Combien d'e-mails de rappel avant un webinaire ?

Quelqu'un a posé la question sur Reddit il y a quelque temps, dans l'un des subreddits consacrés au marketing B2B : combien d'e-mails de rappel envoyez-vous réellement avant un webinaire ? En soi, la question n'a rien de révolutionnaire. Les réponses, en revanche, étaient très intéressantes.

L'auteur du post a commencé avec un seul rappel : celui que sa plateforme envoyait automatiquement une heure avant le début. Résultat : environ 30 % de participation. En ajoutant deux rappels supplémentaires, ce taux est monté à 41 %. L'auteur a ensuite essayé une approche complètement différente : un e-mail riche en enseignements sept jours avant, un sondage trois jours avant, une courte étude de cas la veille de l'événement et un simple lien de connexion une heure avant le début. La participation a atteint 58 à 62 %.

Sa conclusion était simple : les gens n'oublient pas qu'ils se sont inscrits. Ils cessent simplement de s'y intéresser avant que l'événement ne commence vraiment, et aucun rappel n'y remédie.

Version courte, si vous ne voulez pas lire tout l'article : trois rappels, répartis autour de J-7 puis le matin même, feront bouger vos chiffres. Pour dépasser ce plafond, il faut changer le contenu des e-mails, pas leur nombre.

Alors, combien de rappels sont vraiment utiles ?

Le timing compte plus que la plupart des gens ne le pensent. Les propres chiffres de WebinarGeek sur la programmation des invitations le confirment :

• Plus de 24 heures avant : 42 % de participation.

• Dans les 24 heures, mais plus d'une heure avant : 46 % de participation, le meilleur créneau à lui seul.

• Seulement une heure avant : 39 % de participation.

Deux e-mails de rappel font mieux qu'un seul, et la combinaison la plus efficace est J-3 plus le matin même. C'est à peu près ce qui a fait passer l'auteur du post Reddit de 30 % à 41 %. Rien de mystérieux, juste des relances mieux calées dans le temps. Atteindre 58 à 62 % est un tout autre problème, que le timing seul ne résout pas.

Pourquoi les gens s'inscrivent-ils pour finalement ne pas venir ?

En général, ce n'est pas une question de mémoire. Deux semaines entre l'inscription et l'événement, c'est long : assez long pour que ce qui a poussé quelqu'un à cliquer sur « S'inscrire » se retrouve enfoui sous tout ce qui se dispute son attention. Un quatrième e-mail « N'oubliez pas ! » n'y changera rien. Ce qui peut fonctionner, en revanche, c'est de rappeler aux gens pourquoi ils se sont inscrits au départ.

Ce que contient une séquence de ce type

Environ quatre e-mails :

À J-7, envoyez un enseignement utile. Quelque chose qui vaut la peine d'être lu en soi, inscription ou pas. Cela remet le sujet sous les yeux des gens avant que leur boîte de réception ne soit de nouveau saturée.

À J-3, posez une vraie question. Un sondage, une question sincère, pas une enquête pour le principe. Répondre à une petite question pousse souvent à s'engager sur quelque chose de plus important.

Une courte étude de cas ou une preuve concrète fait mouche la veille, car c'est à peu près à ce moment-là que les gens commencent à se demander, sans le dire, si cela vaut vraiment leur après-midi.

Et une heure avant ? Juste le lien de connexion. Sobre, sans fioritures. C'est le seul moment de toute la séquence où un rappel sans originalité est exactement ce qu'il faut.

Rien de tout cela ne remplace les e-mails logistiques. Simplement, tous les e-mails de la séquence n'ont pas le même rôle.

Mettre cela en place dans WebinarGeek

La configuration n'a rien de compliqué. La programmation des e-mails planifie les quatre e-mails en fonction de la date de votre webinaire, avec un envoi calé sur l'inscription de chaque personne : une fois la séquence créée, elle tourne toute seule. Pour les e-mails à valeur ajoutée, laissez de côté le modèle de rappel par défaut. Rédigez vos propres textes et soignez leur image de marque, car une séquence de ce type tombe à plat si elle ressemble à une lettre type.

Pour l'e-mail de type sondage, posez simplement la question directement dans l'e-mail, ou mettez un lien vers un contenu court hébergé ailleurs. À noter : l'interaction sondage intégrée de WebinarGeek est conçue pour être utilisée en direct pendant le webinaire, pas dans les e-mails envoyés avant l'événement : ce n'est donc pas là que cette étape se joue. Vous pouvez aussi configurer des rappels pour les co-animateurs et les modérateurs si vous voulez que tout le monde se cale sur la même date.

Créez-la une fois. Consacrez votre énergie à la rédaction, pas à la programmation.

FAQ

Combien d'e-mails de rappel faut-il envoyer avant un webinaire ?

Trois, répartis autour de J-7 et le matin même. Au-delà de quatre, vous ajoutez surtout du bruit, pas des participants.

Quel est le meilleur moment pour envoyer un e-mail de rappel de webinaire ?

Dans les 24 heures qui précèdent le début, mais plus d'une heure avant : c'est là que les données atteignent leur pic, avec 46 %. Un rappel envoyé seulement une heure avant donne même de moins bons résultats que les deux créneaux plus précoces.

Que doit contenir un e-mail de rappel de webinaire ?

L'essentiel : un titre, une date, une heure et un lien de connexion sur lequel personne n'a à réfléchir à deux fois. Au-delà, au moins un e-mail de la séquence doit donner aux gens une vraie raison de venir, et pas seulement leur rappeler que l'événement existe.

Comment augmenter la participation à un webinaire sans envoyer plus de rappels ?

Remplacez quelques rappels par du vrai contenu : un court enseignement, une vraie question et une preuve concrète rapide. La participation réagit davantage à la pertinence qu'à la répétition.

Pourquoi les gens s'inscrivent-ils à des webinaires sans y assister ?

C'est rarement un oubli. Le plus souvent, ce qui rendait le sujet urgent au moment de l'inscription s'est estompé quand arrive le jour de l'événement.