Zo host je een succesvol, virtueel evenement!

Manon
17 December 2020 - 5 min

Pandemie/Corona

De afgelopen tijd zijn er veel fysieke evenementen in het water gevallen. Simpelweg omdat het in de huidige tijd niet mogelijk is om ze fysiek door te laten gaan in verband met Corona. Ontzettend zonde natuurlijk om zo’n mooi moment om direct in contact te treden met potentiële klanten verloren te zien gaan. Zonde, maar ook onnodig! Webinars maken het namelijk ook mogelijk om dit directe contact te hebben, maar dan zonder het fysieke contact. 
Naast dat webinars het mogelijk maken om je event door te laten gaan in deze hectische tijd, zitten er zelfs nog meer voordelen aan die je gaan overtuigen om zelfs wanneer we terug kunnen naar ‘normaal’, je webinars zal blijven gebruiken om bepaalde events in de digitale wereld plaats te laten vinden. Hieronder eerst een aantal voordelen op een rij. 

Kostenbesparend

Webinars kunnen je ontzettend veel kosten besparen bij het hosten van je evenement. De hoge kosten die je normaal maakt om bijvoorbeeld een locatie te huren, deze aan te kleden en iedereen van hapjes en drankjes te voorzien, komen allemaal te vervallen. De enige kosten die je nog maakt zijn die van je abonnement bij WebinarGeek! Die kosten zijn vele malen lager en gemakkelijk terug te verdienen omdat wij het ook mogelijk maken om betaalde webinars te geven. Hierdoor kun je dus nog steeds een entreebewijs voor je evenement/webinar verkopen zoals je dat bij een offline evenement ook zou doen, alleen zal je nu veel meer aan de opbrengsten overhouden omdat je, zoals eerder genoemd, veel minder kosten hoeft te maken.


De duurzaamste oplossing

Ook is een webinar een hele duurzame oplossing. Er hoeft namelijk niemand te reizen om bij je evenement te komen. Iedereen kan vanaf zijn of haar eigen huis of kantoor deelnemen zonder hier ook maar een extra meter voor af te leggen. Dat maakt het de meest duurzame oplossing, en zorgt ook gelijk voor een drempel verlaging voor potentiële bezoekers om deel te nemen. Ze hoeven namelijk de deur niet meer uit en kunnen vanuit hun luie stoel meedoen! Hoe makkelijk is dat?!
Ps. Mocht je evenement enigszins tegenvallen voor sommige bezoekers, zal het je via een webinar op minder kritiek komen te staan dan wanneer ze een uur hebben moeten reizen om bij je evenement aanwezig te zijn….


Behoud de waarde van je evenement

Normaal gesproken is na afloop van je evenement, alles ook klaar en is je potentiële klant de deur uit gelopen. Je moet dus op het evenement zelf genoeg informatie hebben verzameld om passende opvolging te kunnen geven. Bij webinars is dit heel anders. Je evenement blijft waarde houden, ook wanneer de live uitzending al lang is afgelopen. 
Omdat ons systeem automatisch een replay aanmaakt van je webinar, kun je deze opname dus blijven gebruiken. Zo kunnen mensen die de live uitzending om wat voor reden dan ook hebben gemist, op een later moment alsnog aan je evenement deelnemen. Je kunt dan van de opname een on-demand webinar aanmaken die latere inschrijvers, of inschrijvers die de uitzending hebben gemist het evenement alsnog volgen op een moment dat hun beter uitkomt. 
Omdat deelnemers bij inschrijven gegevens moeten invullen (bijvoorbeeld naam en e-mailadres) heb je deze gegevens direct om na afloop van je evenement opvolging aan te geven. Met onze integratiemogelijkheden kun je zelfs heel eenvoudig je eigen CRM koppelen aan WebinarGeek. Hierdoor haal je al de verzamelde gegevens direct binnen in je eigen systeem waardoor je deze mensen gelijk weer in bepaalde flows kunt indelen om opvolging te geven. 


Maar, hoe doe je dat dan?

We hebben nu de voordelen van het houden van je evenement met webinars besproken en daarmee laten zien waarom je van webinars gebruik moet maken. We gaan het nu hebben over hoe je dit dan aan kan pakken in 5 eenvoudige stappen!

Stap 1. Deelnemers uitnodigen

Voor een geslaagd evenement, heb je natuurlijk deelnemers nodig! Klinkt als een no-brainer, maar het is wel een goed punt om bij stil te staan en er voldoende aandacht aan te besteden. Je kunt dit namelijk op verschillende manieren aanpakken. 
 

Registratiepagina: Je kunt binnen ons systeem een registratiepagina aanmaken. Op deze pagina kun je alle belangrijke informatie over je evenement plaatsen en kunnen de deelnemers zich inschrijven. De link naar deze pagina kun je bijvoorbeeld in je advertenties zetten waarin je het evenement promoot om zo bezoekers naar je evenement te trekken. Je kunt aangepaste links gebruiken om zo in de statistieken terug te vinden waar inschrijvers vandaan komen. Inschrijvers ontvangen een unieke kijklink om je evenement bij te wonen.
 

Embed formulier: Met het embed formulier kun je een aangepaste versie van het registratieformulier, op je eigen website plaatsen. Bezoekers van je site hoeven jouw website dus niet te verlaten om zich in te schrijven, maar komen direct in het systeem van WebinarGeek terecht na inschrijving via het embed formulier.
 

Open registratie: Je kunt ook gebruik maken van een open registratie om deelname zo nog laagdrempeliger te maken. Je kunt dan een publieke, directe link delen in je aankondigingen voor het evenement, met deze link kunnen de mensen je evenement dan bijwonen.
 

Genodigden: Voor een exclusiever evenement, kun je ook alleen genodigden deel laten nemen. Je kunt een lijst met contactpersonen via een .CSV-bestand uploaden in onze software. Hiermee zijn deze contacten direct ingeschreven voor jouw evenement en zij zullen dus de unieke kijklink in hun mailbox ontvangen!


Stap 2. Je evenement promoten

Nu je hebt bepaald hoe je deelnemers wilt laten inschrijven voor je evenement, moet je gaan nadenken over het promoten er van om je evenement zo succesvol mogelijk te laten zijn. Promoten kun je eigenlijk op iedere manier die bij je past doen. Het hangt natuurlijk ook af van de doelgroep en waar deze te vinden is. Zo kun je adverteren op social media zoals Facebook, Instagram en Linkedin. Zorg er voor dat je binnen onze tool gebruikt maakt van de aangepaste registratielinks (als je gebruik maakt van de registratiepagina) 
Op die manier kun je in de statistieken namelijk precies zijn waar inschrijvers vandaan komen en dus ook welk platform voor jou het beste werkt!

Stap 3. De inrichting van je webinar

Nu je hebt bepaald hoe mensen zich kunnen registreren en waar je je webinar wilt promoten, kun je gaan nadenken over de inrichting van je webinar. Een online evenement vraagt toch een iets andere aanpak dan een offline evenement. Je moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat je de aandacht van je deelnemers goed vast weet te houden. Er zijn gelukkig meerdere tools die je hierbij helpen. 

Polls
Zet polls in om de deelnemers echt te betrekken bij je evenement. Het is een hele handige manier om de mening van je deelnemers te vragen en hier direct live op in te spelen. Hierdoor hebben je deelnemers echt het gevoel dat hun mening er toe doet. 

Quiz
Maak een leuke quiz aan die gaat over wat de deelnemers gedurende je evenement hebben geleerd. Dit is een perfecte manier om te kunnen zien of de gegeven informatie ook echt overgekomen is. Kondig de quiz aan het begin van je evenement aan om deelnemers te stimuleren ook echt goed op te blijven letten en verbind bijvoorbeeld leuke prijsjes aan de quiz zodat er ook nog iets mee gewonnen kan worden!

CTA en infobox
De Call to Action en Infobox opties zijn heel erg geschikt om bijvoorbeeld je sponsoren in het zonnetje te zetten. Zo kun je via de Call to Action deelnemers eenvoudig doorsturen naar een URL van bijvoorbeeld een sponsor, en kun je de infobox gebruiken om speciale aanbiedingen van sponsoren onder de aandacht te brengen, of om meer informatie te geven.
Op deze manier hebben je sponsoren dus ook een ‘eigen plekje’ op je evenement, sterker nog, in tegenstelling tot een stand op je evenement die gemist kan worden weet je sponsor nu zeker dat alle deelnemers in aanraking komen met de sponsor!

Q&A
Wijs in je dagplanning bepaalde momenten aan als Q&A moment. Een moment waarop je kijkers direct vragen kunnen stellen aan de presentatoren. Ook dit zorgt voor een hoge engagement en het is een perfecte manier om direct in contact te komen met de deelnemers. Bepaal van tevoren hoe lang je hier per sessie voor uittrekt en geef aan dat niet behandelde vragen in de chat alsnog beantwoord zullen worden. Maak hiervoor gebruik van moderators.

Video injectie
Gebruik de video injectie optie om leuke filmpjes toe te voegen aan je webinar. Video's zijn een mooie manier om even te ‘breken’ tussen het spreken door, en zorgen er voor dat het makkelijker is om de aandacht er bij te houden.

Stap 4. Testen!

Je webinar staat klaar en is helemaal ingericht. De enige stap die je nog moet nemen voor je evenement daadwerkelijk plaatsvind, is het testen van het webinar. Dit is misschien wel de belangrijkste stap. Door te testen maak je de software meer ‘eigen’, waardoor je tijdens de live uitzending exact weet waar je alles kunt vinden en het zorgt er voor dat je niet voor verrassingen komt te staan. Neem deze stap dus echt heel serieus en oefen het liefst met iedereen die zal gaan presenteren tijdens het evenement. 


Stap 5. Let’s webinar!

Je bent er helemaal klaar voor! Deelnemers zijn ingeschreven, het webinar staat klaar en het moment van presenteren is aangebroken. Voor iedereen is het altijd eventjes spannend voordat ze live gaan. Laat dit je niet van de wijs brengen, het hoort erbij en zorgt er voor dat je scherp bent. Onthoud dat een live presentatie nooit helemaal vlekkeloos hoeft te gaan. Dit is absoluut geen probleem en maakt het voor de deelnemers misschien alleen nog maar leuker. Zet je mooiste lach op, start het webinar en Let’s webinar!

Een succesvol evenement

Met al deze informatie moet het lukken om van je offline evenement een succesvol online evenement te maken! Uiteraard zijn wij er ook nog om je te assisteren. Mocht je toch nog vragen hebben, kun je deze altijd via de chat op onze website stellen en zullen we je daar graag verder helpen!