Découvrez les experts en efficacité au travail qui sont passés de Zoom à WebinarGeek

Caveday compte des milliers de membres répartis dans 60 pays, sans oublier sa solide liste de clients corporatifs incluant The New York Times, Facebook, Spotify, et bien d'autres.

Jake Kahana, cofondateur de Caveday, explique comment il a développé une expérience inclusive pour un public mondial, accueilli un auditoire qui a triplé de taille, et les automatisations que vous pouvez utiliser pour faire de même.

De la visioconférence aux webinaires

Pour aider les membres à planifier leur temps aussi efficacement que possible, Caveday organise des ateliers de planification hebdomadaires. Mais les webinaires n'étaient pas ce qu'ils avaient initialement en tête.

Naturellement, l'équipe de Caveday a d'abord essayé d'organiser des ateliers avec la même plateforme qu'elle utilisait pour les réunions en ligne. Cependant, cela s'est avéré loin d'être idéal pour plusieurs raisons, dont la plus importante :

1. Avec une communauté de membres répartie sur 20 fuseaux horaires et plus, l'équipe de Caveday devait optimiser son temps d'une manière que les outils de visioconférence bidirectionnelle ne permettent tout simplement pas.

2. Pour les membres qui n'ont pas pu assister à la réunion en direct, leur expérience de l'atelier se limitait à un enregistrement Youtube. Mais la nature à la demande d'une vidéo Youtube n'avait tout simplement pas le même niveau d'engagement qu'un rendez-vous programmé dans un calendrier.

En passant aux webinaires, Jake a pu retirer Youtube de son flux de travail et offrir à tous les membres l'opportunité de rejoindre un webinaire programmé avec une expérience en direct.

Cela donne l'impression qu'ils participent à un webinaire de groupe en direct.

Leur plus grand atout ? Automatiser leur flux de travail à chaque étape avec WebinarGeek.

« Avec les webinaires automatisés, vous touchez un public aux horaires plus variés. » L'automatisation de leurs ateliers a permis à Caveday d'atteindre sans effort des membres répartis dans 60 pays et 20 fuseaux horaires.

Travailler plus intelligemment grâce aux automatisations à chaque étape

Avec les webinaires automatisés de WebinarGeek, Jake a découvert qu'il pouvait élargir son impact et maximiser son temps précieux tout en s'adaptant simultanément à un emploi du temps mondial.

Comment ?

C'est plus facile que vous ne le pensez. En créant une série automatisée, un webinaire précédemment diffusé en direct peut être programmé pour être diffusé automatiquement de manière récurrente. Par exemple, tous les dimanches à 15h00, 16h00, 17h00, etc.

Le meilleur ? Les spectateurs ne savent pas qu'il ne présente pas en direct.

Avec chat en direct et interactions, les spectateurs bénéficient de la même expérience qu'un webinaire en direct auquel ils n'auraient autrement pas pu assister en raison de leur fuseau horaire ou de leur emploi du temps.

Jake organise toujours un webinaire en direct chaque vendredi et au cours d'un seul week-end, il est rediffusé 20 fois ou plus en tant que webinar automatisé.

Vous souhaitez interagir avec vos spectateurs pendant un webinar automatisé ? Répondez à leurs questions et engagez la conversation en temps réel via le chat en direct et les interactions.

Accueillir un public plus large sans les difficultés de croissance

Lorsque la fréquentation des ateliers de Caveday a triplé, Jake a trouvé la transition fluide, WebinarGeek « ne nous a pas ralentis, il nous a permis de passer à l'échelle. »

Alors que s'il animait un atelier en direct avec d'autres outils tels que Zoom ou Google Meet, il devrait « surveiller les participants pour les laisser entrer, le chat et d'autres choses, [et alors] la mise à l'échelle peut poser problème. »

Avec les webinaires automatisés en particulier, c'est « tout simplement facile », il n'est pas nécessaire de jongler simultanément entre l'animation de l'atelier, la présentation en direct et la surveillance du chat. La diffusion démarre automatiquement bien sûr et tout se déroule sans accroc par la suite.

Avec une interface spécialement conçue pour modérer le chat en direct, Jake peut facilement se concentrer sur l'engagement dans la conversation avec les spectateurs en temps réel si désiré.

Dans l'interface du modérateur, le flux du webinaire peut être masqué ou affiché à tout moment pour une meilleure concentration et flexibilité.

Les messages de chat simulés pour les webinaires automatisés portent cela à un niveau supérieur. Préparer des messages à l'avance pour qu'ils apparaissent automatiquement dans le chat en direct à des heures programmées est un excellent moyen de stimuler l'engagement pendant que l'hôte peut se concentrer sur des conversations spécifiques.

• Pour encourager les spectateurs à participer au chat dès le départ, Jake s'assure de toujours lancer un brise-glace, généralement de manière ludique pour réfléchir à la semaine passée, par exemple : « Si votre dernière semaine était un film ou un roman, quel genre serait-ce ? » Un message de chat simulé est une excellente fonctionnalité à cet effet ou vous pouvez le faire apparaître comme une interaction.

• À la conclusion du webinaire, c'est également une méthode incontournable pour clôturer la discussion. Sur la note de la planification de la semaine à venir, Jake demande aux spectateurs : « avez-vous une intention ou un mantra que vous aimeriez garder à l'esprit pour la semaine ? » Les messages qui arrivent sont certainement inspirants, les spectateurs poursuivant le thème au-delà du webinaire lui-même.
  

Ce qui est génial, c'est que cela ne nous a pas ralentis. WebinarGeek nous permet de passer à l'échelle. Lorsque j'anime un webinaire en direct et que je dois surveiller, faire entrer les participants, gérer le chat et d'autres choses, le passage à l'échelle peut être un problème, mais là c'est tout simplement très facile.

Améliorer l'efficacité grâce à des fonctionnalités permettant de gagner du temps et à des décisions basées sur les données

En tant que créateur de contenu expérimenté et expert en gestion du temps, Jake partage ses deux meilleures astuces pour optimiser son flux de travail :

1. Dupliquer un webinaire, avec bien plus d'une centaine de webinaires par an, Jake explique « ce serait deux fois plus de travail si je devais créer chacun d'entre eux à partir de zéro à chaque fois ». Au lieu de cela, il peut simplement copier ses designs et paramètres de n'importe lequel de ses webinaires pour créer un webinaire entièrement configuré en un instant.

2. Automatisez les e-mails de suivi par groupe de destinataires. Avec le générateur d'e-mails de WebinarGeek, Jake planifie et personnalise les suivis en fonction des données des spectateurs. « J'envoie le bon message » aux bonnes personnes et cela « rend les choses tellement plus personnelles », sans avoir à le faire manuellement.

Les groupes de destinataires de Jake incluent les spectateurs par rapport aux absents. Les spectateurs reçoivent quelque chose du genre : « Hé, c'était super de te voir », tandis que les non-spectateurs reçoivent : « Hé ! Voici le replay, nous sommes désolés de t'avoir manqué. »

L'optimisation des courriels de suivi résonne particulièrement avec l'objectif principal de Caveday pour leurs webinaires à l'avenir ; « mieux servir nos clients en utilisant les données dont nous disposons. »

Avec les statistiques détaillées de WebinarGeek, vous pouvez optimiser votre flux de travail et les décisions que vous prenez pour vos webinaires.

Cela est rendu possible grâce aux liens de visionnage uniques que les inscrits reçoivent automatiquement lors de leur inscription. Les webinaires suivent les questions envoyées par qui, les interactions utilisées lorsque l'engagement était faible ou élevé, et bien plus encore.

Pour ceux qui dépendent encore de logiciels de réunion en ligne, Jake souligne que la diffusion de webinaires vous permet d'interagir avec vos clients et prospects et d'amplifier cet impact.

Un grand merci à Jake Kahana et Caveday de nous avoir rejoints pour un témoignage client !

Que vous soyez aux prises avec l'épuisement professionnel, les distractions, ou que vous ayez un projet que vous avez repoussé, rejoignez la communauté sur Caveday.org et accomplissez-le.

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