Descubre a los expertos en eficiencia laboral que cambiaron de Zoom a WebinarGeek

Los miles de miembros de Caveday se extienden por 60 países, sin mencionar su sólida lista de clientes corporativos, que incluye The New York Times, Facebook, Spotify y muchos más.

Jake Kahana, cofundador de Caveday, comparte cómo amplió una experiencia inclusiva para una audiencia global, atendió a una audiencia que triplicó su tamaño y las automatizaciones que puedes usar para hacer lo mismo.

Desde videoconferencias hasta webinars

Para ayudar a los miembros a planificar su tiempo de la manera más eficaz posible, Caveday organiza talleres de planificación semanales. Pero los webinars no eran lo que tenían en mente originalmente.

Es comprensible que el equipo de Caveday intentara al principio impartir talleres usando la misma plataforma que utilizaban para sus reuniones en línea. Sin embargo, esto resultó ser menos que ideal por varias razones, y la más importante es:

1. Con una membresía que crece en más de 20 husos horarios y sigue aumentando, el equipo de Caveday necesitaba aprovechar al máximo su tiempo de formas que las herramientas de videoconferencia bidireccional simplemente no ofrecen.

2. Para los miembros que no pudieron asistir a la reunión en vivo, su experiencia del taller se limitó a una grabación de YouTube. Pero la naturaleza a demanda de un video de YouTube simplemente no ofrecía la misma responsabilidad que una cita programada en el calendario.

Al pasarse a los webinars, Jake pudo eliminar YouTube de su flujo de trabajo y dar a todos los miembros la oportunidad de unirse a un seminario web programado con una experiencia en vivo.

Hace que sientan que están participando en un seminario web grupal en vivo.

¿Su mayor factor diferencial? Automatizar su flujo de trabajo en cada paso del proceso con WebinarGeek.

"Con los webinars automatizados, llegas a una audiencia con horarios más diversos." Automatizar sus talleres permitió a Caveday llegar sin esfuerzo a miembros de 60 países y 20 husos horarios.

Trabajar de forma más inteligente con automatizaciones en cada paso del camino

Con los webinarios automatizados de WebinarGeek, Jake descubrió que podía ampliar su impacto y aprovechar al máximo su valioso tiempo, al mismo tiempo que se adaptaba a un horario global.

¿Cómo?

Es más fácil de lo que crees. Al crear una serie automatizada, un seminario web que antes fue en vivo puede programarse para transmitirse automáticamente de forma recurrente. Por ejemplo, todos los domingos a las 3:00 p. m., 4:00 p. m., 5:00 p. m., etc.

¿La mejor parte? Los espectadores no saben que no está presentando en vivo.

Con chat en vivo e interacciones, los espectadores reciben la misma experiencia que en un seminario web en directo, al que de otro modo no habrían podido asistir por su zona horaria o su horario.

Jake todavía hace un seminario web en vivo todos los viernes y, a lo largo de un solo fin de semana, se transmite nuevamente 20 o más veces como un seminario web automatizado.

¿Quieres interactuar con tus espectadores durante un seminario web automatizado? Responde a sus preguntas y conversa en tiempo real a través del chat en vivo y las interacciones.

Atraer a un público más amplio sin los dolores del crecimiento

Cuando la asistencia a los talleres de Caveday se triplicó, Jake encontró la transición fluida; WebinarGeek “no nos frenó, nos permitió escalar”.

Mientras que, si estuviera dirigiendo un taller en vivo con otras herramientas como Zoom o Google Meet, “tendría que estar pendiente de admitir a los participantes, del chat y de otras cosas; entonces, escalar puede convertirse en un problema”.

Con los webinars automatizados en particular, es “tan fácil” que no hay necesidad de equilibrar al mismo tiempo la conducción del taller, la presentación en vivo y la supervisión del chat. La transmisión comienza automáticamente, por supuesto, y a partir de ahí todo va sobre ruedas.

Con una interfaz específicamente diseñada para moderar el chat en vivo, Jake puede centrarse fácilmente en interactuar en tiempo real con los espectadores si lo desea.

En la interfaz del moderador, la transmisión del seminario web se puede ocultar o mostrar en cualquier momento para lograr mayor concentración y flexibilidad.

Mensajes de chat simulados para webinars automatizados llevan esto al siguiente nivel. Preparar mensajes con antelación para que aparezcan automáticamente en el chat en vivo en momentos programados es una excelente manera de aumentar la participación mientras el presentador puede centrarse en conversaciones concretas.

• Para animar a los espectadores a participar en el chat desde el principio, Jake se asegura de incluir siempre una pregunta para romper el hielo, normalmente como una forma divertida de reflexionar sobre la semana pasada, por ejemplo: «Si tu última semana hubiera sido una película o una novela, ¿de qué género sería?». Un mensaje de chat simulado es una función estupenda para este propósito, o puedes hacer que aparezca como una interacción.

• Al concluir el seminario web, este también es un método de referencia para finalizar el chat. En la línea de planificar la semana que viene, Jake les pregunta a los espectadores: "¿tienen alguna intención o mantra que les gustaría tener presente durante la semana?" Los mensajes que llegan a continuación son realmente inspiradores, y los espectadores mantienen el tema más allá del propio seminario web.
  

Lo mejor es que no nos ralentizó. WebinarGeek nos permite escalar. Cuando presento un webinar en vivo y tengo que supervisar, invitar a participantes, chatear y hacer otras cosas, escalar puede ser un problema, pero esto es tan fácil.

Mejorar la eficiencia con funciones que ahorran tiempo y decisiones basadas en datos

Como creador de contenido experimentado y experto en gestión del tiempo, Jake comparte sus dos mejores trucos para optimizar su flujo de trabajo:

1. Duplicar un webinar, con más de cien webinars al año, Jake explica: “Sería el doble de trabajo si tuviera que crear cada uno desde cero cada vez”. En su lugar, simplemente puede copiar sus diseños y ajustes de cualquiera de sus webinars para crear al instante un webinar completamente configurado.

2. Automatiza los correos de seguimiento por grupo de destinatarios. Con el editor de correos de WebinarGeek, Jake programa y personaliza los seguimientos basándose en los datos de los espectadores. “Estoy enviando el mensaje correcto” a las personas adecuadas y “lo hace mucho más personal”, sin el trabajo de tener que hacerlo manualmente.

Los grupos de destinatarios de Jake incluyen asistentes y ausentes. Los asistentes reciben algo como: «Oye, fue genial verte», mientras que los que no asistieron reciben: «¡Hola! Aquí tienes la repetición, sentimos habernos perdido tu presencia.»

Optimizar los correos electrónicos de seguimiento encaja especialmente bien con el objetivo principal de Caveday para sus próximos webinars: “servir mejor a nuestros clientes utilizando los datos que tenemos”.

Con las estadísticas detalladas de WebinarGeek, podrás optimizar tu flujo de trabajo y las decisiones que tomas para tus webinars.

Esto es posible gracias a los exclusivos enlaces de visualización que los inscritos reciben automáticamente al registrarse. Los webinars rastrean qué preguntas fueron enviadas por quién, qué interacciones se utilizaron cuando la participación era baja o alta, y mucho más.

Para quienes aún dependen del software de reuniones en línea, Jake destaca que la transmisión de webinars permite interactuar con los clientes y prospectos y escalar ese impacto.

¡Un enorme agradecimiento a Jake Kahana y Caveday por acompañarnos en este caso de éxito de cliente!

Tanto si estás lidiando con el agotamiento, las distracciones o un proyecto que has estado posponiendo, únete a la comunidad en Caveday.org y hazlo realidad.

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