Hoeveel herinneringsmails stuur je voor een webinar?

Iemand postte dit een tijdje terug op Reddit, in een van de B2B marketing subreddits: hoeveel herinneringsmails stuur jij eigenlijk voor een webinar? Op zich geen bijzonder spannende vraag. Interessant werd het pas bij het antwoord dat diegene zelf al had uitgezocht.

De persoon begon met één herinnering: de automatische mail die het platform standaard een uur van tevoren verstuurde. Dat leverde zo'n 30% opkomst op. Twee herinneringen erbij en de opkomst steeg naar 41%. Daarna gooide diegene het roer om: een inzicht zeven dagen van tevoren, een poll drie dagen ervoor, een korte case drie dagen voor het webinar, en een simpele deelnamelink een uur van tevoren. Zelfde lijst, zelfde onderwerp. De opkomst kwam uit op 58 tot 62%.

De conclusie was simpel: mensen vergeten niet dat ze zich hebben aangemeld. Ze verliezen alleen hun interesse tegen de tijd dat het webinar begint, en daar helpt geen enkele herinnering tegen.

Kort antwoord, voor wie niet het hele stuk wil lezen: drie herinneringen, verspreid rond zeven dagen van tevoren en nogmaals op de ochtend zelf, verbeteren je opkomst al aardig. Voor een grotere sprong moet je iets veranderen aan de inhoud van je mails, niet aan het aantal.

Hoeveel herinneringen helpen nou echt?

Timing blijkt belangrijker dan de meeste mensen denken. Onze eigen cijfers over het versturen van webinaruitnodigingen bevestigen dat:

• Meer dan 24 uur van tevoren: 42% opkomst.

• Binnen 24 uur, maar meer dan een uur van tevoren: 46% opkomst, het sterkste moment.

• Pas een uur van tevoren: 39% opkomst.

Twee herinneringsmails werken beter dan één, en de sterkste combinatie is zeven dagen van tevoren plus de ochtend zelf. Dat is ongeveer wat de Reddit-poster van 30% naar 41% bracht. Niets geheimzinnigs, gewoon beter getimede duwtjes. Die sprong naar 58 tot 62% is een ander vraagstuk. Timing alleen lost dat niet op.

Waarom melden mensen zich aan en haken ze toch af?

Meestal niet, omdat ze het vergeten zijn. Twee weken tussen aanmelden en het daadwerkelijke webinar is een lange periode, lang genoeg om te verdwijnen tussen alles wat verder om aandacht vraagt. Een vierde "vergeet het niet!"-mailtje haalt die interesse niet terug. Iets dat mensen opnieuw herinnert aan waarom ze zich ooit aanmeldden, doet dat misschien wel.

Wat zit er in zo'n reeks?

Grofweg vier mails:

Zeven dagen van tevoren, stuur een inzicht. Iets dat de moeite waard is om te lezen, los van of iemand komt of niet. Zo staat je onderwerp weer even op het netvlies voordat de inbox weer volloopt.

Drie dagen van tevoren, stel een echte vraag. Een poll, een oprechte vraag, geen enquête om het enquêteren. Iets kleins beantwoorden is vaak een eerste stap richting een grotere toezegging: erbij zijn.

Een korte case of concreet bewijs komt goed van pas de dag ervoor, want rond dat moment vraagt iedereen zich stiekem af of dit wel de moeite waard is.

En een uur van tevoren? Gewoon de deelnamelink. Kaal, zonder poespas. Dit is de enige plek in de hele reeks waar een saaie herinnering precies goed is.

Niets hiervan vervangt de praktische mails. Het zorgt er alleen voor dat niet elke mail in de reeks hetzelfde werk doet.

Dit bouwen in WebinarGeek

Niets ingewikkelds aan de opzet. Met e-mail inplannen zet je alle vier de mails klaar rond je webinardatum, afgestemd op het aanmeldmoment van elke deelnemer, zodat het daarna vanzelf loopt. Gebruik voor de mails met inhoud niet de standaard herinneringsmail: schrijf eigen tekst, geef het je eigen huisstijl, want zo'n reeks werkt niet als hij aanvoelt als een formuliertje.

Voor de mail met de vraag of poll volstaat het om de vraag gewoon in de mail zelf te stellen, of te linken naar iets korts elders. Let op: de ingebouwde poll feature van WebinarGeek is bedoeld voor gebruik tijdens het live webinar, niet voor mails vooraf. Daar ligt deze stap dus niet. Je kunt trouwens ook herinneringen instellen voor sprekers en moderators, zodat iedereen dezelfde datum paraat heeft.

Bouw het één keer op. Stop je tijd in de inhoud, niet in het inplannen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel herinneringsmails moet ik sturen voor een webinar?

Drie verspreid over zeven dagen van tevoren en de ochtend zelf. Meer dan vier voegt weinig toe en werkt eerder irritant dan effectief.

Wat is het beste moment om een herinneringsmail voor een webinar te versturen?

Binnen 24 uur, maar meer dan een uur van tevoren, daar ligt volgens onze data het piekmoment, op 46%. Een herinnering die pas een uur van tevoren binnenkomt, presteert juist slechter dan beide eerdere momenten.

Wat hoort er in een herinneringsmail voor een webinar te staan?

De basis: titel, datum, tijd en een deelnamelink waar niemand over hoeft na te denken. Daarnaast doet minstens één mail in de reeks er goed aan om mensen ook echt een reden te geven om te komen, niet alleen een geheugensteuntje dat het webinar bestaat.

Hoe verhoog ik de opkomst zonder meer herinneringen te sturen?

Vervang een paar herinneringen door echte inhoud: een inzicht, een oprechte vraag, een kort bewijspunt. Opkomst reageert sterker op relevantie dan op herhaling.

Waarom melden mensen zich aan voor een webinar, maar komen ze niet opdagen?

Zelden uit vergeetachtigheid. Vaker omdat de urgentie die er was bij het aanmelden tegen de tijd van het webinar alweer is weggezakt.