¿Cuántos recordatorios enviar antes de un webinar?

Hace un tiempo alguien lo preguntó en Reddit, en uno de los subforos de marketing B2B: ¿cuántos emails de recordatorio envías realmente antes de un webinar? En sí misma, no es una pregunta revolucionaria. Sin embargo, las respuestas fueron muy interesantes.

La persona que preguntaba empezó con un solo recordatorio: el que su plataforma enviaba automáticamente una hora antes del inicio. Eso le dio aproximadamente un 30 % de asistencia. Añadir dos recordatorios más la subió al 41 %. Después probó algo totalmente distinto: un email con un insight siete días antes, una encuesta tres días antes, un caso de estudio breve el día antes del evento y solo el enlace de acceso, sin nada más, una hora antes de empezar. La asistencia se situó entre el 58 % y el 62 %.

Su conclusión fue sencilla: la gente no olvida que se ha inscrito. Simplemente deja de importarle para cuando el evento por fin empieza, y eso no lo arregla ningún recordatorio.

La versión corta, si no quieres leer todo el blog: tres recordatorios, repartidos desde unos siete días antes hasta la misma mañana del evento, mejorarán tus cifras. Superar esa meseta implica cambiar el contenido de los emails, no cuántos envías.

Entonces, ¿cuántos recordatorios ayudan de verdad?

El momento del envío importa más de lo que la mayoría cree. Los propios datos de WebinarGeek sobre la programación de invitaciones lo confirman:

• Más de 24 horas antes: 42 % de asistencia.

• Dentro de las 24 horas previas, pero más de una hora antes: 46 % de asistencia, la mejor franja por sí sola.

• Solo una hora antes: 39 % de asistencia.

Dos emails de recordatorio funcionan mejor que uno, y la combinación más eficaz es tres días antes más la mañana del evento. Eso es, más o menos, lo que llevó a la persona de Reddit del 30 % al 41 %. Nada misterioso, solo empujoncitos mejor programados. Llegar al 58-62 % es otro problema. El momento del envío, por sí solo, no lo resuelve.

¿Por qué la gente se inscribe y luego no se conecta?

Normalmente no es por memoria. Dos semanas entre la inscripción y el evento son mucho tiempo, suficiente para que lo que llevó a alguien a hacer clic en «inscribirse» quede enterrado bajo todo lo demás que compite por su atención. Un cuarto email de «¡no lo olvides!» no lo recupera. Algo que le recuerde por qué se inscribió en primer lugar, quizá sí.

Qué incluye una secuencia como esta

Más o menos, cuatro emails:

Siete días antes, envía un insight. Algo que merezca la pena leer por sí solo, se haya inscrito la persona o no. Vuelve a poner el tema delante de la gente antes de que la bandeja de entrada se llene otra vez de ruido.

Tres días antes, pregunta algo de verdad. Una encuesta, una pregunta sincera, no un cuestionario por el mero hecho de tener uno. Responder a algo pequeño suele llevar a comprometerse con algo más grande.

Un caso de estudio breve o una prueba concreta funciona bien el día antes, ya que es más o menos cuando la gente empieza a preguntarse en silencio si de verdad merece la pena dedicarle la tarde.

¿Y una hora antes? Solo el enlace para verlo. Sencillo, sin adornos. Es el único punto de toda la secuencia en el que un recordatorio aburrido es justo lo que toca.

Nada de esto sustituye a los emails con la información práctica. Solo significa que no todos los emails de la secuencia cumplen la misma función.

Cómo montarlo en WebinarGeek

La configuración no tiene ninguna complicación. La programación de emails pone en cola los cuatro emails en función de la fecha de tu webinar, ajustados a la inscripción de cada persona, así que, una vez creada, la secuencia funciona sola. Para los emails de valor, olvídate de la plantilla de recordatorio predeterminada. Escribe tus propios textos y ponles bien tu marca, porque una secuencia así fracasa si parece una carta modelo.

Para el email tipo encuesta, haz la pregunta directamente en el email o enlaza a algo breve en otro sitio. Conviene aclararlo: la interacción de encuesta integrada de WebinarGeek está pensada para usarse en directo durante el propio webinar, no en los emails previos al evento, así que esta parte no va ahí. También puedes configurar recordatorios para coponentes y moderadores si quieres que todo el mundo trabaje con la misma fecha.

Créala una vez. Dedica tu esfuerzo de verdad a la redacción, no a la programación.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos emails de recordatorio debo enviar antes de un webinar?

Tres, repartidos desde unos siete días antes hasta la mañana del evento. A partir de cuatro, sobre todo añades ruido, no asistencia.

¿Cuál es el mejor momento para enviar un email de recordatorio de un webinar?

Dentro de las 24 horas previas, pero más de una hora antes del inicio: ahí es donde los datos alcanzan su máximo, con un 46 %. Un recordatorio enviado solo una hora antes funciona peor que las dos franjas anteriores.

¿Qué debe incluir un email de recordatorio de un webinar?

Lo esencial: título, fecha, hora y un enlace para verlo con el que nadie tenga que pensárselo dos veces. Además, al menos un email de la secuencia debería dar a la gente un buen motivo para conectarse, no solo un aviso de que el evento existe.

¿Cómo puedo aumentar la asistencia a un webinar sin enviar más recordatorios?

Cambia un par de recordatorios por contenido de verdad: un insight breve, una pregunta real y una prueba rápida. La asistencia responde más a la relevancia que a la repetición.

¿Por qué la gente se inscribe en webinars pero luego no asiste?

Rara vez es por olvido. Lo más habitual es que aquello que hacía que el tema pareciera urgente al inscribirse se haya desvanecido cuando llega el día del evento.