Plus de 3 000 participants par an grâce à des webinars connectés à HubSpot

Des formations produit aux sessions promotionnelles, Seyfor organise des webinars pour différentes marques et dans plusieurs langues. Avec WebinarGeek et HubSpot qui fonctionnent ensemble, ils ont simplifié la gestion des inscriptions et de la communication.

Seyfor est l’un des principaux fournisseurs de logiciels ERP et de comptabilité. L’entreprise aide les organisations à gérer leurs processus financiers, leurs opérations et leur digitalisation. En plus de ses produits principaux, elle a lancé PoslovniUM ainsi qu’une marque dédiée à la formation, avec un objectif clair : aider les clients à tirer davantage de valeur de leurs logiciels grâce à un apprentissage structuré.

Les webinars jouent un rôle central dans leur stratégie, car ils les utilisent pour la formation client et le marketing entrant. Cela va de sessions de formation structurées, comme des présentations produit ciblées de 30 minutes ou des sessions approfondies de plusieurs heures sur des workflows comptables, à des webinars promotionnels pour présenter de nouvelles solutions et susciter de l’intérêt.

Gérer ces deux types de webinars sur plusieurs marques, pour différents publics et marchés, demande une configuration souple, évolutive et cohérente. Avant de passer à WebinarGeek, ce n’était tout simplement pas le cas.

En finir avec un ancien logiciel de webinar

Avant WebinarGeek, Seyfor utilisait un ancien outil de webinar basé sur un logiciel à installer sur ordinateur. Et les frictions n’étaient pas occasionnelles : elles étaient permanentes.

Chaque participant devait télécharger puis réinstaller un logiciel avant de rejoindre une session. En pratique, cela signifiait qu’avant chaque webinar, les équipes support géraient un flux continu de problèmes. Les participants se heurtaient à des soucis de compatibilité avec leur système d’exploitation, à des échecs d’installation et à des problèmes de connexion, rendant même l’accès à une session inutilement compliqué.

En parallèle, le contrôle d’accès était limité. Les liens de webinar pouvaient facilement être partagés ou transférés, ce qui entraînait régulièrement des accès non autorisés.

La plateforme manquait aussi de flexibilité en matière de branding. Lorsque Seyfor a lancé Poslovni.M, cela est devenu une vraie limite, car ils avaient besoin d’une expérience webinar qui reflète leur propre produit et leur propre marque, pas une interface générique d’un outil tiers.

Leurs attentes étaient claires : une expérience fluide pour les participants, une mise en place simple, un contrôle d’accès fiable, de bonnes statistiques et un branding 100 % white-label.

Une configuration webinar flexible pour plusieurs marques

Aujourd’hui, Seyfor organise des webinars pour plusieurs marques et en trois langues : slovène, croate et serbe.

Leur programme combine des formations payantes et des webinars promotionnels ouverts. Ils organisent plus de 70 webinars payants par an, avec environ 3 000 participants inscrits chaque année, tandis que leurs webinars promotionnels peuvent dépasser les 1 000 inscriptions par session. Pour un secteur de niche comme les logiciels ERP et comptables, ce sont de très bons résultats.

"WebinarGeek s’est démarqué par sa simplicité d’utilisation et sa flexibilité en matière de branding."Vid Papež, Head of Education chez Seyfor

Ce mélange de formats, de publics et de langues demande une plateforme capable de s’adapter sans ajouter de complexité opérationnelle ni créer une expérience fragmentée entre les équipes.

Cette souplesse permet à Seyfor de créer un environnement webinar qui ressemble à une extension naturelle de ses propres produits et marques, plutôt qu’à un outil externe ajouté par-dessus.

Automatiser les inscriptions aux webinars avec HubSpot

Si WebinarGeek gère l’expérience webinar en elle-même, HubSpot joue un rôle central dans la façon dont Seyfor gère les inscriptions et la communication. L’intégration entre HubSpot et WebinarGeek a été mise en place en quelques minutes. Une fois les deux systèmes connectés, les données ont commencé à se synchroniser immédiatement, ce qui leur a permis de laisser les processus manuels derrière eux presque du jour au lendemain.

Ce qui comptait le plus pour eux au démarrage, c’était la synchronisation directe entre les formulaires HubSpot et les inscriptions aux webinars. Lorsqu’une personne remplit un formulaire sur leur site web, elle est automatiquement inscrite à la bonne session de webinar, sans export manuel, sans fichiers CSV à gérer et sans systèmes en doublon.

"Toute personne qui remplit un formulaire d’inscription est automatiquement ajoutée au bon webinar. Ça fonctionne, tout simplement."

Tous les emails de confirmation, les rappels et les communications de suivi sont gérés dans HubSpot. Avant, Seyfor utilisait un seul autorépondeur générique pour l’ensemble de ses webinars, mais aujourd’hui, chaque session dispose de son propre flux de communication.

Comme chaque formulaire HubSpot est lié à un webinar précis, ils peuvent personnaliser entièrement les emails par session, y compris le design, le message et le timing. Cela fonctionne sur toutes les marques, tous les types de webinars et toutes les langues, ce qui est particulièrement important lorsqu’on gère en parallèle des webinars gratuits et payants, avec des attentes différentes.

Organiser 70+ webinars par an sans travail manuel

À l’échelle de Seyfor, l’automatisation n’est pas un simple plus. C’est ce qui rend l’ensemble de l’organisation durable.

La fonctionnalité qu’ils utilisent le plus est la couche d’automatisation HubSpot, où chaque inscription déclenche une séquence personnalisée de confirmation et de rappel. Ces flux peuvent être configurés par marque, par type de webinar et par langue, ce qui donne à l’équipe un contrôle total sans augmenter la charge manuelle.

Gérer 70+ webinars par an tout en menant en parallèle de grandes sessions promotionnelles serait difficile à tenir sans ce niveau d’automatisation.

Plus de temps pour le contenu

Le plus grand impact du changement a été opérationnel. Le temps de mise en place a fortement diminué, car ce qui était auparavant un processus manuel et sensible aux erreurs, avec export des inscriptions puis import dans un outil email, est maintenant entièrement automatisé. Résultat : plus de temps pour créer et animer du contenu, et moins de temps passé sur l’administratif.

Pour les présentateurs aussi, le changement a compté. Organiser un webinar ne demande plus d’installation ni de solution de contournement, et les sessions peuvent être rejointes depuis n’importe quel appareil, où que l’on soit, sans friction.

En même temps, Seyfor a gagné en flexibilité dans sa façon de communiquer avec ses participants. Gérer plusieurs marques, plusieurs langues, ainsi que des programmes de webinars gratuits et payants, crée naturellement de la complexité qui entraînerait normalement une hausse de la charge manuelle. En combinant WebinarGeek avec HubSpot, ils peuvent répondre à cette complexité avec des flux de communication structurés et automatisés, tout en gardant l’ensemble facile à piloter. Chaque webinar bénéficie de sa propre expérience de marque, sans charge opérationnelle supplémentaire.

"L’expérience participant est meilleure, la mise en place est plus efficace et nous passons moins de temps sur l’administration."

Comment aborder les webinars et l’intégration HubSpot

Le conseil de Seyfor est de commencer par une étape simple, mais souvent négligée : être clair sur la raison pour laquelle vous organisez des webinars.

Cet objectif doit guider tout le reste, depuis la plateforme que vous choisissez jusqu’au format de vos sessions et à la manière dont vous mesurez le succès. Les webinars de formation client, par exemple, demandent une configuration très différente de celle des webinars promotionnels, et essayer de les traiter de la même manière crée souvent des frictions plus tard.

Ils insistent aussi sur l’importance de l’expérience participant dans son ensemble. La façon dont quelqu’un s’inscrit, ce qu’il reçoit dans sa boîte mail et la manière dont il rejoint la session jouent toutes un rôle dans la perception de votre marque. De petits détails à chaque étape peuvent soit renforcer la confiance, soit créer une confusion inutile.

Autre point important : réfléchissez à votre processus avant de l’automatiser. Cartographier tout le parcours, de l’inscription aux emails puis au suivi, permet de construire beaucoup plus facilement une automatisation qui soutient réellement vos objectifs au lieu d’ajouter de la complexité.

"Le fait d’intégrer l’inscription aux webinars dans votre automatisation marketing change complètement votre capacité à fonctionner efficacement à grande échelle."

Pour les équipes qui utilisent déjà HubSpot, l’intégration avec une plateforme de webinar peut faire une vraie différence. Au lieu de traiter l’inscription au webinar comme un processus séparé et manuel, elle devient une partie de votre automatisation marketing existante, ce qui simplifie les opérations et facilite le passage à l’échelle.

Vous voulez automatiser vos webinars avec HubSpot ?

Avec WebinarGeek, vous pouvez organiser des webinars professionnels pour différentes marques, langues et formats. Grâce à l’intégration HubSpot, vous pouvez automatiser les inscriptions, la communication et le suivi, le tout dans un seul système connecté.