Webinar-Checkliste: Was du vor, während und nach deinem Webinar tun solltest

Mit einer guten Checkliste wird die Organisation eines Webinars übersichtlicher. Von der ersten Idee bis zur Nachbereitung stehen in jeder Phase andere Entscheidungen und Aufgaben an. Für die meisten Webinare reichen drei bis vier Wochen Vorbereitungszeit aus.

Dabei kommt es auch auf das Timing deiner Kommunikation an. Laut dem WebinarGeek Benchmark Report 2027 erfolgen 65 % der Registrierungen in den letzten sieben Tagen vor einem Webinar. Eine Erinnerung eine Stunde vor Beginn erzielt die höchste Live-Teilnahmequote: 50,7 %.

Auch nach der Live-Veranstaltung bleibt dein Webinar wertvoll. Durchschnittlich sehen sich 11 % aller Angemeldeten die Aufzeichnung an, meist etwa vier Tage später. Nimm sie deshalb immer in deine Follow-up-E-Mail auf.

Warum brauchst du eine Webinar-Checkliste?

Wer Webinare veranstaltet, kennt diesen Moment: Der Termin steht, die Einladung ist halb geschrieben und plötzlich hat man das Gefühl, etwas vergessen zu haben. Ist die Registrierungsseite schon online? Hat jemand das Mikrofon getestet? Wer beantwortet die Fragen im Chat?

Eine gute Webinar-Checkliste nimmt dir diese Sorge. Sie teilt die Arbeit in übersichtliche Phasen auf und zeigt dir jederzeit den nächsten Schritt.

Eine Webinar-Checkliste enthält alles, was du für die Planung, Bewerbung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Webinars brauchst. So geht zwischen der ersten Idee und der Aufzeichnung nichts unter. Die Schritte sind für eine Kundenschulung, eine interne Mitarbeiterversammlung, eine Produktdemo oder eine Veranstaltung für Studierende weitgehend gleich.

Im Folgenden gehen wir die Phasen der Reihe nach durch, beginnend etwa einen Monat vor dem Webinar.

3 bis 4 Wochen vorher: Ziel, Zielgruppe und Vorgehen festlegen

Jeder Webinar-Plan beginnt mit einem klaren Ziel und einer genau definierten Zielgruppe. Thema, Format, Termin und Aufgabenverteilung ergeben sich aus diesen beiden Entscheidungen.

Diese erste Phase überspringt man besonders leicht, dabei bestimmt sie alles Weitere. Bevor du über Folien oder Werbung nachdenkst, kläre, wozu das Webinar dienen soll. Sollen die Teilnehmenden eine neue Fähigkeit erlernen, eine Veränderung im Unternehmen verstehen, ein Produkt in Aktion sehen oder Antworten auf ihre Fragen bekommen?

Entscheide dich für ein Hauptziel. Ein Webinar, das alles gleichzeitig leisten soll, macht am Ende meist nichts besonders gut.

Lerne deine Zielgruppe kennen

Was wissen deine Teilnehmenden bereits? Welche Probleme haben sie? Und warum sollten sie sich für diese Veranstaltung Zeit nehmen?

Je klarer dieses Bild ist, desto leichter findest du ein Thema und einen Titel, die die richtigen Menschen ansprechen. Unsere Leitfäden zum Definieren einer Zielgruppe und zum Finden eines überzeugenden Webinar-Themas sind ein guter Ausgangspunkt.

Wähle Format, Datum und Uhrzeit

Wenn Ziel und Zielgruppe feststehen, fallen die praktischen Entscheidungen leichter. Findet die Veranstaltung live statt, wird sie automatisiert ausgespielt oder ist sie auf Abruf verfügbar? Gibt es eine vortragende Person, eine Co-Präsentation oder eine Gesprächsrunde mit Gästen?

Wähle anschließend einen Termin und eine Uhrzeit, die zur Zielgruppe passen. Laut den WebinarGeek-Daten aus dem Jahr 2026 hatten Webinare mit Beginn um 15:00 Uhr die höchste Live-Teilnahmequote: 56,3 %. Danach folgte 11:00 Uhr mit 54,3 %. Bei einem Beginn um 20:00 Uhr sank sie auf 34,2 %.

Prüfe auch Feiertage, Branchenveranstaltungen und Zeitzonen.

Verteile die Rollen

Selbst ein kleines Webinar läuft reibungsloser, wenn sich die vortragende Person auf die Präsentation konzentrieren kann, während jemand anderes Chat, Fragen und Technik im Blick behält.

Diese Übersicht zu Rollen im Webinar-Team zeigt, wie du die Aufgaben vor, während und nach der Veranstaltung aufteilen kannst.

2 bis 3 Wochen vorher: Registrierung öffnen und Bewerbung starten

Die Webinar-Bewerbung beginnt mit einer Registrierungsseite und Einladungen per E-Mail, über soziale Medien und auf deiner Website. Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails gehören in denselben Schritt, damit alle Angemeldeten von Anfang an gut informiert sind.

Erstelle eine übersichtliche Registrierungsseite

Die Registrierungsseite ist das Erste, was Interessierte sehen. Halte sie deshalb übersichtlich mit:

• Einem klaren Titel.

• Ein paar Zeilen zu den wichtigsten Lerninhalten.

• Datum und Uhrzeit.

• Einem kurzen Registrierungsformular.

Jedes zusätzliche Formularfeld ist ein weiterer Grund abzubrechen. Frage deshalb nur nach dem, was du wirklich brauchst. Dieser Artikel zum Erstellen einer erfolgreichen Registrierungsseite geht näher darauf ein.

Richte Bestätigungen und Erinnerungen ein

Eine Bestätigung direkt nach der Anmeldung und eine Erinnerung etwa eine Stunde vor Beginn bilden eine gute Grundlage.

Laut den WebinarGeek-Daten aus dem Jahr 2026 erzielte eine einzelne Erinnerung eine Stunde vor Beginn die höchste Live-Teilnahmequote: 50,7 %, verglichen mit 39,8 % ohne Erinnerung. Auch eine Kalendereinladung hilft, der Veranstaltung einen festen Platz in einer vollen Woche zu sichern.

Erinnerungen sind mehr als reine Organisation. Sie rufen den ursprünglichen Grund für die Anmeldung ins Gedächtnis, und genau das hilft, das Interesse bis zum Termin aufrechtzuerhalten. Mehr zur zeitlichen Planung erfährst du im Artikel darüber, wann du Webinar-Einladungen versenden solltest.

Bewirb dein Webinar bis zum Veranstaltungstag

Schreibe bestehende Kontakte per E-Mail an, teile das Webinar auf den sozialen Kanälen, die deine Zielgruppe tatsächlich nutzt, füge der Website ein Banner hinzu und bitte Vortragende und Partner, es in ihren Netzwerken zu teilen.

Verteile die Einladungen über die Wochen vor dem Termin, statt nur eine große Ankündigung zu verschicken. Höre auch nicht zu früh auf. 65 % der Anmeldungen erfolgen in der letzten Woche, und etwa jede fünfte Person meldet sich in den letzten 24 Stunden an. Eine letzte Einladung am Veranstaltungstag lohnt sich also weiterhin.

Diese Werbestrategien liefern weitere Ideen.

Wenn Registrierungen in einem CRM oder einer E-Mail-Plattform landen sollen, richte die Integration jetzt ein und teste sie, solange noch Zeit bleibt, Probleme zu beheben.

1 Woche vorher: Inhalte fertigstellen und proben

Gute Webinar-Inhalte brauchen klare Folien, geplante Interaktion und eine Probe. Wenn du eine Woche vorher so weit bist, bleibt genug Zeit, um alles zu verbessern, was noch nicht funktioniert.

Sorge für Abwechslung

Verwende wenig Text auf den Folien, große Schrift und plane alle ein bis zwei Minuten eine visuelle Veränderung ein. Niemand möchte auf dieselbe überladene Folie schauen, während sie vorgelesen wird.

Die Dauer ist weniger entscheidend, als viele denken. Ein durchschnittliches Webinar dauert 72 Minuten, die Zuschauenden bleiben etwa 56 Minuten dabei und nur 7,3 % verlassen die Veranstaltung innerhalb der ersten fünf Minuten.

Abwechslung hält die Aufmerksamkeit aufrecht. Plane deshalb gelegentlich einen Wechsel ein, etwa eine Umfrage, eine zweite vortragende Person oder eine kurze Demo.

Erstelle einen Ablaufplan

Ein einfacher Ablaufplan hilft allen, den Überblick zu behalten. Halte fest, wann welcher Teil beginnt, wer wann spricht und an welchen Stellen Umfragen und Fragen vorgesehen sind.

Diese eine Seite hält am Veranstaltungstag alle auf demselben Stand, besonders wenn mehrere Personen präsentieren.

Plane Interaktion ein

Ein paar Umfragen, eine Quizfrage oder eine offene Diskussionsfrage geben den Zuschauenden einen Grund, live dabei zu sein, statt auf die Aufzeichnung zu warten. Außerdem verhindern sie, dass die Aufmerksamkeit auf halber Strecke nachlässt.

Anregungen findest du im Artikel darüber, wie du interaktive Veranstaltungen durchführst.

Prüfe die Barrierefreiheit

Auch Barrierefreiheit gehört auf die Liste. Untertitel, gut erkennbare Farbkontraste und eine kurze Beschreibung dessen, was auf dem Bildschirm zu sehen ist, machen ein Webinar für alle leichter verständlich.

In einigen Ländern wird sie auch gesetzlich vorgeschrieben, wie dieser Artikel zum deutschen Gesetz zur Barrierefreiheit bei Webinaren erläutert.

Schließe die Woche mit einer Probe ab, an der alle Beteiligten teilnehmen.

Am Vortag: Technik testen und eine Ersatzlösung vorbereiten

Teste am Tag vor dem Webinar Internetverbindung, Kamera, Mikrofon und Bildschirmfreigabe mit genau der Ausstattung, die du live verwenden wirst. Führe anschließend einen Probedurchlauf durch.

Die meisten Webinar-Pannen sind technischer Natur, und fast alle lassen sich schon einen Tag vorher erkennen. Entscheidend sind das tatsächlich verwendete Gerät und der Raum, nicht ein Ersatzlaptop zu Hause.

Die technischen Voraussetzungen für die Durchführung eines Webinars geben einen vollständigen Überblick darüber, was du brauchst.

Prüfe Beleuchtung und Kamerabild

Licht von vorn, eine Kamera auf Augenhöhe und ein ruhiger Hintergrund bewirken mehr als eine teure Kamera. Diese Kameratipps für Webinare helfen dir bei der Umsetzung.

Gehe die gesamte Veranstaltung durch

Probe mit allen Vortragenden und der Moderation, einschließlich der Übergaben zwischen den einzelnen Personen. Prüfe außerdem, ob die Erinnerungs-E-Mails mit den richtigen Links eingeplant sind.

Auch ein Plan B lohnt sich. Halte ein zweites Gerät, einen mobilen Hotspot und eine Kopie der Folien griffbereit.

1 Stunde vorher: Alles für den Livestart vorbereiten

Nutze die Stunde vor dem Livestart, um Ablenkungen zu beseitigen, und betrete das Studio 15 bis 30 Minuten früher. So bleibt Zeit für einen letzten Check ohne Hektik.

Schließe alle nicht benötigten Programme, deaktiviere Benachrichtigungen, stelle das Telefon stumm, schließe den Laptop ans Stromnetz an und nutze möglichst eine kabelgebundene Internetverbindung.

Öffne Folien, Umfragen und Ablaufplan, damit alles mit einem Klick erreichbar ist. Stelle außerdem ein Glas Wasser bereit.

Wenn das gesamte Team im Studio ist, prüft Ton und Kamera ein letztes Mal, geht den Plan noch einmal durch und atmet tief durch. Die Vorbereitung ist abgeschlossen.

Während des Webinars: Aus Zuschauenden aktive Teilnehmende machen

Die aktive Beteiligung beginnt in den ersten fünf Minuten. Frühe Interaktion, eine Moderation im Chat und ein klarer Abschluss machen aus Zuschauenden aktive Teilnehmende.

Beginne pünktlich und schaffe klare Erwartungen

Beginne pünktlich, auch wenn noch Personen hinzukommen. Wer rechtzeitig da war, wird es zu schätzen wissen.

Erkläre in den ersten Minuten, was die Zuschauenden lernen werden, wie lange die Veranstaltung dauert und wie sie Fragen stellen können. So wissen alle, was sie erwartet.

Beziehe dein Publikum von Anfang an ein

Eine kurze Umfrage zum Einstieg ist ein einfacher Anfang. Sie bringt die Menschen zum Klicken und gibt den Ton für den Rest der Veranstaltung vor.

Im Durchschnitt beteiligen sich 31 % der Zuschauenden über Umfragen, Quizfragen, Chat oder Fragen aktiv an einem Webinar. Es gibt also noch viel Potenzial.

Während die vortragende Person spricht, betreut die Moderation den Chat und sammelt Fragen. Als Richtwert eignen sich etwa 10 bis 15 Minuten am Ende für eine Fragerunde. Diesen Teil schätzen die Teilnehmenden häufig besonders.

Schließe mit einem klaren nächsten Schritt ab

Biete ein Material zum Herunterladen, eine Folgeveranstaltung zur Anmeldung oder einen Link an, über den man etwas ausprobieren kann.

Ein klarer Vorschlag funktioniert besser als drei konkurrierende Optionen.

Nach dem Webinar: Aufzeichnung versenden und Ergebnisse auswerten

Versende innerhalb von 24 Stunden nach dem Webinar eine Follow-up-E-Mail mit der Aufzeichnung. Werte anschließend die Daten zu Teilnahme und Interaktion aus, um die nächste Veranstaltung zu verbessern.

Nimm die Aufzeichnung in dein Follow-up auf

Auch nach dem Ende der Übertragung lässt sich noch viel aus dem Webinar herausholen. Die Follow-up-E-Mail sollte die Aufzeichnung, die Folien und den während der Veranstaltung genannten nächsten Schritt enthalten.

Wer live nicht dabei sein konnte, ist oft genauso interessiert wie die Anwesenden. 11 % aller Angemeldeten sehen sich die Aufzeichnung an, meist etwa vier Tage nach der Live-Veranstaltung.

Wenn du das Webinar auf Abruf anbietest, kann es noch über Wochen oder Monate Nutzen bringen. Das ist einer der wichtigsten Vorteile einer Webinar-Aufzeichnung.

Sieh dir die Zahlen an

Beantworte alle Fragen, die in der Fragerunde nicht mehr zum Zug kamen, und prüfe anschließend die Ergebnisse:

• Wie viele Angemeldete waren tatsächlich dabei?

• Wann haben Zuschauende die Veranstaltung verlassen?

• Wie viele haben sich an Umfragen und im Chat beteiligt?

Laut den WebinarGeek-Daten aus dem Jahr 2026 lag die Live-Teilnahmequote je nach Startzeit und Erinnerungen zwischen etwa 35 % und 56 % der Anmeldungen. Der Vergleich deiner eigenen Ergebnisse über einen längeren Zeitraum ist jedoch der hilfreichste Maßstab.

Für Webinare zur Vertriebsunterstützung zeigt dieser Leitfaden darüber, wie aus Webinar-Teilnehmenden konkrete Verkaufschancen werden, wie du diese Daten nutzen kannst.

Besprecht die Ergebnisse und verwendet Inhalte erneut

Besprecht zum Abschluss kurz im Team, was gut gelaufen ist und was ihr ändern möchtet.

Nutze die Inhalte anschließend erneut, etwa als Blogbeitrag, kurze Videoclips oder Newsletter-Beitrag.

Deine Webinar-Checkliste auf einen Blick

• 3 bis 4 Wochen vorher: Ziel und Zielgruppe festlegen sowie Thema, Format, Termin und Rollen bestimmen.

• 2 bis 3 Wochen vorher: Registrierungsseite veröffentlichen, Erinnerungen einrichten und mit der Bewerbung beginnen.

• 1 Woche vorher: Folien fertigstellen, Ablaufplan schreiben, Interaktion vorbereiten und proben.

• Am Vortag: gesamte Technik testen, Beleuchtung prüfen, Probedurchlauf durchführen und eine Ersatzlösung vorbereiten.

• 1 Stunde vorher: Ablenkungen beseitigen, alle Materialien öffnen und frühzeitig das Studio betreten.

• Danach: Aufzeichnung innerhalb von 24 Stunden versenden, Daten auswerten und im Team nachbesprechen.

Häufige Fragen zur Webinar-Vorbereitung

Wie viel Vorbereitungszeit braucht ein Webinar?

Für die meisten Webinare reichen drei bis vier Wochen aus. So bleibt genug Zeit, Ziel und Zielgruppe zu definieren, eine Registrierungsseite zu erstellen, die Veranstaltung mindestens zwei Wochen lang zu bewerben und zu proben. Für kleinere interne Veranstaltungen können ein bis zwei Wochen genügen.

Was solltest du vor einem Webinar testen?

Teste Internetverbindung, Kamera, Mikrofon, Bildschirmfreigabe sowie alle Folien, Videos und Umfragen auf demselben Gerät und am selben Ort wie am Veranstaltungstag. Wenn mehrere Personen präsentieren, teste auch die Übergaben.

Wie viele Erinnerungen solltest du versenden?

Eine gut getimte Erinnerung reicht oft aus. Laut den WebinarGeek-Daten aus dem Jahr 2026 erzielte eine einzelne Erinnerung eine Stunde vor Beginn die höchste Live-Teilnahmequote: 50,7 %, verglichen mit 39,8 % ohne Erinnerung.

Versende zusätzlich direkt nach der Registrierung eine Bestätigungs-E-Mail, damit alle von Anfang an die nötigen Informationen haben.

Was solltest du nach einem Webinar tun?

Versende innerhalb von 24 Stunden eine Follow-up-E-Mail mit der Aufzeichnung, den Folien und einem klaren nächsten Schritt. Werte anschließend die Daten zu Teilnahme und Interaktion aus, solange die Veranstaltung noch frisch im Gedächtnis ist. Halte fest, was du beim nächsten Mal verbessern möchtest.