lässt. Durch die Kombination aus WebinarGeek und HubSpot kann das Team diese Komplexität mit klaren, automatisierten Kommunikationsabläufen auffangen und alles gut handhabbar halten. Jedes Webinar bekommt sein eigenes Markenerlebnis, ohne zusätzlichen operativen Ballast.

„Das Erlebnis für Teilnehmende ist besser, das Setup ist effizienter, und wir verbringen weniger Zeit mit Administration.“

So gehst du Webinare und die HubSpot-Integration am besten an

Seyfors Empfehlung beginnt mit einem einfachen, aber oft übersehenen Schritt: Mach dir zuerst klar, warum du überhaupt Webinare veranstaltest.

Dieses Ziel sollte alles bestimmen, was danach kommt – von der Wahl der Plattform über das Format deiner Sessions bis hin dazu, wie du Erfolg misst. Kundenschulungen brauchen zum Beispiel ein ganz anderes Setup als Promo-Webinare. Wenn du versuchst, beides gleich zu behandeln, führt das später oft zu unnötiger Reibung.

Außerdem betont Seyfor, wie wichtig das gesamte Teilnehmererlebnis ist. Wie sich jemand anmeldet, welche E-Mails im Postfach landen und wie der Einstieg ins Webinar funktioniert – all das beeinflusst, wie deine Marke wahrgenommen wird. Kleine Details in jeder Phase können Vertrauen stärken oder unnötige Verwirrung schaffen.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Denk deinen Prozess erst sauber durch, bevor du ihn automatisierst. Wenn du den kompletten Ablauf von Anmeldung über E-Mails bis zum Follow-up einmal klar abgebildet hast, kannst du Automatisierungen aufsetzen, die deine Ziele wirklich unterstützen, statt neue Komplexität zu schaffen.

„Wenn du Webinar-Anmeldungen als Teil deiner Marketing-Automatisierung betrachtest, verändert das, wie effizient du in größerem Maßstab arbeiten kannst.“

Für Teams, die bereits mit HubSpot arbeiten, kann die Integration mit einer Webinar-Plattform einen großen Unterschied machen. Statt Webinar-Anmeldungen als separaten, manuellen Prozess zu behandeln, werden sie Teil deiner bestehenden Marketing-Automatisierung. Das vereinfacht Abläufe und macht Wachstum deutlich leichter.

Du willst deine Webinare mit HubSpot automatisieren?

Mit WebinarGeek kannst du professionelle Webinare über verschiedene Marken, Sprachen und Formate hinweg veranstalten. Mit der HubSpot-Integration automatisierst du Anmeldung, Kommunikation und Follow-up in einem verbundenen System.